यह लेख, एडमिन के लिए है. अगर आपको स्पेस बनाने और उनमें शामिल होने का तरीका जानना है, तो स्पेस के सामान्य उपयोगकर्ताओं के लिए सहायता पेज पर जाएं.
Google Workspace में स्पेस, बातचीत करने, साथ मिलकर काम करने, और काम पूरा करने के लिए मुख्य जगह है. स्पेस की मदद से, आइडिया को ज़्यादा आसानी से शेयर किया जा सकता है. साथ ही, जानकारी को कभी भी ऐक्सेस किया जा सकता है और काम को आसानी से पूरा किया जा सकता है. स्पेस की मदद से, आपका संगठन विषयों के बारे में जान सकता है और उन पर साथ मिलकर काम कर सकता है. साथ ही, स्पेस की मदद से टीमें एक-दूसरे से बेहतर तरीके से जुड़ सकती हैं और ज़्यादा बेहतर तरीके से काम कर सकती हैं.
स्पेस की अहमियत
स्पेस:
- काम करने का एक प्लैटफ़ॉर्म
स्पेस, टीम के काम, फ़ैसलों, सूचनाओं, और बातचीत के लिए एक ही प्लैटफ़ॉर्म के तौर पर काम करते हैं. सभी लोग एक ही कॉन्टेंट का इस्तेमाल कर पाते हैं और उन्हें फ़ैसलों के बारे में जानकारी मिलती रहती है. Workspace ऐप्लिकेशन और तीसरे पक्ष के टूल, स्पेस में इंटिग्रेट किए जाते हैं. ये टूल, आपको वहीं मिलते हैं जहां इनकी ज़रूरत होती है. - विषय के हिसाब से स्पेस
विषय के हिसाब से स्पेस बनाने की सुविधा से, लोगों को स्पेस को व्यवस्थित करने और सूचनाएं सेट अप करने में मदद मिलती है. - चर्चा करने के लिए सुरक्षित प्लैटफ़ॉर्म
स्पेस में, तेज़ी से और आसानी से बातचीत की जा सकती है. साथ ही, इसमें इमोजी का इस्तेमाल किया जा सकता है. बातचीत के इस अनौपचारिक तरीके से, लोगों को खुलकर बातचीत करने में आसानी होती है. साथ ही, इससे आपके संगठन के लोगों को मानसिक सुरक्षा मिलती है.
स्पेस या ग्रुप बातचीत?
स्पेस, बातचीत करने के कई लक्ष्यों के लिए सबसे सही होते हैं. इनके बारे में ऊपर बताया गया है. हमारा सुझाव है कि Workspace में, प्रोजेक्ट और टीम के साथ मिलकर काम करने के लिए Spaces का इस्तेमाल करें. साथ ही, सामाजिक चर्चाओं और सामान्य जानकारी शेयर करने के लिए भी इसका इस्तेमाल करें.
छोटे ग्रुप में बातचीत या किसी व्यक्ति के साथ सीधी बातचीत, तुरंत और खास मौकों पर मैसेज भेजने के लिए सबसे सही है. जैसे, अनौपचारिक स्पष्टीकरण, तुरंत फ़ॉलो अप, बैक चैनल कम्यूनिकेशन (ऐसे कम्यूनिकेशन जिनके लिए ज़्यादा ऑडियंस की ज़रूरत नहीं होती), और कुछ समय के लिए की जाने वाली बातचीत.
इन और अन्य कम्यूनिकेशन टूल का इस्तेमाल कब करना चाहिए, इस बारे में ज़्यादा जानने के लिए ग्रुप के सदस्यों से जुड़े रहने के सबसे सही तरीके लेख पढ़ें.
स्पेस सेट अप करने के सबसे सही तरीके
यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं, ताकि आपका संगठन स्पेस का बेहतर तरीके से इस्तेमाल कर सके.
- ज़्यादातर मामलों में, हमारा सुझाव है कि इतिहास को डिफ़ॉल्ट रूप से चालू करें, ताकि लोग पिछली बातचीत और जानकारी को देख सकें. बातचीत का इतिहास बंद होने पर, ऐसा हो सकता है कि बातचीत में शामिल सभी लोगों के देखने से पहले ही वह गायब हो जाए. अगर आपके Workspace वर्शन में इसकी अनुमति है, तो इतिहास हमेशा सेव रहता है विकल्प को सेट करें.
- चैट के शिष्टाचार से जुड़े अपनी कंपनी के दिशा-निर्देशों को सेट अप करें और उनके बारे में बताएं. इसमें यह जानकारी शामिल होनी चाहिए कि आपका संगठन ईमेल, डायरेक्ट मैसेज, छोटे ग्रुप में होने वाली बातचीत या स्पेस का इस्तेमाल कब करना चाहता है. साथ ही, यह भी बताना चाहिए कि क्या इन कम्यूनिकेशन चैनलों के लिए, जवाब देने के अनुमानित समय अलग-अलग हैं.
- किसी स्पेस में ग्रुप इंपोर्ट किए जा सकते हैं. हालांकि, यह सुविधा सिर्फ़ उन ग्रुप के लिए उपलब्ध है जिनमें 100 से कम सदस्य हैं. अगर आपको 100 से ज़्यादा सदस्यों वाले ग्रुप को इंपोर्ट करना है, तो ऐसा स्पेस बनाएं जिसका ऐक्सेस संगठन के सभी सदस्यों के साथ शेयर किया जा सके. इसके बाद, ग्रुप के सदस्यों को मैसेज भेजकर, उन्हें नए स्पेस में शामिल होने का लिंक दें.
- ग्रुप डायरेक्ट मैसेज को स्पेस में बदलते समय, उसका नाम बदलते समय या उसे बनाते समय, आपको एक यूनीक नाम का इस्तेमाल करना होगा. इसमें बड़े अक्षरों का इस्तेमाल, विराम चिह्न, और अंतरराष्ट्रीयकरण शामिल है. उदाहरण के लिए, अगर आपके पास लंच नाम का कोई स्पेस है, तो इसका इस्तेमाल नहीं किया जा सकता:
- luncH
- lun.h
- lŨnch
- यहां कुछ खास दिशा-निर्देश दिए गए हैं, जिनका हम पालन करने का सुझाव देते हैं:
- एसिंक्रोनस चर्चाओं के लिए स्पेस का इस्तेमाल करें. इनमें लोगों को एक ही समय पर ऑनलाइन रहने की ज़रूरत नहीं होती. इसके बजाय, वे अपने हिसाब से मैसेज पढ़ सकते हैं और उनका जवाब दे सकते हैं.
- किसी व्यक्ति का ध्यान खींचने के लिए, @नाम टैग करने की सुविधा का इस्तेमाल करें. इससे यह पक्का किया जा सकता है कि उन्हें सूचना मिल गई है. उपयोगकर्ताओं को बताएं कि वे किसी स्पेस में मौजूद सभी लोगों का ध्यान खींचने के लिए, @सभी का इस्तेमाल कर सकते हैं. हालांकि, उन्हें यह भी याद दिलाएं कि इससे सभी लोगों को सूचना मिलती है. उन स्थितियों के उदाहरण जोड़ें जिनमें आपके संगठन में इस सुविधा का इस्तेमाल करने का सुझाव दिया जाएगा या नहीं दिया जाएगा.
- लोगों को यह सुझाव दें कि वे चैट में किसी व्यक्ति को @mention करते समय, ज़्यादा जानकारी दें. ऐसा खास तौर पर बड़ी ग्रुप बातचीत और स्पेस में करें. इससे साथ काम करने वाले लोगों को यह समझने में आसानी होती है कि आपने किस बारे में बात की है. इसके लिए, उन्हें पूरे स्पेस की समीक्षा करने की ज़रूरत नहीं पड़ती.
- अपने उपयोगकर्ताओं को स्पेस में चल रही मुख्य बातचीत में रुकावट डाले बिना, किसी मैसेज का जवाब देने में मदद करने के लिए, इन-लाइन थ्रेडिंग का इस्तेमाल करें. इससे आपके उपयोगकर्ता, जवाबों को अलग-अलग बातचीत में बांट सकते हैं. स्पेस में थ्रेड इस्तेमाल करने के बारे में ज़्यादा जानें.
- ऐसे विषयों के लिए खोजे जा सकने वाले स्पेस का इस्तेमाल करें जिन्हें चुनिंदा लोगों या टीमों तक सीमित नहीं रखना है. स्पेस को खोजने की सुविधा की मदद से, जानकारी ज़्यादा पारदर्शी होती है. साथ ही, संगठन एक जैसी समझ विकसित कर सकते हैं और नए सदस्य तुरंत अपडेट हो सकते हैं.
- कर्मचारियों को अपने काम के लिए, खुद के स्पेस बनाने के लिए बढ़ावा दें. लीडर, स्पेस का इस्तेमाल करके अन्य लोगों को प्रोत्साहित करें और उन्हें भी ऐसा करने के लिए प्रेरित करें.
- अपने संगठन के स्पेस के मालिकों और मैनेजर के साथ मिलकर काम करें. इससे, बातचीत को बेहतर बनाया जा सकता है. साथ ही, यह पक्का किया जा सकता है कि विषय सही ट्रैक पर रहें. इसके अलावा, अपने संगठन में स्पेस की उपलब्धता को कंट्रोल किया जा सकता है.
अपने संगठन में स्पेस मैनेज करना
आपके संगठन में स्पेस बनाने वाला हर व्यक्ति, स्पेस का मालिक होता है. वह अन्य लोगों को भी यह भूमिका असाइन कर सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, स्पेस के मालिक या मैनेजर की भूमिका के बारे में जानें लेख पढ़ें.
आपके संगठन के अन्य लोगों को स्पेस के मालिक की भूमिका अपने-आप असाइन की जा सकती है. इससे ऐसे स्पेस को मैनेज करने में मदद मिलती है जिन्हें मैनेज नहीं किया जा रहा है. उदाहरण के लिए, अगर स्पेस का मालिक स्पेस छोड़ देता है या उसका खाता मिटा दिया जाता है या निलंबित कर दिया जाता है. अगर स्पेस बनाने वाला व्यक्ति अब सदस्य नहीं है, तो स्पेस के तीन सबसे पुराने सदस्यों को स्पेस के मालिक की भूमिका अपने-आप असाइन कर दी जाती है.