इस सुविधा को चालू करने पर, Google Chat इस्तेमाल करने वाले लोग आपके संगठन से बाहर के लोगों के साथ चैट कर सकते हैं.
Google Chat का इस्तेमाल करने के लिए, आपके संगठन से बाहर के लोगों को Google खाते की ज़रूरत पड़ेगी. उनका Google Workspace खाता होना चाहिए या उनके पास ऐसा खाता होना चाहिए जिसके आखिर में @gmail.com लिखा हो या कोई ऐसा Google खाता होना चाहिए जो Gmail का न हो. अगर बाहरी संपर्क Google Workspace का उपयोगकर्ता है, तो उसके एडमिन को अपने संगठन के लिए Google Chat चालू करना होगा. ऐसा न करने पर, उन्हें न्योता नहीं मिलेगा. इसके अलावा, वे न तो Chat स्पेस में शामिल हो पाएंगे और न ही डायरेक्ट मैसेज का जवाब दे पाएंगे.
संगठन से बाहर के लोगों के साथ चैट करने की सुविधा कैसे काम करती है
- Chat, आपके संगठन के लिए संगठन से बाहर के लोगों के साथ चैट करने की सेटिंग का पालन करता है.
- अपने वर्शन के हिसाब से, बाहरी स्पेस की सेटिंग का इस्तेमाल करके यह भी कंट्रोल किया जा सकता है कि उपयोगकर्ता, आपके संगठन के बनाए गए बाहरी स्पेस बना सकते हैं या उनमें शामिल हो सकते हैं या नहीं. इस सेटिंग के बावजूद, अगर बाहरी Chat की सुविधा चालू है, तो उपयोगकर्ता दूसरे संगठनों के बनाए गए स्पेस में शामिल हो सकते हैं.
- अगर बाहरी स्पेस की सेटिंग चालू है, तो स्पेस के सदस्य और सही अनुमति वाले Chat ऐप्लिकेशन, बाहरी उपयोगकर्ताओं को स्पेस में शामिल होने का न्योता भेज सकते हैं.
- किसी बातचीत में मौजूद मैसेज पर, सिर्फ़ बातचीत शुरू करने वाले व्यक्ति की तय की गई डेटा को बनाए रखने और अपने-आप मिटाने की नीतियां लागू होती हैं. जिन संगठनों के लिए Vault की नीति लागू है वे अब भी सभी बातचीत को सेव करके रख सकते हैं. इससे कोई फ़र्क़ नहीं पड़ता कि बातचीत किसने शुरू की है.
- निजता और गलत इस्तेमाल से सुरक्षा के लिए, किसी बाहरी उपयोगकर्ता को मैसेज या स्पेस में सीधे तौर पर जोड़ने के बजाय, उसे न्योता भेजा जाएगा. जिन लोगों को न्योता भेजा जाता है उन्हें ईमेल से इसकी सूचना मिलती है. साथ ही, उनकी Chat रोस्टर और "स्पेस ब्राउज़ करें" स्क्रीन पर यह दिखता है कि उन्हें न्योता भेजा गया है. अगर लोगों को अनचाहे मैसेज मिलते हैं, तो वे किसी व्यक्ति को ब्लॉक कर सकते हैं और उसकी शिकायत कर सकते हैं.
- उपयोगकर्ता ऐसे स्पेस नहीं बना सकते जिनमें बाहरी उपयोगकर्ताओं को शामिल होने की अनुमति हो और जो पूरे संगठन के लिए उपलब्ध हों.
संगठन से बाहर के लोग, स्पेस में इंटरनल उपयोगकर्ताओं, ऐप्लिकेशन, और वेबुक की ओर से पोस्ट किया गया कॉन्टेंट देख सकते हैं. चैट ऐप्लिकेशन, बाहरी उपयोगकर्ताओं की ओर से डेटा ऐक्सेस करने के लिए, उनसे पुष्टि करने का अनुरोध भी कर सकते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, एसिंक्रोनस मैसेज के लिए पुष्टि करना ज़रूरी है लेख पढ़ें.
संगठन से बाहर के लोग ये काम नहीं कर सकते:
- किसी स्पेस में ऐप्लिकेशन या वेबहुक जोड़ना और हटाना
- स्पेस में ऐप्लिकेशन के साथ इंटरैक्ट करना. उदाहरण के लिए, ऐप्लिकेशन से पोस्ट किए गए कार्ड पर क्लिक करने, स्लैश कमांड इस्तेमाल करने, और किसी को मेंशन करने जैसी सुविधाएं बंद हो जाती हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Google Chat में अन्य ऐप्लिकेशन इस्तेमाल करना लेख पढ़ें
- तीसरे पक्ष के ऐप्लिकेशन से लिंक की झलक पाने की सुविधा
सीमाएं
- Google Workspace का इस्तेमाल करने वाले संगठनों में, जिन उपयोगकर्ताओं ने Chat चालू नहीं किया है उनसे Chat के ज़रिए संपर्क नहीं किया जा सकता. उपयोगकर्ता, संगठन से बाहर के ऐसे किसी भी उपयोगकर्ता को मैसेज भेज सकते हैं जिसने Chat को चालू किया हुआ है.
- स्पेस बनाते समय ही, आपको यह तय करना होगा कि स्पेस बाहरी है या नहीं. इस सेटिंग को बाद में बदला नहीं जा सकता.
- Chat में, ग्रुप मैसेज में संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति को नहीं जोड़ा जा सकता. बाहरी लोगों से सिर्फ़ सीधी बातचीत में या ऐसे स्पेस में चैट की जा सकती है जिसमें बाहरी सदस्यों को शामिल होने की अनुमति हो.