এই নিবন্ধটি সেইসব প্রশাসকদের জন্য, যারা তাদের প্রতিষ্ঠানের গুগল ওয়ার্কস্পেস বা ক্লাউড আইডেন্টিটি অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করেন।
মিটিংয়ের কথোপকথনের সংক্ষিপ্ত বিবরণ
Meet-এ চ্যাট চালু হওয়ার সাথে সাথে, Google Chat একটি মিটিংয়ের ৭ দিন আগে পর্যন্ত একাধিক মিটিং কথোপকথন তৈরি করবে। এই মিটিংগুলো আপনার অ্যাডমিন স্পেস ম্যানেজমেন্ট টুল এবং অডিট লগিং ও রিপোর্টিং-এ দেখা যাবে। উল্লেখ্য যে, যেকোনো অব্যবহৃত মিটিং কথোপকথন তৈরির তারিখ থেকে ৮ দিনের মধ্যে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যাবে। আমরা আগামী কয়েক মাসের মধ্যে একটি ফলো-আপ আপডেট হিসেবে অ্যাডমিন কনসোলে সিস্টেম দ্বারা তৈরি কথোপকথনগুলোকে স্পষ্টভাবে আলাদা করার বিষয়টি খতিয়ে দেখছি।
মিটিং লেভেল হোস্ট সেটিং
যদি কোনো মিটিং হোস্ট নিরবচ্ছিন্ন মিটিং চ্যাট বন্ধ করে দেন, তাহলে মিটিংয়ের ভেতরের মেসেজগুলো আগের অবস্থায় ফিরে যাবে। মেসেজগুলো গুগল চ্যাটে সংরক্ষিত হয় না এবং এগুলো আপনার প্রতিষ্ঠানের ডেটা সংরক্ষণ নীতির আওতাভুক্ত নয়।
- অ্যাডমিন সেটিংস: বর্তমানে, আপনি আপনার সম্পূর্ণ ডোমেইনের জন্য মিটিং কথোপকথন বন্ধ করতে পারবেন না। উল্লেখ্য যে, এই ফিচারটি এখনও নির্মাণাধীন।
- অ্যাডমিন কনসোল: মিটিংয়ের আলোচনায় বহিরাগত, হঠাৎ যোগদানকারী এবং পরিচয় গোপনকারী ব্যবহারকারীদের কার্যকলাপ লগ ইভেন্ট রিপোর্টিং-এর অন্তর্ভুক্ত করা হয়।
অ্যাডমিন স্পেস ম্যানেজমেন্ট এবং রিপোর্টিং-এর স্পেস সেকশনে মিটিংয়ের কথোপকথনগুলো দেখানো শুরু হবে। মিটিংয়ের কথোপকথনগুলো সিস্টেম দ্বারা তৈরি হয়, তাই সেগুলো ব্যবহৃত হোক বা না হোক, অডিট লগের মাধ্যমে সমস্ত কথোপকথন পাওয়া যায়। আপনি এই লগগুলো গুগল অ্যাডমিন কনসোলের রিপোর্টিং বিভাগে খুঁজে পাবেন। 
নিরীক্ষা ও তদন্ত চ্যাট লগ ইভেন্টসমূহ ।
ধারাবাহিক মিটিং কার্যক্রম চালুর অংশ হিসেবে, রিপোর্টকৃত স্থান ব্যবহারের পরিমাণে বৃদ্ধি লক্ষ্য করা যেতে পারে।
অবিচ্ছিন্ন কথোপকথনের ডেটা কোথায় অ্যাক্সেস করবেন
যেহেতু মিটিংয়ের কথোপকথনগুলো সিস্টেম দ্বারা তৈরি প্রকৃত চ্যাট স্পেস, তাই আপনি অ্যাডমিন কনসোলের চারটি নির্দিষ্ট অংশে পরিবর্তন লক্ষ্য করবেন। এই কার্যকলাপটি একটি প্রত্যাশিত আচরণ।
অ্যাপস রিপোর্ট
অ্যাপস রিপোর্টের ডেটা রিপোর্টস-এর অধীনে পাওয়া যাবে। অ্যাপস রিপোর্ট গুগল চ্যাট ।
আপনি চ্যাট রিপোর্ট গ্রাফের মধ্যে ' তৈরি করা স্পেস ' মেট্রিকটিতে একটি বৃদ্ধি লক্ষ্য করতে পারেন। এই বৃদ্ধিটি নির্ধারিত মিটিংয়ের ৭ দিন আগে সিস্টেমের স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্পেস তৈরি করার বিষয়টি প্রতিফলিত করে। এটি অগত্যা ব্যবহারকারীর ম্যানুয়াল কার্যকলাপ বৃদ্ধির ইঙ্গিত দেয় না।
স্থান ব্যবস্থাপনা টুল
অ্যাপস-এর অধীনে স্পেস ম্যানেজমেন্ট টুল-এ মিটিংয়ের আলোচনাগুলো দেখা যাবে। গুগল ওয়ার্কস্পেস গুগল চ্যাটের জন্য সেটিংস স্পেস পরিচালনা করুন ।
এই স্পেসগুলো অন্য যেকোনো স্পেসের মতোই পরিচালিত হয়, তবে অব্যবহৃত থাকলে এগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যাবে। আরও তথ্যের জন্য, নিচে ‘স্বয়ংক্রিয় মিটিং চ্যাট কথোপকথন মুছে ফেলা’ অংশটি দেখুন।
দ্রষ্টব্য: এই ভিউয়ের ভিড় কমাতে আমরা ভবিষ্যতের একটি আপডেটে সিস্টেম-সৃষ্ট কথোপকথনগুলোকে আলাদা করার বিষয়টি খতিয়ে দেখছি।
নিরীক্ষা ও তদন্ত
এই স্পেসগুলি তৈরি করার ফলে চ্যাট অডিট লগে ‘রুম তৈরি’ ইভেন্ট তৈরি হয়। এগুলি ‘রিপোর্টিং’-এর অধীনে পাওয়া যাবে। নিরীক্ষা ও তদন্ত চ্যাট লগ ইভেন্টসমূহ ।
দ্রষ্টব্য: যদিও এই স্পেসগুলি সিস্টেম দ্বারা তৈরি হয়, অডিট লগের 'অ্যাক্টর ' ফিল্ডে কোনো জেনেরিক সিস্টেম অ্যাকাউন্টের পরিবর্তে মিটিং আয়োজকের নাম তালিকাভুক্ত থাকতে পারে। এটি সেই ব্যবহারকারীকে নির্দেশ করে, যার পক্ষ থেকে স্পেসটি প্রস্তুত করা হয়েছিল।
ভল্ট এবং টেকআউট
আপনার যদি ডোমেনব্যাপী টেকআউট বা ভল্ট টেকআউট সেটিংস থাকে, তবে আরও তথ্যের জন্য অনুগ্রহ করে ' ভল্টের মাধ্যমে গুগল চ্যাট বার্তা সংরক্ষণ করুন' পড়ুন।
দ্রষ্টব্য : যদি চলমান মিটিং চ্যাট চালু থাকা অবস্থায় আপনি ডোমেন-ব্যাপী টেকআউট শুরু করেন, তাহলে সিস্টেম দ্বারা সৃষ্ট স্পেস যুক্ত হওয়ার কারণে আপনার স্পেসের পরিমাণ বৃদ্ধি পেতে পারে।
স্বয়ংক্রিয়ভাবে মিটিং চ্যাট কথোপকথন মুছে ফেলা
গুগল চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে এবং স্থায়ীভাবে সিস্টেম দ্বারা তৈরি খালি ও নিষ্ক্রিয় কথোপকথন (যেমন মিটিং কথোপকথন) মুছে ফেলে। কোনো মিটিং শুরু হওয়ার নির্ধারিত সময়ের ৭ দিন আগে পর্যন্ত মিটিং কথোপকথন সিস্টেম দ্বারা তৈরি হতে পারে।
সিস্টেম দ্বারা তৈরি কথোপকথনগুলো শুধুমাত্র তখনই মুছে ফেলা হয়, যখন এই সমস্ত শর্ত পূরণ হয়:
- এই স্পেসে ব্যবহারকারীর তৈরি কোনো বার্তা থাকে না, তা দৃশ্যমান হোক বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা হোক। সিস্টেম-সৃষ্ট বার্তা (যেমন, ব্যবহারকারীর যোগদান বা প্রস্থান) এর আওতা থেকে বাদ দেওয়া হয়েছে।
- কোনো পিন করা রিসোর্স বা টাস্ক নেই।
- এই স্থানটিতে ইমেল করা যাবে না। আরও জানুন ।
- বিগত ৮ দিন ধরে কথোপকথনটিতে ব্যবহারকারীর কোনো কার্যকলাপ (যেমন, বার্তা পাঠানো, ফাইল আপলোড, অংশগ্রহণকারী পরিবর্তন) ঘটেনি। দ্রষ্টব্য : এটি শুধুমাত্র নভেম্বর এবং ডিসেম্বর ২০২৫-এর শুরুতে ৩০ দিন পর ঘটত, কিন্তু তারপর থেকে তা কমিয়ে ৮ দিন করা হয়েছে। এই সময়কালে আপনি কার্যকলাপে একটি আকস্মিক বৃদ্ধি দেখতে পারেন, কিন্তু ভবিষ্যতে এটি উল্লেখযোগ্যভাবে কমে যাবে।
ব্যবহারকারী বা সিস্টেম দ্বারা তৈরি কথোপকথন মুছে ফেলার এই প্রক্রিয়ায় কথোপকথনের নাম এবং সদস্য তালিকা অন্তর্ভুক্ত থাকে। এই কথোপকথনগুলো প্রযোজ্য গুগল ভল্ট নীতিমালার অধীন। এই প্রক্রিয়াটি গুগল ভল্টের বার্তা সংরক্ষণ নীতিমালা বা আইনি স্থগিতাদেশের সাথে সাংঘর্ষিক নয়, কারণ এটি শুধুমাত্র সেইসব কথোপকথনের ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য যেগুলোতে কোনো বার্তা নেই বলে নিশ্চিত হওয়া গেছে।
প্রশাসকগণ গুগল অ্যাডমিন কনসোলে চ্যাট অডিট লগের মুছে ফেলার রেকর্ড খুঁজে পেতে পারেন।