গুগল ওয়ার্কস্পেসে সাইন আপ করার পর, আপনি ও আপনার টিম ফাইল সংরক্ষণ, অ্যাক্সেস এবং শেয়ার করার জন্য গুগল ড্রাইভকে একটি একক স্থান হিসেবে ব্যবহার করতে পারবেন। কীভাবে শুরু করবেন, তা এখানে দেওয়া হলো।
ধাপ ১. গুগল ড্রাইভের প্রাথমিক বিষয়গুলো বুঝুন।
গুগল ড্রাইভ হলো এমন একটি জায়গা যেখানে আপনার প্রতিষ্ঠান তার সমস্ত ফাইল স্থানান্তর ও সংরক্ষণ করতে পারে। স্বাভাবিকভাবেই, আপনার প্রতিষ্ঠানের যে কারো ড্রাইভ-সহ লাইসেন্স থাকলে তিনি ড্রাইভ ব্যবহার করতে পারেন। তাদের জন্য আপনাকে কোনো ফোল্ডার বা ড্রাইভ তৈরি করতে হবে না।
- স্টোরেজ, আপলোড এবং ফাইল নিরাপত্তা কীভাবে কাজ করে তা জানুন:
- অন্যান্য কোলাবোরেশন বা ফাইল শেয়ারিং টুল থেকে একসাথে অনেক ফাইল মাইগ্রেট করুন। কীভাবে করবেন তা জানুন: গুগল ওয়ার্কস্পেস মাইগ্রেট সম্পর্কে ।
ধাপ ২. আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের ব্যক্তিদের সাথে কন্টেন্ট শেয়ার করা নিয়ন্ত্রণ করুন (এক্সটার্নাল শেয়ারিং)
আপনার ব্যবহারকারীরা বাইরের লোকেদের সাথে কতটা কন্টেন্ট শেয়ার করতে পারবে, তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। যেমন, শুধু নির্দিষ্ট কিছু ব্যবহারকারীই বাইরে শেয়ার করতে পারবে অথবা শুধু নির্দিষ্ট কিছু সংস্থার (বিশ্বস্ত ডোমেইন) সাথেই শেয়ার করতে পারবে।
জানুন কীভাবে: আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য বাহ্যিক শেয়ারিং পরিচালনা করবেন
ধাপ ৩. উন্নততর সহযোগিতার জন্য শেয়ার্ড ড্রাইভ সেট আপ করুন।
শেয়ার্ড ড্রাইভ হলো ড্রাইভ-এর বিশেষ ফোল্ডারের মতো, যেখানে টিমগুলো সহজেই একগুচ্ছ ফাইল ও ফোল্ডারে একসাথে কাজ করতে পারে, অথবা ব্যবহারকারীরা তথ্যের কোনো ভান্ডার অ্যাক্সেস করতে পারে। শেয়ার্ড ড্রাইভের ফাইলগুলোর মালিক কোনো ব্যক্তি নয়, বরং আপনার প্রতিষ্ঠান, যা কোনো ব্যবহারকারী চলে গেলে ভুলবশত ফাইল মুছে যাওয়া এড়াতে সাহায্য করে।
ডিফল্টরূপে, সকল ব্যবহারকারী তাদের প্রজেক্ট টিমের জন্য শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি এবং পরিচালনা করতে পারেন। সংবেদনশীল প্রজেক্ট বা টিমের ক্ষেত্রে, আপনি শেয়ার্ড ড্রাইভের সদস্য এবং বিষয়বস্তুর উপর আরও বেশি নিয়ন্ত্রণ রাখতে চাইতে পারেন। অথবা, আপনি হয়তো সবাইকে শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করার অনুমতি দিতে চাইবেন না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠান হন, তবে আপনি হয়তো শিক্ষকদের শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করার অনুমতি দিতে চাইবেন, কিন্তু শিক্ষার্থীদের নয়।
জেনে নিন কীভাবে: আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য শেয়ার্ড ড্রাইভ সেট আপ করুন।
ধাপ ৪। আপনার ব্যবহারকারীদের জন্য ডেস্কটপ ড্রাইভ অ্যাক্সেস সেট আপ করুন।
ডেস্কটপের জন্য গুগল ড্রাইভের মাধ্যমে ব্যবহারকারীরা ক্লাউড এবং তাদের ডিভাইসের মধ্যে কন্টেন্ট সিঙ্ক করতে পারেন, যার ফলে তারা:
- তাদের বিদ্যমান স্থানীয় ফাইলগুলো ক্লাউডের সাথে সিঙ্ক করার মাধ্যমে Drive ব্যবহার শুরু করুন।
- তারা যে সফটওয়্যার ব্যবহার করতে অভ্যস্ত, তা দিয়ে তাদের কম্পিউটারে গুগল ড্রাইভে সংরক্ষিত ফাইলগুলো, যার মধ্যে শেয়ার করা ড্রাইভের ফাইলও অন্তর্ভুক্ত, খুলতে পারা।
- বেশি লোকাল ডিস্ক স্পেস ব্যবহার না করেই কম্পিউটারের ফাইল সিস্টেম ব্যবহার করে ড্রাইভের ফাইলগুলো দেখা ও গোছানো যায়।
- নির্দিষ্ট ফাইল ও ফোল্ডারগুলো অফলাইনে সংরক্ষণ করুন।
জানুন কীভাবে: ডেস্কটপের জন্য গুগল ড্রাইভ চালু করুন
ধাপ ৫. আপনার ব্যবহারকারীদের প্রশিক্ষণ দিন।
আপনার ব্যবহারকারীরা যেন ড্রাইভের সর্বোচ্চ সুবিধা নিতে পারেন, এটি নিরাপদে ব্যবহার করতে পারেন এবং কার্যকরভাবে সহযোগিতা করতে পারেন, তা নিশ্চিত করতে তাদের সাথে নিম্নলিখিত রিসোর্সগুলো শেয়ার করুন।
ব্যবসায়িক ব্যবহারকারীদের জন্য আমাদের লার্নিং সেন্টারে শুরু করুন।
- ব্যবসায়িক ব্যবহারকারীদের জন্য ড্রাইভ লার্নিং সেন্টার — ড্রাইভে স্থানান্তরিত হওয়া, শেয়ার করা ড্রাইভে কাজ করা, ডেস্কটপের জন্য ড্রাইভ ব্যবহার করা এবং আরও অনেক বিষয়ে সাহায্যের জন্য।
- সহযোগিতা ও ডক্স-এর জন্য শিক্ষা কেন্দ্র - গুগল ডক্স, গুগল শিটস, গুগল স্লাইডস এবং আরও অনেক কিছুতে সাহায্যের জন্য।
ড্রাইভ এবং ডক্স এডিটর ব্যবহারে সাহায্য নিন
ধাপ ৬. (ঐচ্ছিক) উন্নত এবং এন্টারপ্রাইজ সেটিংস
আপনার প্রতিষ্ঠানের যদি উন্নত ডেটা নিরাপত্তা বা ড্রাইভ অ্যাক্সেসের প্রয়োজনীয়তা থাকে, তবে আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ড্রাইভকে কাস্টমাইজ করতে পারেন।
প্রবেশাধিকার এবং সংরক্ষণ নিয়ন্ত্রণ করুন
ডকস, শিটস এবং স্লাইডস-এ মোবাইল অ্যাক্সেসের অনুমতি দিন
আপনার সংস্থা যদি কোনো থার্ড-পার্টি মোবাইল ডিভাইস ম্যানেজমেন্ট (MDM) ব্যবহার করে, তাহলে Google Docs, Sheets, এবং Slides অ্যাপগুলো দিয়ে আপনার অ্যাপ্লিকেশন অ্যালাওলিস্ট আপডেট করুন। কীভাবে করবেন তা জানতে আপনার MDM প্রোভাইডারের সাথে যোগাযোগ করুন। দ্রষ্টব্য: Google এন্ডপয়েন্ট ম্যানেজমেন্ট ইতিমধ্যেই অনেক Google Workspace অ্যাপে অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয়।
আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য অ্যাপগুলোর অনুমতি না দিলেও, আপনার ব্যবহারকারীরা গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করে ফাইল আপলোড ও ডাউনলোড করতে পারবেন। কিন্তু তারা মোবাইল ডিভাইসে ডকুমেন্ট, স্প্রেডশিট বা স্লাইড সম্পাদনা করতে পারবেন না।
ব্যবহারকারী এবং শেয়ার করা ড্রাইভের জন্য স্টোরেজ সীমা নির্ধারণ করুন
আপনার Google Workspace সংস্করণ এবং ব্যবহারকারীর সংখ্যার উপর ভিত্তি করে আপনার প্রতিষ্ঠান স্টোরেজ পায়। যদি আপনার প্রতিষ্ঠানে পুলড স্টোরেজ থাকে, তবে আপনি প্রতিটি ব্যবহারকারী এবং শেয়ার্ড ড্রাইভের জন্য বরাদ্দকৃত স্টোরেজের পরিমাণ নির্ধারণ করে দিতে পারেন, যাতে কিছু ব্যবহারকারী তাদের ন্যায্য অংশের চেয়ে বেশি ব্যবহার না করে।
জানুন কীভাবে: স্টোরেজ সীমা নির্ধারণ করুন
অফলাইন অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করুন
কম্পিউটার ইন্টারনেট সংযোগে না থাকলেও ব্যবহারকারীরা তাদের গুগল ডক্স, শিটস এবং স্লাইডস অ্যাক্সেস করতে পারবে কি না, তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।
ডিফল্টরূপে, অফলাইন অ্যাক্সেসের অনুমতি দেওয়া থাকে এবং ব্যবহারকারীরা প্রয়োজন অনুযায়ী নিজেদের অ্যাকাউন্টের জন্য এটি চালু বা বন্ধ করতে পারেন। যেসব ব্যবহারকারী সংবেদনশীল বা গোপনীয় ফাইল নিয়ে কাজ করেন, তাদের জন্য আপনি এটি বন্ধ করে দিতে পারেন।
জানুন কীভাবে: ডকস এডিটর-এ অফলাইন অ্যাক্সেস সেট আপ করবেন
আপনার প্রতিষ্ঠানে কারা ড্রাইভ এবং গুগল ডক্স এডিটর ব্যবহার করে তা পরিচালনা করুন।
বেশিরভাগ গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণে ড্রাইভ এবং গুগল ডক্স, গুগল শিটস-এর মতো সহযোগিতামূলক পরিষেবা অন্তর্ভুক্ত থাকে। কিন্তু কিছু প্রতিষ্ঠান হয়তো নিয়ন্ত্রণ করতে চাইতে পারে যে, কারা ফাইল তৈরি করতে, ফাইল আপলোড করতে বা ড্রাইভ ব্যবহার করতে পারবে।
জানুন কীভাবে ডক্স তৈরি চালু বা বন্ধ করবেন।
নিয়ন্ত্রণ ভাগাভাগি
আরও সূক্ষ্ম শেয়ারিং নিয়ন্ত্রণের জন্য ট্রাস্ট রুল সেট আপ করুন।
আপনার প্রতিষ্ঠানের যদি অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক শেয়ারিং সীমাবদ্ধ করার জন্য আরও বিকল্পের প্রয়োজন হয়, তবে আপনি ট্রাস্ট রুল সেট আপ করতে পারেন। ট্রাস্ট রুল আপনাকে সাংগঠনিক ইউনিট, গ্রুপ, স্বতন্ত্র ব্যবহারকারী এবং ডোমেইনের মধ্যে ফাইল শেয়ারিং নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়।
জানুন কীভাবে: ড্রাইভ শেয়ারিংয়ের জন্য ট্রাস্ট রুল তৈরি ও পরিচালনা করবেন
নির্দিষ্ট দর্শকদের সাথে ফাইল শেয়ার করার জন্য সাধারণ অ্যাক্সেস বিকল্পগুলি সেট করুন।
টার্গেট অডিয়েন্স তৈরি করার মাধ্যমে আপনি ব্যবহারকারীদেরকে আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে তাদের বিভাগ বা ডিভিশনের মতো উপযুক্ত গ্রুপের সাথে কন্টেন্ট শেয়ার করতে সাহায্য করতে পারেন। টার্গেট অডিয়েন্স আপনার পুরো প্রতিষ্ঠানে অতিরিক্ত শেয়ার হওয়া প্রতিরোধ করতে সাহায্য করে।
জানুন কীভাবে: ড্রাইভে ফাইল শেয়ারিংয়ের জন্য সাধারণ অ্যাক্সেস অপশন সেট করবেন
ব্যবহারকারীরা ফাইলগুলিতে যে অ্যাক্সেস দিতে পারে তা সীমাবদ্ধ করুন।
যখন কোনো ব্যবহারকারী ফাইল অ্যাটাচমেন্টসহ ইমেল বা ক্যালেন্ডার ইনভাইট পাঠান, তখন প্রাপকদের অ্যাক্সেস দেওয়ার জন্য অনুরোধ করা হয়, যদি তাদের আগে থেকে সেই অ্যাক্সেস না থাকে। অতিরিক্ত শেয়ারিং বা ডেটা ফাঁস রোধ করতে আপনি প্রেরকের অ্যাক্সেসের পরিমাণ সীমিত করতে পারেন।
জানুন কীভাবে: ব্যবহারকারীরা ফাইলগুলিতে যে অ্যাক্সেস দিতে পারে তা সীমাবদ্ধ করুন
উন্নত ড্রাইভ বৈশিষ্ট্যগুলি সেট আপ করুন
শ্রেণিবিন্যাস লেবেল সেট আপ করুন
ড্রাইভের জন্য ক্লাসিফিকেশন লেবেল সেট আপ করার মাধ্যমে আপনি আপনার ব্যবহারকারীদের ফাইল শ্রেণীবদ্ধ করতে বা লেবেল দিতে সাহায্য করতে পারেন, যার ফলে ফাইলের ধরন ও অনুমোদন ট্র্যাক করা, নীতি প্রয়োগ করা এবং সার্চ উন্নত করা সম্ভব হয়। এই লেবেলগুলো ফাইলে মেটাডেটা যোগ করে, যেমন ফাইলের সংবেদনশীলতা, ডকুমেন্টের অবস্থা বা নির্ধারিত তারিখ।
জানুন কীভাবে: ক্লাসিফিকেশন লেবেল অ্যাডমিন হিসেবে কাজ শুরু করবেন।
কাস্টম ড্রাইভ টেমপ্লেট অনুমোদন করুন
আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্র্যান্ড গুরুত্বপূর্ণ, এবং এর প্রচারের একটি উপায় হলো ডকস, শীটস, স্লাইডস, ফর্মস এবং সাইটস-এর জন্য কাস্টম টেমপ্লেট তৈরি করা। আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেককে অথবা শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের কাস্টম টেমপ্লেট তৈরি করার অনুমতি দিতে পারেন।
জানুন কীভাবে: আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য কাস্টম টেমপ্লেট ব্যবহারের অনুমতি দিন
ফাইলগুলিতে এনক্রিপশনের আরেকটি স্তর যোগ করুন
আপনার সংস্থা যদি সংবেদনশীল মেধাস্বত্ব নিয়ে কাজ করে অথবা অত্যন্ত নিয়ন্ত্রিত কোনো শিল্পে কার্যক্রম পরিচালনা করে, তাহলে আপনি ব্যবহারকারীদের ক্লায়েন্ট-সাইডে এনক্রিপ্টেড ডকুমেন্ট এবং অন্যান্য ফাইল তৈরি করার সুযোগ দিতে পারেন, যা গুগল সার্ভার পাঠোদ্ধার করতে পারে না।
জানুন কীভাবে: ক্লায়েন্ট-সাইড এনক্রিপশন সম্পর্কে