এই নিবন্ধটি প্রশাসকদের জন্য। আপনি যদি স্পেস তৈরি এবং যোগদান করার পদ্ধতি শিখতে চান, তাহলে স্পেস এন্ড ইউজার হেল্প দেখুন।
গুগল ওয়ার্কস্পেসে যোগাযোগ, সহযোগিতা এবং কাজ সম্পন্ন করার প্রধান স্থান হলো স্পেস। স্পেসের মাধ্যমে ধারণা আরও অবাধে আদান-প্রদান করা যায়, তথ্য সর্বদা সহজলভ্য থাকে এবং কাজ সহজে সম্পন্ন করা যায়। স্পেস আপনার সংস্থাকে বিভিন্ন বিষয় আবিষ্কার ও সেগুলিতে সহযোগিতা করতে সাহায্য করে এবং দলগুলোকে আরও সংযুক্ত ও উৎপাদনশীল কর্ম পরিবেশে একত্রিত করে।
মহাকাশের শক্তি
স্থানগুলো হলো:
- কাজের কেন্দ্র
স্পেস একটি দলের কাজ, সিদ্ধান্ত, ঘোষণা এবং আলোচনার জন্য একটি একক স্থান হিসেবে কাজ করে। একই কন্টেন্টে অ্যাক্সেস এবং সিদ্ধান্তের স্বচ্ছতার মাধ্যমে প্রত্যেকে সংযুক্ত থাকে। ওয়ার্কস্পেস অ্যাপ এবং থার্ড-পার্টি টুলগুলো স্পেসের মধ্যেই সমন্বিত থাকে, ঠিক যেখানে আপনার প্রয়োজন। - বিষয়ভিত্তিক
বিষয়-ভিত্তিক স্থানগুলো মানুষকে দক্ষতার সাথে নিজেদের জায়গা গুছিয়ে নিতে এবং কার্যকরভাবে নোটিফিকেশন সেট করতে সাহায্য করে। - আলোচনার জন্য একটি নিরাপদ স্থান
স্পেস একটি দ্রুত, ভাবপ্রকাশক এবং হালকা পরিবেশ প্রদান করে, যেখানে আরও অনানুষ্ঠানিক চ্যাট-ভিত্তিক কথোপকথন এবং ইমোজি ব্যবহার করা যায়। যোগাযোগের এই অনানুষ্ঠানিক শৈলী অংশগ্রহণের বাধা কমায় এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের জন্য আরও সাবলীল কথোপকথন ও মানসিক নিরাপত্তাকে উৎসাহিত করে।
স্থান নাকি দলগত আলোচনা?
উপরে বর্ণিত বিভিন্ন যোগাযোগমূলক লক্ষ্যের জন্য স্পেসেস একটি আদর্শ মাধ্যম। আমরা ওয়ার্কস্পেসের মধ্যে প্রকল্প ও দলভিত্তিক সহযোগিতার জন্য, সেইসাথে সামাজিক আলোচনা এবং চলমান সাধারণ জ্ঞান বিনিময়ের জন্য স্পেসেস-কে প্রধান স্থান হিসেবে সুপারিশ করি।
ছোট দলের কথোপকথন বা ১:১ চ্যাট দ্রুত এবং তাৎক্ষণিক বার্তা আদান-প্রদানের জন্য আদর্শ, যেমন অনানুষ্ঠানিক স্পষ্টীকরণ, দ্রুত ফলো-আপ, এমন গোপন যোগাযোগ যার জন্য বেশি শ্রোতার প্রয়োজন হয় না এবং অত্যন্ত ক্ষণস্থায়ী আলোচনা।
এই এবং অন্যান্য যোগাযোগ সরঞ্জামগুলি কখন ব্যবহার করতে হতে পারে সে সম্পর্কে আরও বিশদ বিবরণের জন্য, "দলগত যোগাযোগের সর্বোত্তম অনুশীলন" দেখুন।
স্থান বিন্যাসের সর্বোত্তম অনুশীলন
আপনার সংস্থাকে স্থান কার্যকরভাবে ব্যবহার করতে সাহায্য করার জন্য এখানে কিছু পরামর্শ দেওয়া হলো।
- বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আমরা পরামর্শ দিই যে আপনি হিস্ট্রি ডিফল্টরূপে চালু রাখুন, যাতে ব্যবহারকারীরা অতীতের জ্ঞান এবং আলোচনাগুলো দেখতে পারেন। হিস্ট্রি বন্ধ থাকলে, এতে জড়িত সকলের দেখার সুযোগ পাওয়ার আগেই কথোপকথনটি অদৃশ্য হয়ে যেতে পারে। আপনার ওয়ার্কস্পেস সংস্করণে অনুমতি থাকলে, ‘হিস্ট্রি সর্বদা চালু ’ (History is ALWAYS ON ) বিকল্পটি সেট করার কথা বিবেচনা করুন।
- আপনার কোম্পানির চ্যাট শিষ্টাচারের নির্দেশিকা তৈরি করুন এবং তা জানিয়ে দিন। এর মধ্যে সেই পরিস্থিতিগুলো অন্তর্ভুক্ত থাকা উচিত যখন আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানকে ইমেল, সরাসরি বার্তা, ছোট দলের আলোচনা বা স্পেস ব্যবহার করতে বলবেন, এবং এই যোগাযোগ মাধ্যমগুলোর জন্য প্রত্যাশিত প্রতিক্রিয়ার সময় ভিন্ন কিনা, সেটাও উল্লেখ করতে হবে।
- আপনি একটি স্পেসে গ্রুপ ইম্পোর্ট করতে পারেন, কিন্তু এটি শুধুমাত্র ১০০ জনের কম সদস্যের গ্রুপের ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য। যদি আপনি ১০০ জনের বেশি ব্যবহারকারী আছে এমন কোনো গ্রুপ ইম্পোর্ট করতে চান, তাহলে আপনি একটি নতুন ডিসকভারেবল স্পেস তৈরি করতে পারেন এবং তারপর গ্রুপের সদস্যদের নতুন স্পেসটিতে যোগদানের জন্য একটি লিঙ্কসহ মেসেজ পাঠাতে পারেন।
- গ্রুপ ডিরেক্ট মেসেজকে স্পেসে তৈরি, নাম পরিবর্তন বা আপগ্রেড করার সময়, আপনাকে একটি অনন্য নাম ব্যবহার করতে হবে। এর মধ্যে বড় হাতের অক্ষর, বিরামচিহ্ন এবং আন্তর্জাতিকীকরণ অন্তর্ভুক্ত। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার 'lunch' নামে একটি স্পেস থাকে, তাহলে আপনি এটি ব্যবহার করতে পারবেন না:
- দুপুরের খাবার
- লুন.এইচ
- লাঞ্চ
- এখানে কিছু নির্দিষ্ট নির্দেশিকা দেওয়া হলো যা আমরা সুপারিশ করি:
- অ্যাসিঙ্ক্রোনাস আলোচনার জন্য এমন স্থান ব্যবহার করুন যেখানে অংশগ্রহণকারীদের একই সময়ে অনলাইনে থাকার প্রয়োজন নেই। এর পরিবর্তে, তারা নিজেদের সুবিধামতো সময়ে পড়তে ও উত্তর দিতে পারেন।
- ব্যক্তিদের প্রতি দৃষ্টি আকর্ষণ করতে এবং তাদের অবহিত করা নিশ্চিত করতে @মেনশন ব্যবহার করুন। ব্যবহারকারীদের জানান যে তারা কোনো একটি স্থানের সকলের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে @all ব্যবহার করতে পারেন, কিন্তু তাদের মনে করিয়ে দিন যে এটি সবাইকে অবহিত করে। আপনার প্রতিষ্ঠানে কখন এটি সুপারিশযোগ্য হবে বা হবে না, তার উদাহরণ যোগ করার কথা বিবেচনা করুন।
- চ্যাটে কাউকে @মেনশন করার সময়, বিশেষ করে বড় গ্রুপ আলোচনা বা পরিসরে, সবাইকে মূল প্রসঙ্গের সারসংক্ষেপ যোগ করতে উৎসাহিত করুন। এতে সহকর্মীদের পক্ষে পুরো পরিসরটি না দেখেই আপনি মূলত কী বোঝাতে চাইছেন তা বোঝা সহজ হয়।
- স্পেসে চলমান মূল কথোপকথনে ব্যাঘাত না ঘটিয়ে আপনার ব্যবহারকারীদের নির্দিষ্ট মেসেজের উত্তর দিতে সাহায্য করার জন্য, ইন-লাইন থ্রেডিং ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন, যাতে তারা উত্তরগুলোকে আলাদা আলাদা কথোপকথনে ভাগ করে নিতে পারে। স্পেসে থ্রেড ব্যবহার সম্পর্কে আরও জানুন ।
- যেসব বিষয় নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা দলের মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখার প্রয়োজন নেই, সেগুলোর জন্য ডিসকভারেবল স্পেস ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন। ডিসকভারেবল স্পেসের মাধ্যমে তথ্য আরও স্বচ্ছ হয়, প্রতিষ্ঠানগুলো পারস্পরিক বোঝাপড়া তৈরি করতে পারে এবং নতুন সদস্যরা দ্রুত সবকিছু বুঝে নিতে পারে।
- কর্মচারীদের তাদের কাজের জন্য নিজস্ব জায়গা তৈরি করতে উৎসাহিত করুন। নেতৃবৃন্দ যেন সক্রিয়ভাবে সেই জায়গাগুলো ব্যবহার করেন, যাতে অন্যরাও তা অনুসরণ করতে উৎসাহিত ও অনুপ্রাণিত হয়।
- আপনার প্রতিষ্ঠানে সুস্থ আলোচনাকে উৎসাহিত করতে, আলোচ্য বিষয়গুলো সঠিক পথে আছে কিনা তা নিশ্চিত করতে এবং স্থানের প্রাপ্যতা নিয়ন্ত্রণ করতে সেখানকার স্থান মালিক ও ব্যবস্থাপকদের সাথে কাজ করুন।
আপনার প্রতিষ্ঠানে স্থানসমূহ পরিচালনা করুন
আপনার প্রতিষ্ঠানের যে কেউ একটি স্পেস তৈরি করলেই তিনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্পেসের মালিক হয়ে যান এবং এই ভূমিকায় আরও লোক নিয়োগ করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, ‘স্পেসের মালিক বা ব্যবস্থাপক হিসেবে আপনার ভূমিকা সম্পর্কে জানুন’ দেখুন।
আপনার প্রতিষ্ঠানের অতিরিক্ত সদস্যদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্পেস ওনারের ভূমিকা দেওয়া হতে পারে। এটি অব্যবস্থাপিত স্পেস প্রতিরোধ করতে সাহায্য করে, যেমন, যদি কোনো স্পেস ওনার স্পেসটি ছেড়ে দেন অথবা তার অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলা বা স্থগিত করা হয়। যদি স্পেস ওনারের নির্মাতা আর সদস্য না থাকেন, তবে স্পেসটির প্রথমদিকের সক্রিয় সদস্যদের মধ্যে সর্বোচ্চ ৩ জনকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্পেস ওনারের ভূমিকা দেওয়া হয়।