Bài viết này dành cho quản trị viên. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách tạo và tham gia Không gian, hãy truy cập vào bài viết trợ giúp dành cho người dùng cuối về Không gian.
Không gian là nơi chính trong Google Workspace để giao tiếp, cộng tác và hoàn thành công việc. Với Không gian, ý tưởng có thể được chia sẻ tự do hơn, thông tin luôn có sẵn và công việc có thể được thực hiện dễ dàng. Không gian giúp tổ chức của bạn khám phá và cộng tác về các chủ đề, đồng thời giúp các nhóm kết nối tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn.
Sức mạnh của Không gian
Không gian là:
- Trung tâm làm việc
Không gian đóng vai trò là nơi duy nhất để nhóm làm việc, đưa ra quyết định, thông báo và thảo luận. Mọi người đều nắm bắt được thông tin mới nhất, có quyền truy cập vào cùng một nội dung và biết được các quyết định. Các ứng dụng của Workspace và công cụ bên thứ ba được tích hợp trong Không gian, ngay tại nơi bạn cần. - Tập trung vào chủ đề
Không gian tập trung vào chủ đề giúp mọi người sắp xếp không gian một cách hiệu quả và thiết lập thông báo một cách hiệu quả. - Không gian an toàn để thảo luận
Không gian cung cấp một môi trường nhanh chóng, dễ thể hiện và đơn giản với các cuộc trò chuyện dựa trên tin nhắn và biểu tượng cảm xúc. Phong cách giao tiếp không chính thức này giúp giảm bớt rào cản đối với việc tham gia và khuyến khích các cuộc trò chuyện diễn ra tự do hơn, đồng thời tạo cảm giác an toàn về mặt tâm lý cho mọi người trong tổ chức của bạn.
Không gian hay cuộc trò chuyện nhóm?
Không gian là lựa chọn lý tưởng cho nhiều mục tiêu giao tiếp, như mô tả ở trên. Bạn nên sử dụng Không gian làm nơi chính trong Workspace để cộng tác theo dự án và nhóm, cũng như thảo luận về các vấn đề xã hội và chia sẻ kiến thức chung một cách liên tục.
Cuộc trò chuyện nhóm nhỏ hoặc cuộc trò chuyện riêng tư là lựa chọn hoàn hảo cho việc nhắn tin nhanh chóng, không theo kế hoạch, chẳng hạn như làm rõ thông tin không chính thức, theo dõi nhanh chóng, giao tiếp qua kênh phụ không cần nhiều người tham gia và thảo luận có tính thời điểm cao.
Để biết thêm thông tin chi tiết về thời điểm bạn có thể muốn sử dụng các công cụ giao tiếp này và các công cụ khác, hãy xem bài viết Các phương pháp hay nhất để giao tiếp nhóm.
Các phương pháp hay nhất để thiết lập không gian
Dưới đây là một số đề xuất giúp tổ chức của bạn sử dụng không gian một cách hiệu quả.
- Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên bật nhật ký theo mặc định để mọi người có thể tham khảo kiến thức và các cuộc thảo luận đã diễn ra trong quá khứ. Khi nhật ký bị tắt, cuộc trò chuyện có thể biến mất trước khi tất cả những người tham gia có cơ hội xem. Nếu phiên bản Workspace của bạn cho phép, hãy cân nhắc đặt tuỳ chọn Nhật ký LUÔN BẬT.
- Thiết lập và thông báo các nguyên tắc của công ty về quy tắc ứng xử trong cuộc trò chuyện. Nguyên tắc này phải bao gồm các trường hợp bạn muốn tổ chức sử dụng email, tin nhắn trực tiếp, cuộc trò chuyện nhóm nhỏ hoặc không gian, cũng như thời gian phản hồi dự kiến có khác nhau đối với các kênh giao tiếp này hay không.
- Bạn có thể nhập nhóm vào một không gian, nhưng chỉ có thể nhập nhóm có ít hơn 100 thành viên. Nếu muốn nhập một nhóm có hơn 100 người dùng, bạn có thể tạo một không gian mở mới, sau đó nhắn tin cho các thành viên trong nhóm kèm theo đường liên kết để tham gia không gian mới.
- Khi tạo, đổi tên hoặc nâng cấp tin nhắn trực tiếp theo nhóm thành không gian, bạn cần sử dụng một tên duy nhất. Tên này bao gồm cả cách viết hoa, dấu câu và quốc tế hoá. Ví dụ: nếu bạn có một không gian tên là ăn trưa, thì bạn không thể sử dụng:
- Ăn trưA
- ăn.trưa
- Ăn trưA
- Dưới đây là một số nguyên tắc cụ thể mà bạn nên làm theo:
- Sử dụng không gian cho các cuộc thảo luận không đồng bộ, trong đó mọi người không cần phải trực tuyến cùng một lúc. Thay vào đó, họ có thể đọc và phản hồi theo lịch trình của riêng mình.
- Sử dụng tính năng @đề cập để thu hút sự chú ý của từng cá nhân và đảm bảo họ được thông báo. Cho người dùng biết rằng họ có thể sử dụng @tất cả để thu hút sự chú ý của mọi người trong một không gian, nhưng hãy nhắc họ rằng tính năng này sẽ thông báo cho tất cả mọi người. Cân nhắc thêm các ví dụ về những trường hợp nên hoặc không nên sử dụng tính năng này trong tổ chức của bạn.
- Khuyến khích mọi người thêm thông tin tổng quan khi họ @đề cập đến người khác trong cuộc trò chuyện, đặc biệt là trong các cuộc trò chuyện nhóm và không gian lớn hơn. Điều này giúp đồng nghiệp dễ dàng biết được bạn đang đề cập đến điều gì ở cấp độ tổng quan mà không cần phải xem xét toàn bộ không gian.
- Để giúp người dùng trả lời các tin nhắn cụ thể mà không làm gián đoạn cuộc trò chuyện chính đang diễn ra trong không gian, hãy cân nhắc sử dụng tính năng tạo chuỗi tin nhắn tại chỗ để người dùng có thể phân nhánh các câu trả lời thành các cuộc trò chuyện riêng biệt. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng chuỗi tin nhắn trong không gian.
- Cân nhắc sử dụng không gian có thể được tìm thấy cho những chủ đề không cần giới hạn ở các cá nhân hoặc nhóm cụ thể. Với không gian mở, thông tin sẽ minh bạch hơn, các tổ chức có thể xây dựng sự hiểu biết chung và các thành viên mới có thể nhanh chóng nắm bắt được thông tin.
- Khuyến khích nhân viên tạo không gian riêng cho công việc của họ. Yêu cầu các nhà lãnh đạo tích cực sử dụng không gian để khuyến khích và làm gương cho những người khác làm theo.
- Làm việc với chủ sở hữu và người quản lý không gian trong tổ chức của bạn để thúc đẩy các cuộc trò chuyện lành mạnh, đảm bảo rằng các chủ đề luôn đi đúng hướng và kiểm soát khả năng truy cập vào không gian trong tổ chức của bạn.
Quản lý Không gian trong tổ chức của bạn
Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn tạo một không gian đều tự động trở thành chủ sở hữu không gian và có thể chỉ định thêm người vào vai trò này. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tìm hiểu về vai trò chủ sở hữu hoặc người quản lý không gian.
Những người khác trong tổ chức của bạn có thể được tự động chỉ định vai trò chủ sở hữu không gian. Điều này giúp ngăn chặn các không gian không được quản lý, chẳng hạn như nếu chủ sở hữu không gian rời khỏi không gian hoặc tài khoản của họ bị xoá hoặc bị tạm ngưng. Nếu người tạo không gian không còn là thành viên, thì tối đa 3 thành viên hoạt động sớm nhất của không gian sẽ được tự động chỉ định vai trò chủ sở hữu không gian.