Google Calendar में, मीटिंग रूम या कंपनी की कार जैसे कैलेंडर संसाधन बनाने पर, उस संसाधन के लिए एक कैलेंडर बन जाता है. इसके बाद, आपके उपयोगकर्ता, संसाधन को अपने कैलेंडर इवेंट में जोड़कर उसे शेड्यूल कर सकते हैं. जब उपयोगकर्ता संसाधन बुक करते हैं, तो संसाधन के कैलेंडर पर उससे जुड़ा एक इवेंट बन जाता है.
Google खाते का इस्तेमाल न करने वाले लोगों को, Google Workspace के संसाधन बुक करने की अनुमति दी जा सकती है. इसके लिए, बुकिंग से जुड़ी खास अनुमतियां सेट करनी होंगी. ज़्यादा जानकारी के लिए, Google खाते का इस्तेमाल न करने वाले लोगों को संसाधन बुक करने की अनुमति देना लेख पढ़ें.
शुरू करने से पहले
संसाधन शेयर करने के लिए, आपको पहले उन्हें मेरे कैलेंडर की सूची में जोड़ना होगा. संसाधनों को 'मेरे कैलेंडर' की सूची में जोड़ने के लिए, आपके पास ऐसा एडमिन खाता होना चाहिए जिसके पास कैलेंडर मैनेज करने के अधिकार हों.
- अगर आपको जिस संसाधन को मैनेज करना है वह Calendar में अब तक मौजूद नहीं है, तो संसाधन बनाएं.
- अपने एडमिन खाते से साइन इन करें और Google Calendar खोलें.
- बाईं ओर, दूसरे कैलेंडर के बगल में, जोड़ें
संसाधन ब्राउज़ करें पर क्लिक करें. - संसाधन के लिए, बिल्डिंग या जगह की जानकारी पर क्लिक करें.
- संसाधन को मेरे कैलेंडर की सूची में जोड़ने के लिए, उसके बगल में मौजूद बॉक्स को चुनें.
संसाधन शेयर करना
अगर कोई संसाधन शेयर किया जाता है, तो उपयोगकर्ता उसे दूसरे कैलेंडर की सूची में जोड़ सकते हैं. इससे वे संसाधन की उपलब्धता देख सकते हैं, उसे इवेंट के लिए बुक कर सकते हैं, और सूचनाएं पा सकते हैं. हालांकि, वे संसाधन में बदलाव नहीं कर सकते.
- अपने एडमिन खाते से साइन इन करें और Google Calendar खोलें.
- मेरे कैलेंडर की सूची में जाकर, संसाधन पर पॉइंट करें और ज़्यादा
सेटिंग और शेयर करना पर क्लिक करें. चुनें कि आपको संसाधन कैसे शेयर करना है.
शेयर किए गए कैलेंडर की सेटिंग में, इवेंट के ऐक्सेस से जुड़ी अनुमतियां और चुनिंदा लोगों के साथ शेयर करें अनुमतियां सेट की जा सकती हैं. इन दोनों के बीच सामान्य अनुमति कुछ खास लोगों पर लागू होती है.
उदाहरण के लिए, अगर आपने सार्वजनिक तौर पर उपलब्ध कराएं चुना है और सभी इवेंट की जानकारी देखें को चुना है. साथ ही, आपने कैलेंडर को किसी खास व्यक्ति के साथ शेयर किया है और सिर्फ़ खाली/व्यस्त देखें को चुना है, तो वह व्यक्ति अब भी आपके सभी इवेंट की जानकारी को देख पाएगा.
अगर आपको कैलेंडर को अपने संगठन के सभी लोगों के साथ शेयर करना है, इवेंट के ऐक्सेस से जुड़ी अनुमतियां में जाकर:
- आपके संगठन के लिए उपलब्ध कराएं बॉक्स को चुनें.
- दाईं ओर, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें और कोई विकल्प चुनें. संसाधन की अनुमतियों के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, इस पेज पर आगे पढ़ें.
अगर किसी नए संसाधन के लिए, संगठन के अंदर शेयर करने का विकल्प सेट नहीं किया जाता है, तो आपके संगठन में सेकंडरी कैलेंडर के लिए, डिफ़ॉल्ट तौर पर शेयर करने का विकल्प लागू हो जाता है. अगर आपको कैलेंडर को Google Groups में मौजूद चुनिंदा लोगों या ग्रुप के साथ शेयर करना है, तो चुनिंदा लोगों के साथ शेयर करें में जाकर:
- लोगों को शामिल करें पर क्लिक करें.
- उन लोगों या ग्रुप के ईमेल पते जोड़ें जिनके साथ आपको कैलेंडर शेयर करना है.
- अनुमतियां में जाकर, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें और कोई विकल्प चुनें. संसाधन की अनुमतियों के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, इस पेज पर आगे पढ़ें.
- भेजें पर क्लिक करें.
पक्का करें कि उपयोगकर्ता, संसाधन को शेड्यूल कर सकें. ज़्यादा जानकारी के लिए, संसाधन शेड्यूल करने की सुविधा की जांच करना लेख पढ़ें.
अपने उपयोगकर्ताओं को बताएं कि अब वे इवेंट में संसाधन जोड़ सकते हैं.
(ज़रूरी नहीं) संसाधन, न्योतों का जवाब कैसे दें, इसे कंट्रोल करने के लिए, यहां दिया गया तरीका अपनाएं.
संसाधन की अनुमतियों के बारे में जानकारी
संसाधन शेयर करने पर, आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि उपयोगकर्ता, उस संसाधन के लिए शेड्यूल किए गए इवेंट कैसे देखें. साथ ही, यह विकल्प होता है कि वे इवेंट जोड़ सकते हैं या उनमें बदलाव कर सकते हैं या नहीं.
- सिर्फ़ खाली/व्यस्त रहने की जानकारी दिखाना (जानकारी छिपाएं)—उपयोगकर्ता, अपने निजी कैलेंडर में इवेंट बनाते या उनमें बदलाव करते समय, संसाधन बुक कर सकते हैं. वे संसाधन के कैलेंडर पर मौजूद इवेंट के नाम या उनकी जानकारी नहीं देख सकते. अगर आपके संगठन में, खाली/व्यस्त रहने की जानकारी के हिसाब से संसाधन बुक करने की अनुमति नहीं है, तो संसाधन को कम से कम सभी इवेंट की जानकारी देखें अनुमति के साथ शेयर करें. ऐसा न करने पर, उपयोगकर्ता संसाधन को शेड्यूल करने की कोशिश करेंगे और वह उपलब्ध नहीं होगा.
- सभी इवेंट की जानकारी देखें—उपयोगकर्ता, संसाधन बुक कर सकते हैं और इवेंट की जानकारी देख सकते हैं जब वे अपने निजी कैलेंडर में इवेंट बनाते या उनमें बदलाव करते हैं. इवेंट का आयोजक, अपने निजी कैलेंडर में किसी इवेंट में बदलाव कर सकता है. हालांकि, वह संसाधन के कैलेंडर में सीधे तौर पर इवेंट में बदलाव नहीं कर सकता. साथ ही, वह दूसरे उपयोगकर्ताओं के इवेंट में भी बदलाव नहीं कर सकता.
- इवेंट में बदलाव करें—उपयोगकर्ता, इवेंट की जानकारी देख सकते हैं. इनमें निजी इवेंट की जानकारी भी शामिल है. वे किसी भी इवेंट में बदलाव कर सकते हैं. यह विकल्प सिर्फ़ तब उपलब्ध होता है, जब संसाधन को आपके पूरे संगठन के साथ नहीं, बल्कि चुनिंदा लोगों के साथ शेयर किया गया हो.
- बदलाव करें और शेयर करने की सेटिंग मैनेज करें—उपयोगकर्ता, इवेंट की जानकारी देख सकते हैं. इनमें निजी इवेंट की जानकारी भी शामिल है. वे किसी भी इवेंट में बदलाव कर सकते हैं. वे शेयर करने की सेटिंग भी बदल सकते हैं. यह विकल्प सिर्फ़ तब उपलब्ध होता है, जब संसाधन को चुनिंदा लोगों के साथ शेयर किया गया हो.
- न्योते अपने-आप स्वीकार हो जाएं—आपके पास यह चुनने का विकल्प होता है कि उपयोगकर्ता, ऐसे संसाधन बुक कर पाएं जो उपलब्धता के हिसाब से उपलब्ध हों. इस सेटिंग से, अनधिकृत उपयोगकर्ताओं को संसाधन बुक करने से भी रोका जा सकता है. इसके अलावा, आपके पास यह विकल्प भी होता है कि उपयोगकर्ता, उपलब्धता या अनुमतियों के बावजूद संसाधन बुक कर पाएं.
संसाधन, न्योतों का जवाब कैसे दें, इसे कंट्रोल करना
- अपने एडमिन खाते से साइन इन करें और Google Calendar खोलें.
मेरे कैलेंडर की सूची में जाकर, संसाधन पर पॉइंट करें और ज़्यादा
सेटिंग और शेयर करना पर क्लिक करें.इसके लिए, Calendar के अधिकार होने ज़रूरी हैं.
न्योते अपने-आप स्वीकार हो जाएं के लिए, कोई विकल्प चुनें:
जिन बुलावों के शेड्यूल के दौरान कोई दूसरे इवेंट शेड्यूल नहीं किए गए हैं उन्हें अपने आप स्वीकार करें—अगर संसाधन के लिए, उसी समय पर कोई दूसरा इवेंट शेड्यूल नहीं किया गया है, तो वह किसी नए इवेंट के न्योते को स्वीकार कर लेता है. अगर कोई संसाधन, सीरीज़ के ज़्यादातर इवेंट के लिए उपलब्ध है, लेकिन सभी के लिए नहीं, तो वह पूरी सीरीज़ के न्योते को स्वीकार कर लेता है. साथ ही, उन तारीखों के न्योते अस्वीकार कर देता है जब वह उपलब्ध नहीं होता. अस्वीकार किए गए हर इवेंट के लिए, इवेंट के आयोजक को एक ईमेल भेजा जाता है. अगर संसाधन के लिए, बहुत ज़्यादा इवेंट शेड्यूल किए गए हैं, तो वह पूरी सीरीज़ के न्योते को अस्वीकार कर देता है और एक ईमेल भेजता है. संसाधन, उन उपयोगकर्ताओं की बुकिंग भी अस्वीकार कर देता है जिनके पास संसाधन को ऐक्सेस करने की ज़रूरी अनुमतियां नहीं हैं.
ध्यान दें: संसाधन, बार-बार होने वाले इवेंट के न्योते सिर्फ़ तब स्वीकार करता है, जब टकराव वाले इवेंट की संख्या आठ से ज़्यादा न हो. साथ ही, यह संख्या, इवेंट की कुल संख्या के आधे से ज़्यादा न हो.
सभी बुलावों को इस कैलेंडर में अपने आप जोड़ें—संसाधन के कैलेंडर पर सभी न्योते दिखते हैं. उस पर ऐसे इवेंट के न्योते भी दिखते हैं जिन्हें एक ही समय के लिए शेड्यूल किया गया है. यह पक्का करने के लिए कि संसाधन, ज़रूरत पड़ने पर उपलब्ध हो, पहले से उसकी उपलब्धता देखें. कैलेंडर पर किसी इवेंट के नाम के बीच में लाइन दिखने का मतलब है कि संसाधन पहले से बुक है. अगर आपने यह सेटिंग चालू की है, तो हो सकता है कि जिन उपयोगकर्ताओं के पास ज़रूरी अनुमतियां नहीं हैं वे संसाधन शेड्यूल और इस्तेमाल कर पाएं. हालांकि, वे अब भी उनकी सदस्यता नहीं ले पाएंगे या उनकी जानकारी नहीं देख पाएंगे.