این مقاله برای مدیران در نظر گرفته شده است. اگر میخواهید نحوه ایجاد و اتصال فضاها را بیاموزید، به راهنمای کاربر نهایی Spaces مراجعه کنید.
فضاها (Spaces) مکان اصلی در Google Workspace برای برقراری ارتباط، همکاری و انجام کار هستند. با Spaces، ایدهها میتوانند آزادانهتر جریان پیدا کنند، اطلاعات در همه زمانها قابل دسترسی است و کار میتواند به راحتی انجام شود. فضاها به سازمان شما کمک میکنند تا موضوعات را کشف و در مورد آنها همکاری کند و تیمها را در یک محیط کاری با ارتباط بهتر و بهرهوری بیشتر گرد هم میآورد.
قدرت فضاها
فضاها عبارتند از:
- یک مرکز کار
فضاها به عنوان یک مکان واحد برای کار، تصمیمات، اطلاعیهها و بحثهای یک تیم عمل میکنند. همه با دسترسی به محتوای یکسان و مشاهده تصمیمات، همگام میمانند. برنامههای فضای کاری و ابزارهای شخص ثالث در فضاها، درست در جایی که به آنها نیاز دارید، ادغام شدهاند. - موضوع محور
فضاهای موضوعی به افراد کمک میکنند تا به طور مؤثر فضاها را سازماندهی کرده و اعلانها را به طور مؤثر تنظیم کنند. - فضایی امن برای بحث و گفتگو
فضاها محیطی سریع، رسا و سبک با مکالمات دوستانهتر مبتنی بر چت و ایموجیها فراهم میکنند. این سبک ارتباطی غیررسمی، موانع تعامل را کاهش میدهد و گفتگوهای آزادتر و امنیت روانی بیشتری را برای افراد سازمان شما فراهم میکند.
فضاها یا مکالمات گروهی؟
همانطور که در بالا توضیح داده شد، فضاها برای بسیاری از اهداف ارتباطی ایدهآل هستند. ما فضاها را به عنوان مکان اصلی در فضای کاری برای همکاریهای پروژهای و تیمی و همچنین بحثهای اجتماعی و اشتراکگذاری دانش عمومی که به طور مداوم ادامه خواهد یافت، توصیه میکنیم.
مکالمات گروههای کوچک یا چتهای یک به یک برای پیامرسانی سریع و موردی، مانند توضیحات غیررسمی، پیگیریهای سریع، ارتباطات پشت پرده که به مخاطب زیادی نیاز ندارند و بحثهای بسیار زمانبر، عالی هستند.
برای جزئیات بیشتر در مورد اینکه چه زمانی ممکن است بخواهید از این ابزارها و سایر ابزارهای ارتباطی استفاده کنید، به بهترین شیوهها برای ارتباط گروهی مراجعه کنید.
بهترین شیوهها برای چیدمان فضاها
در اینجا چند پیشنهاد برای کمک به سازمان شما در استفاده مؤثر از فضاها ارائه شده است.
- در بیشتر مواقع، توصیه میکنیم که تاریخچه را به طور پیشفرض فعال کنید تا افراد بتوانند به دانش و بحثهایی که در گذشته اتفاق افتاده است، مراجعه کنند. وقتی تاریخچه غیرفعال باشد، ممکن است مکالمه قبل از اینکه همه افراد درگیر فرصت دیدن آن را داشته باشند، ناپدید شود. اگر نسخه Workspace شما این امکان را دارد، گزینه «تاریخچه همیشه روشن است» را تنظیم کنید.
- دستورالعملهای شرکت خود را برای آداب چت تنظیم و ابلاغ کنید. این دستورالعملها باید موقعیتهایی را پوشش دهند که میخواهید سازمان شما از ایمیل، پیامهای مستقیم، مکالمات گروههای کوچک یا فضاها استفاده کند و اینکه آیا زمان پاسخگویی مورد انتظار برای این کانالهای ارتباطی متفاوت است یا خیر.
- شما میتوانید گروهها را به یک فضا وارد کنید، اما این محدود به گروههایی با کمتر از ۱۰۰ عضو است. اگر میخواهید گروهی با بیش از ۱۰۰ کاربر را وارد کنید، میتوانید یک فضای قابل کشف جدید ایجاد کنید و سپس به اعضای گروه لینکی برای پیوستن به فضای جدید ارسال کنید.
- هنگام ایجاد، تغییر نام یا ارتقاء یک پیام مستقیم گروهی به یک فضا، باید از یک نام منحصر به فرد استفاده کنید. این شامل حروف بزرگ، علائم نگارشی و بینالمللی بودن آن میشود. به عنوان مثال، اگر فضایی به نام ناهار دارید، نمیتوانید از موارد زیر استفاده کنید:
- ناهار
- lun.h
- ناهار
- در اینجا چند دستورالعمل خاص وجود دارد که توصیه میکنیم:
- از فضاهایی برای بحثهای غیرهمزمان استفاده کنید که در آنها افراد مجبور نباشند همزمان آنلاین باشند. در عوض، میتوانند طبق برنامهی خودشان بخوانند و پاسخ دهند.
- از @mentions برای جلب توجه به افراد استفاده کنید و مطمئن شوید که به آنها اطلاع داده میشود. به کاربران اطلاع دهید که میتوانند از @all برای جلب توجه همه افراد در یک فضا استفاده کنند، اما به آنها یادآوری کنید که این کار به همه اطلاع میدهد. در نظر داشته باشید که مثالهایی از موقعیتهایی که این کار در سازمان شما توصیه میشود یا نمیشود را اضافه کنید.
- افراد را تشویق کنید که هنگام @mention کردن افراد در چت، به خصوص در مکالمات و فضاهای گروهی بزرگتر، زمینه سطح بالایی را اضافه کنند. این کار باعث میشود همکاران بدون نیاز به بررسی کل فضا، راحتتر متوجه شوند که شما در سطح بالا به چه چیزی اشاره میکنید.
- برای کمک به کاربرانتان در پاسخ دادن به پیامهای خاص بدون ایجاد اختلال در مکالمه اصلی که در فضا در حال وقوع است، استفاده از قابلیت رشتهبندی درونخطی را در نظر بگیرید تا کاربرانتان بتوانند پاسخها را به مکالمات جداگانه تقسیم کنند. درباره استفاده از رشتهها در فضاها بیشتر بدانید .
- استفاده از فضاهای قابل کشف را برای موضوعاتی که نیازی به محدود شدن به افراد یا تیمهای خاص ندارند، در نظر بگیرید. با فضاهای قابل کشف، اطلاعات شفافتر هستند، سازمانها میتوانند درک مشترکی ایجاد کنند و اعضای جدید میتوانند به سرعت با مسائل آشنا شوند.
- کارمندان را تشویق کنید تا فضاهای کاری خودشان را ایجاد کنند. از رهبران بخواهید که به طور فعال از فضاها برای تشویق و الگوسازی دیگران برای پیروی از آنها استفاده کنند.
- با صاحبان و مدیران فضا در سازمان خود همکاری کنید تا مکالمات سالم را ترویج دهید، اطمینان حاصل کنید که موضوعات در مسیر مناسب قرار میگیرند و میزان دسترسی به فضا در سازمان خود را کنترل کنید.
مدیریت فضاها در سازمان شما
هر کسی که در سازمان شما فضایی ایجاد میکند، بهطور خودکار مالک فضا محسوب میشود و میتواند افراد بیشتری را به این نقش اختصاص دهد. برای جزئیات بیشتر، به بخش «درباره نقش خود به عنوان مالک یا مدیر فضا بیشتر بدانید» مراجعه کنید.
ممکن است به افراد دیگری در سازمان شما به طور خودکار نقش مالک فضا اختصاص داده شود. این امر به جلوگیری از فضاهای مدیریت نشده کمک میکند، به عنوان مثال، اگر مالک فضا، فضا را ترک کند یا حساب کاربری او حذف یا به حالت تعلیق درآید. اگر ایجادکنندهی مالک فضا دیگر عضو نباشد، به حداکثر ۳ نفر از اولین اعضای فعال فضا به طور خودکار نقش مالک فضا اختصاص داده میشود.
،این مقاله برای مدیران در نظر گرفته شده است. اگر میخواهید نحوه ایجاد و اتصال فضاها را بیاموزید، به راهنمای کاربر نهایی Spaces مراجعه کنید.
فضاها (Spaces) مکان اصلی در Google Workspace برای برقراری ارتباط، همکاری و انجام کار هستند. با Spaces، ایدهها میتوانند آزادانهتر جریان پیدا کنند، اطلاعات در همه زمانها قابل دسترسی است و کار میتواند به راحتی انجام شود. فضاها به سازمان شما کمک میکنند تا موضوعات را کشف و در مورد آنها همکاری کند و تیمها را در یک محیط کاری با ارتباط بهتر و بهرهوری بیشتر گرد هم میآورد.
قدرت فضاها
فضاها عبارتند از:
- یک مرکز کار
فضاها به عنوان یک مکان واحد برای کار، تصمیمات، اطلاعیهها و بحثهای یک تیم عمل میکنند. همه با دسترسی به محتوای یکسان و مشاهده تصمیمات، همگام میمانند. برنامههای فضای کاری و ابزارهای شخص ثالث در فضاها، درست در جایی که به آنها نیاز دارید، ادغام شدهاند. - موضوع محور
فضاهای موضوعی به افراد کمک میکنند تا به طور مؤثر فضاها را سازماندهی کرده و اعلانها را به طور مؤثر تنظیم کنند. - فضایی امن برای بحث و گفتگو
فضاها محیطی سریع، رسا و سبک با مکالمات دوستانهتر مبتنی بر چت و ایموجیها فراهم میکنند. این سبک ارتباطی غیررسمی، موانع تعامل را کاهش میدهد و گفتگوهای آزادتر و امنیت روانی بیشتری را برای افراد سازمان شما فراهم میکند.
فضاها یا مکالمات گروهی؟
همانطور که در بالا توضیح داده شد، فضاها برای بسیاری از اهداف ارتباطی ایدهآل هستند. ما فضاها را به عنوان مکان اصلی در فضای کاری برای همکاریهای پروژهای و تیمی و همچنین بحثهای اجتماعی و اشتراکگذاری دانش عمومی که به طور مداوم ادامه خواهد یافت، توصیه میکنیم.
مکالمات گروههای کوچک یا چتهای یک به یک برای پیامرسانی سریع و موردی، مانند توضیحات غیررسمی، پیگیریهای سریع، ارتباطات پشت پرده که به مخاطب زیادی نیاز ندارند و بحثهای بسیار زمانبر، عالی هستند.
برای جزئیات بیشتر در مورد اینکه چه زمانی ممکن است بخواهید از این ابزارها و سایر ابزارهای ارتباطی استفاده کنید، به بهترین شیوهها برای ارتباط گروهی مراجعه کنید.
بهترین شیوهها برای چیدمان فضاها
در اینجا چند پیشنهاد برای کمک به سازمان شما در استفاده مؤثر از فضاها ارائه شده است.
- در بیشتر مواقع، توصیه میکنیم که تاریخچه را به طور پیشفرض فعال کنید تا افراد بتوانند به دانش و بحثهایی که در گذشته اتفاق افتاده است، مراجعه کنند. وقتی تاریخچه غیرفعال باشد، ممکن است مکالمه قبل از اینکه همه افراد درگیر فرصت دیدن آن را داشته باشند، ناپدید شود. اگر نسخه Workspace شما این امکان را دارد، گزینه «تاریخچه همیشه روشن است» را تنظیم کنید.
- دستورالعملهای شرکت خود را برای آداب چت تنظیم و ابلاغ کنید. این دستورالعملها باید موقعیتهایی را پوشش دهند که میخواهید سازمان شما از ایمیل، پیامهای مستقیم، مکالمات گروههای کوچک یا فضاها استفاده کند و اینکه آیا زمان پاسخگویی مورد انتظار برای این کانالهای ارتباطی متفاوت است یا خیر.
- شما میتوانید گروهها را به یک فضا وارد کنید، اما این محدود به گروههایی با کمتر از ۱۰۰ عضو است. اگر میخواهید گروهی با بیش از ۱۰۰ کاربر را وارد کنید، میتوانید یک فضای قابل کشف جدید ایجاد کنید و سپس به اعضای گروه لینکی برای پیوستن به فضای جدید ارسال کنید.
- هنگام ایجاد، تغییر نام یا ارتقاء یک پیام مستقیم گروهی به یک فضا، باید از یک نام منحصر به فرد استفاده کنید. این شامل حروف بزرگ، علائم نگارشی و بینالمللی بودن آن میشود. به عنوان مثال، اگر فضایی به نام ناهار دارید، نمیتوانید از موارد زیر استفاده کنید:
- ناهار
- lun.h
- ناهار
- در اینجا چند دستورالعمل خاص وجود دارد که توصیه میکنیم:
- از فضاهایی برای بحثهای غیرهمزمان استفاده کنید که در آنها افراد مجبور نباشند همزمان آنلاین باشند. در عوض، میتوانند طبق برنامهی خودشان بخوانند و پاسخ دهند.
- از @mentions برای جلب توجه به افراد استفاده کنید و مطمئن شوید که به آنها اطلاع داده میشود. به کاربران اطلاع دهید که میتوانند از @all برای جلب توجه همه افراد در یک فضا استفاده کنند، اما به آنها یادآوری کنید که این کار به همه اطلاع میدهد. در نظر داشته باشید که مثالهایی از موقعیتهایی که این کار در سازمان شما توصیه میشود یا نمیشود را اضافه کنید.
- افراد را تشویق کنید که هنگام @mention کردن افراد در چت، به خصوص در مکالمات و فضاهای گروهی بزرگتر، زمینه سطح بالایی را اضافه کنند. این کار باعث میشود همکاران بدون نیاز به بررسی کل فضا، راحتتر متوجه شوند که شما در سطح بالا به چه چیزی اشاره میکنید.
- برای کمک به کاربرانتان در پاسخ دادن به پیامهای خاص بدون ایجاد اختلال در مکالمه اصلی که در فضا در حال وقوع است، استفاده از قابلیت رشتهبندی درونخطی را در نظر بگیرید تا کاربرانتان بتوانند پاسخها را به مکالمات جداگانه تقسیم کنند. درباره استفاده از رشتهها در فضاها بیشتر بدانید .
- استفاده از فضاهای قابل کشف را برای موضوعاتی که نیازی به محدود شدن به افراد یا تیمهای خاص ندارند، در نظر بگیرید. با فضاهای قابل کشف، اطلاعات شفافتر هستند، سازمانها میتوانند درک مشترکی ایجاد کنند و اعضای جدید میتوانند به سرعت با مسائل آشنا شوند.
- کارمندان را تشویق کنید تا فضاهای کاری خودشان را ایجاد کنند. از رهبران بخواهید که به طور فعال از فضاها برای تشویق و الگوسازی دیگران برای پیروی از آنها استفاده کنند.
- با صاحبان و مدیران فضا در سازمان خود همکاری کنید تا مکالمات سالم را ترویج دهید، اطمینان حاصل کنید که موضوعات در مسیر مناسب قرار میگیرند و میزان دسترسی به فضا در سازمان خود را کنترل کنید.
مدیریت فضاها در سازمان شما
هر کسی که در سازمان شما فضایی ایجاد میکند، بهطور خودکار مالک فضا محسوب میشود و میتواند افراد بیشتری را به این نقش اختصاص دهد. برای جزئیات بیشتر، به بخش «درباره نقش خود به عنوان مالک یا مدیر فضا بیشتر بدانید» مراجعه کنید.
ممکن است به افراد دیگری در سازمان شما به طور خودکار نقش مالک فضا اختصاص داده شود. این امر به جلوگیری از فضاهای مدیریت نشده کمک میکند، به عنوان مثال، اگر مالک فضا، فضا را ترک کند یا حساب کاربری او حذف یا به حالت تعلیق درآید. اگر ایجادکنندهی مالک فضا دیگر عضو نباشد، به حداکثر ۳ نفر از اولین اعضای فعال فضا به طور خودکار نقش مالک فضا اختصاص داده میشود.