Kiểm soát các lựa chọn trò chuyện bên ngoài trên Chat và không gian

Bài viết này dành cho quản trị viên Google Workspace. Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin trợ giúp cho người dùng, hãy truy cập vào bài viết Bắt đầu với Google Chat.

Bạn có thể kiểm soát cách người dùng trò chuyện với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Nếu cho phép người dùng trò chuyện với những người bên ngoài, bạn cũng có thể cho phép họ tạo và tham gia các không gian có những người bên ngoài tổ chức của bạn.

Nếu bạn tắt quyền truy cập bên ngoài vào các tin nhắn và không gian trò chuyện hiện có

  • Việc tắt tính năng trò chuyện bên ngoài sẽ không xoá các tin nhắn, cuộc trò chuyện và không gian trò chuyện đã tạo. Những người dùng và khách bên ngoài đã được mời vẫn có thể xem và truy cập vào các tin nhắn, cuộc trò chuyện và không gian đó. Người dùng trong tổ chức của bạn sẽ không còn truy cập được vào các thực thể đó, nhưng trạng thái thành viên của họ sẽ không thay đổi. Nếu bạn bật lại chế độ cài đặt này, thì người dùng có thể truy cập lại vào các tin nhắn, cuộc trò chuyện và không gian đó.
  • Việc xoá quyền truy cập bên ngoài vào không gian không ngăn các thành viên không gian truy cập vào dữ liệu được chia sẻ với một không gian, chẳng hạn như tệp hoặc nhiệm vụ trên Google Drive. Việc này chỉ xoá quyền truy cập vào chính không gian đó. Để ngăn các thành viên bên ngoài truy cập vào không gian và nội dung trong không gian, bạn cần xoá họ khỏi không gian đó. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến bài viết Quản lý không gian trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

Kiểm tra các hoạt động do người dùng bên ngoài tổ chức của bạn thực hiện

Nếu một hoạt động do người dùng bên ngoài tổ chức của bạn thực hiện trong các cuộc trò chuyện thuộc quyền sở hữu của tổ chức bạn, thì thông tin chi tiết về sự kiện trò chuyện sẽ được ghi lại để quản trị viên có thể biết rằng cuộc trò chuyện đó đã diễn ra. Tuy nhiên, họ không thể đọc nội dung của cuộc trò chuyện đó.

Thiết lập tính năng trò chuyện bên ngoài

Trước khi bắt đầu: Tìm hiểu thêm về cách trò chuyện với người dùng bên ngoài và tài khoản khách.

Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Google Chat.

    Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Tùy chọn cài đặt trò chuyện bên ngoài.
  3. (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.

  4. Đối với phần Cho phép người dùng gửi tin nhắn ra bên ngoài tổ chức của bạn, hãy chọn Bật hoặc Tắt:

    • Bật – Cho phép người dùng trong tổ chức của bạn gửi và nhận tin nhắn từ bên ngoài tổ chức.

      (Không bắt buộc) Để giới hạn người tham gia ở các miền đáng tin cậy, hãy đánh dấu vào hộp Chỉ cho phép chế độ cài đặt này đối với các miền có trong danh sách cho phép.

      (Không bắt buộc) Để tự động chấp nhận khách và người dùng bên ngoài quen thuộc mà không cần gửi lời mời, hãy đánh dấu vào hộp Tự động chấp nhận lời mời trò chuyện từ các liên hệ quen thuộc.

    • Tắt – Không cho phép người dùng gửi tin nhắn ra bên ngoài tổ chức của bạn.

  5. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.

Bật hoặc tắt không gian bên ngoài

Các phiên bản có hỗ trợ tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits. So sánh phiên bản của bạn

Bạn cũng có thể kiểm soát việc người dùng có thể tạo hoặc tham gia các Không gian được tạo trong tổ chức của bạn có bao gồm những người bên ngoài tổ chức của bạn hay không. Những người dùng tắt chế độ cài đặt này hoặc có các phiên bản không hỗ trợ không gian bên ngoài sẽ không thể tạo các không gian này, nhưng họ có thể tham gia các không gian hiện có có người bên ngoài do một miền có phiên bản đủ điều kiện tạo.

Trước khi bắt đầu: Chế độ cài đặt Không gian bên ngoài chỉ áp dụng nếu bạn bật chế độ Trò chuyện với những người bên ngoài (được mô tả trong phần trên) và quản trị viên hoặc người dùng đã tạo không gian. Tuy nhiên, nếu một ứng dụng tạo không gian, thì ứng dụng đó không thể tạo không gian bên ngoài, trừ phi bạn bật chế độ cài đặt không gian ở cấp đơn vị tổ chức gốc. Nếu không, người dùng sẽ không thể tạo hoặc tham gia các không gian bên ngoài bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn, ngay cả khi Không gian bên ngoài đang ở trạng thái Bật.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Google Chat.

    Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Không gian bên ngoài.
    Chế độ cài đặt này áp dụng cho toàn bộ tổ chức của bạn.
  3. Đối với phần Cho phép người dùng tạo và tham gia Không gian có những người bên ngoài tổ chức của họ, hãy chọn Bật hoặc Tắt:
    • Bật – Cho phép người dùng trong tổ chức của bạn tạo và tham gia các không gian bên ngoài trong tổ chức của bạn.
      (Không bắt buộc) Để giới hạn người tham gia bên ngoài ở các miền đáng tin cậy, hãy đánh dấu vào hộp Chỉ cho phép người dùng thêm người từ các miền có trong danh sách cho phép. Nếu bạn đã đánh dấu vào hộp các miền có trong danh sách cho phép đối với chế độ Trò chuyện với những người bên ngoài (được mô tả trong phần trước), bạn cũng nên đánh dấu vào hộp này đối với các không gian. Nếu không, những người dùng đã đánh dấu vào hộp các miền có trong danh sách cho phép đối với chế độ Trò chuyện với những người bên ngoài sẽ không thể tạo hoặc truy cập vào bất kỳ không gian bên ngoài nào. Họ vẫn có thể trò chuyện với người dùng thuộc các miền có trong danh sách cho phép thông qua các cuộc trò chuyện khác (chẳng hạn như nhắn tin trực tiếp) nhưng không thể trò chuyện trong các không gian có người dùng và khách bên ngoài.
    • Tắt – Ngăn người dùng tạo hoặc tham gia các không gian được tạo trong tổ chức của bạn có bao gồm những người bên ngoài. Người dùng vẫn có thể tham gia các không gian bên ngoài được tạo bên ngoài tổ chức của bạn nếu bạn bật chế độ Trò chuyện với những người bên ngoài (được mô tả trong phần trước).
  4. Nhấp vào Lưu.