এই ফিচারের জন্য সমর্থিত সংস্করণগুলো হলো: বিজনেস স্টার্টার (উল্লেখিত ব্যতিক্রম ছাড়া), বিজনেস স্ট্যান্ডার্ড, এবং বিজনেস প্লাস; এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড এবং এন্টারপ্রাইজ প্লাস; এডুকেশন ফান্ডামেন্টালস, এডুকেশন স্ট্যান্ডার্ড, এবং এডুকেশন প্লাস; এসেনশিয়ালস, এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস, এবং এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস প্লাস; ননপ্রফিটস; জি স্যুট বিজনেস। আপনার সংস্করণ তুলনা করুন।
একটি শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করতে, এর পরিবর্তে এখানে যান ।
প্রশাসক হিসেবে, আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন যে আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীরা কীভাবে গুগল ড্রাইভে সহযোগিতামূলক কাজের জন্য শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি ও ব্যবহার করতে পারবে। শেয়ার্ড ড্রাইভের ফাইলগুলোর মালিক কোনো ব্যক্তি নয়, বরং আপনার প্রতিষ্ঠান। যিনি ফাইলটি তৈরি করেছেন, তিনি আপনার প্রতিষ্ঠান ছেড়ে গেলেও ফাইলগুলো থেকে যায়, যা আপনাকে সম্ভাব্য ডেটা হারানোর ঝুঁকি এড়াতে সাহায্য করে।
আপনার ব্যবহারকারীদেরকে প্রতিষ্ঠান-ব্যাপী বা দলীয় ব্যবহারের জন্য উদ্দিষ্ট বিষয়বস্তু, যেমন প্রকল্পের পরিকল্পনা, গবেষণার ফলাফল বা দলীয় সভার নোটের জন্য শেয়ার্ড ড্রাইভ ব্যবহার করতে উৎসাহিত করুন। আপনার ব্যবহারকারীদেরকে ব্যক্তিগত ও গোপনীয় ফাইল, যেমন এক-এক সভার নোট, কর্মদক্ষতা মূল্যায়ন এবং কর্মজীবন উন্নয়ন পরিকল্পনা, 'মাই ড্রাইভ'-এ রাখতে বলুন।
এই পৃষ্ঠায়
- দ্রুত শুরু – আপনি শুধু শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করে একসাথে কাজ শুরু করতে চান। আপনাকে অনেক ফাইল সরাতে বা শেয়ারিং নিয়ন্ত্রণ করতে হবে না।
- প্রাথমিক সেটআপ – ড্রাইভ অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা যে মৌলিক সেটিংসগুলো ব্যবহার করতে পারেন, সে সম্পর্কে জানুন।
- উন্নত স্থাপন ও ব্যবস্থাপনা – আপনাকে প্রচুর পরিমাণে কন্টেন্ট স্থানান্তর করতে হবে এবং অতিরিক্ত শেয়ারিং থেকে সেটিকে সুরক্ষিত রাখতে হবে।
- আপনার ব্যবহারকারীদের প্রশিক্ষণ দিন
- যেসব ব্যবহারকারীর লাইসেন্সে শেয়ার্ড ড্রাইভ সাপোর্ট নেই, তাদের জন্য অ্যাক্সেস
দ্রুত শুরু
- "শেয়ার্ড ড্রাইভ কী?"-তে শেয়ার্ড ড্রাইভ এবং সেগুলি ব্যবহারের সেরা পদ্ধতি সম্পর্কে জানুন।
- শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করা এবং সদস্য যুক্ত করার পদ্ধতি জানুন। দ্রষ্টব্য: আপনি ড্রাইভ-এ শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করবেন, অ্যাডমিন কনসোলে নয়।
- (ঐচ্ছিক, বিজনেস স্টার্টার-এর জন্য উপলব্ধ নয় ) আপনি বহিরাগত ব্যবহারকারী, পরিদর্শক বা অ-সদস্যদের সাথে শেয়ারিং সীমিত করতে চান কিনা তা বিবেচনা করুন এবং শেয়ার করা ড্রাইভগুলির জন্য ডিফল্ট শেয়ারিং অনুমতি সেট করুন ।
- শেয়ার করা ড্রাইভে ফাইল ও ফোল্ডার যোগ করুন
প্রাথমিক সেটআপ
কারা শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করতে পারবে তা নির্ধারণ করুন। Google Workspace Business এবং Enterprise সংস্করণের জন্য, ডিফল্টরূপে সকল ব্যবহারকারী শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করতে পারে। Google Workspace for Education গ্রাহকদের জন্য, শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করার সুবিধা ডিফল্টরূপে বন্ধ থাকে।
নতুন শেয়ার্ড ড্রাইভগুলো কোন অর্গানাইজেশনাল ইউনিটে বরাদ্দ করা হবে তা নির্ধারণ করুন ।
ডিফল্টরূপে, শেয়ার করা ড্রাইভগুলো শীর্ষ সাংগঠনিক ইউনিটে বরাদ্দ করা হয় এবং সেই সাংগঠনিক ইউনিটের ড্রাইভ ডেটা নীতিগুলো প্রযোজ্য হয়। আরও সূক্ষ্ম নিয়ন্ত্রণের জন্য, আপনি সেগুলোকে শেয়ার করা ড্রাইভটির নির্মাতার সাংগঠনিক ইউনিটে, অথবা অন্য যেকোনো সাংগঠনিক ইউনিটে বরাদ্দ করতে পারেন।
ব্যবহারকারীদের জন্য প্রশিক্ষণ উপকরণ শেয়ার করুন।
উন্নত স্থাপন এবং ব্যবস্থাপনা
কন্টেন্ট স্থানান্তর বা শেয়ারিং ব্যবস্থাপনার প্রয়োজনে কীভাবে শেয়ার্ড ড্রাইভ ব্যবহার করতে হয়, তা বুঝতে এই ধাপগুলো আপনাকে সাহায্য করবে।
ধাপ ১. শেয়ার করা ড্রাইভে কন্টেন্ট কীভাবে স্থানান্তর করবেন তার পরিকল্পনা করুন।
- যদি আপনাকে অনেক ফাইল এবং ফোল্ডার শেয়ার্ড ড্রাইভে সরাতে হয়, তাহলে শেয়ার্ড ড্রাইভের সীমা এবং গুগল ড্রাইভের বৃহৎ মাইগ্রেশনের সেরা অনুশীলনগুলো পর্যালোচনা করুন।
- My Drive-এর ফোল্ডার কাঠামো অক্ষুণ্ণ রাখতে, অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এবং ম্যানেজার অ্যাক্সেস থাকা ব্যবহারকারীরা তাদের নিজেদের বা তাদের সাথে শেয়ার করা ফোল্ডারগুলো একটি শেয়ার্ড ড্রাইভে সরাতে পারেন। অন্যথায়, কন্ট্রিবিউটর বা তার চেয়ে উচ্চতর অ্যাক্সেস থাকা শেয়ার্ড ড্রাইভের সদস্যরা ফোল্ডার তৈরি করতে এবং ফাইল যোগ করতে পারেন।
- শেয়ার করা ড্রাইভে কারা ফাইল সরাতে পারবে তা নির্ধারণ করুন ।
ধাপ ২. উন্নত শেয়ার্ড ড্রাইভ শেয়ারিং, ডেটা সুরক্ষা এবং ডেটা সংরক্ষণের ব্যবস্থা সেট আপ করুন।
বিজনেস স্টার্টারের জন্য সমর্থিত নয়
শেয়ার করা ড্রাইভগুলোর জন্য ডিফল্ট শেয়ারিং অনুমতি সেট করুন ।
- শেয়ার করা ড্রাইভের কন্টেন্ট বাইরের ব্যবহারকারীদের সাথে বা যারা শেয়ার করা ড্রাইভের সদস্য নন, তাদের সাথে শেয়ার করা যাবে কিনা তা নির্ধারণ করুন।
- শেয়ার করা ড্রাইভে দর্শক ও মন্তব্যকারীরা ফাইল ডাউনলোড, প্রিন্ট এবং কপি করতে পারবে কিনা তা নির্ধারণ করুন।
- ম্যানেজার অ্যাক্সেস থাকা শেয়ার্ড ড্রাইভের সদস্যরা আপনার শেয়ারিং ডিফল্টগুলো ওভাররাইড করতে পারবে কিনা তা সেট করুন।
কন্টেন্ট ম্যানেজাররা ফোল্ডার শেয়ার করতে পারবে কিনা তা নির্ধারণ করুন।
দ্রষ্টব্য : শেয়ার করা ড্রাইভের শেয়ারিং অনুমতিগুলো গুগল ফর্মের অনুরোধগুলো কার সাথে শেয়ার করা যাবে তা সীমাবদ্ধ করে না।
আপনার সংস্থা যদি ড্রাইভের জন্য ডেটা লস প্রিভেনশন (DLP) নিয়ম ব্যবহার করে থাকে, তবে নিয়মগুলো পর্যালোচনা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সেগুলি আপনার শেয়ার করা ড্রাইভের ফাইলগুলির জন্য উপযুক্ত। ড্রাইভের জন্য DLP নিয়মগুলি সাংগঠনিক ইউনিট অনুযায়ী শেয়ার করা ড্রাইভের ফাইলগুলিতে প্রযোজ্য হয়। DLP এবং কীভাবে শেয়ার করা ড্রাইভগুলি সাংগঠনিক ইউনিটগুলিতে বরাদ্দ করা হয় সে সম্পর্কে আরও জানুন ।
আপনার সংস্থা যদি গুগল ড্রাইভে ফাইল সংরক্ষণের জন্য গুগল ভল্ট ব্যবহার করে থাকে, তাহলে শেয়ার করা ড্রাইভের ফাইলগুলোর জন্য সংরক্ষণের নিয়ম সেট করুন ।
আরও বিবেচ্য বিষয়:
- যখন আপনি শেয়ার করা ড্রাইভে ফাইল স্থানান্তর করেন, তখন যে ব্যবহারকারীদের সাথে ফাইলটি শেয়ার করা হয়েছে তারা অ্যাক্সেস হারাতে পারেন। শেয়ার করা ড্রাইভের শেয়ারিং সেটিংস কোনো ফাইলের ক্ষেত্রে ফাইল শেয়ারিংকে অগ্রাহ্য করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি ফাইলটি কোনো বহিরাগত ব্যবহারকারীর সাথে শেয়ার করা হয়ে থাকে কিন্তু শেয়ার করা ড্রাইভটির জন্য বহিরাগত শেয়ারিংয়ের অনুমতি না থাকে, তাহলে সেই বহিরাগত ব্যবহারকারী ফাইলটিতে অ্যাক্সেস হারাবেন।
- আপনার প্রতিষ্ঠানের কিছু ব্যবহারকারীর যদি এমন লাইসেন্স থাকে যা শেয়ার্ড ড্রাইভ সমর্থন করে না, যেমন কোনো ফ্রন্টলাইন সংস্করণ বা ক্লাউড আইডেন্টিটি প্রিমিয়াম, তাহলে এই পৃষ্ঠায় দেখে নিন কীভাবে এই ব্যবহারকারীরা শেয়ার্ড ড্রাইভের কন্টেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারবেন ।
- যাদের গুগল অ্যাকাউন্ট নেই, তাদের সাথে ফাইল ও ফোল্ডার শেয়ার করার অনুমতি দিতে চাইলে, আপনি ভিজিটর শেয়ারিং চালু করতে পারেন।
ধাপ ৩. (ঐচ্ছিক) শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করুন এবং ফাইলগুলো স্থানান্তর করুন।
নিম্নলিখিত পরিস্থিতিগুলিতে আপনি প্রশাসক হিসাবে শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করতে চাইতে পারেন:
- আপনি যদি শুধু নিজেকে এবং অন্যান্য প্রশাসকদের শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করতে ও ফাইল সরাতে অনুমতি দিতে চান, তাহলে আপনাকে অবশ্যই আপনার ব্যবহারকারীদের জন্য শেয়ার্ড ড্রাইভ সেট আপ করতে হবে।
- আপনার প্রতিষ্ঠান যদি সবেমাত্র শেয়ার্ড ড্রাইভ ব্যবহার শুরু করে থাকে এবং বহুল ব্যবহৃত শেয়ার্ড ড্রাইভগুলোর জন্য একটি কাঠামো প্রতিষ্ঠা করতে চান।
কীভাবে শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করতে হয়, সদস্য যোগ করতে হয় এবং তাদের অ্যাক্সেস লেভেল সেট করতে হয় তা জানুন । আপনি যদি শেয়ার্ড ড্রাইভের ম্যানেজার হন, তাহলে drive.google.com-এ সদস্য যোগ করতে পারেন। বিকল্পভাবে, আপনি অ্যাডমিন কনসোলেও সদস্য যোগ করতে পারেন।
গুরুত্বপূর্ণ: আপনি শেয়ার করা ড্রাইভে সদস্য যুক্ত না করা পর্যন্ত, শুধুমাত্র সেইসব ব্যবহারকারীরাই ফাইলগুলো অ্যাক্সেস করতে পারবেন যাদের সাথে ফাইলগুলো সরাসরি শেয়ার করা হয়েছে।
আপনার ব্যবহারকারীদের প্রশিক্ষণ দিন
আপনার ব্যবহারকারীদের শেয়ার করা ড্রাইভের সর্বোচ্চ সুবিধা পেতে সাহায্য করার জন্য, নিম্নলিখিত রিসোর্সগুলো শেয়ার করুন:
- শেয়ার্ড ড্রাইভ দিয়ে শুরু করুন
- শেয়ার করা ড্রাইভে একসাথে কাজ করুন
- শেয়ার্ড ড্রাইভের মাধ্যমে ফাইল বা ফোল্ডার সংরক্ষণ ও শেয়ার করুন
যেসব ব্যবহারকারীর লাইসেন্সে শেয়ার্ড ড্রাইভ সাপোর্ট নেই, তাদের জন্য অ্যাক্সেস
যেকোনো ফ্রন্টলাইন সংস্করণ, জি স্যুট বেসিক, ক্লাউড আইডেন্টিটি প্রিমিয়াম, এবং ক্লাউড আইডেন্টিটি ফ্রি লাইসেন্সধারী ব্যবহারকারীদের জন্য শেয়ার্ড ড্রাইভের সুবিধা নির্ভর করে শেয়ার্ড ড্রাইভটি আপনার প্রতিষ্ঠানের ভিতরে বা বাইরে অবস্থিত কিনা তার উপর।
অভ্যন্তরীণ শেয়ার করা ড্রাইভ
এই ব্যবহারকারীদের শেয়ার্ড ড্রাইভের সদস্য হিসেবে যুক্ত করা যেতে পারে, কিন্তু শুধুমাত্র 'ভিউয়ার' (দেখার) অধিকারসহ। তবে, যদি শেয়ার্ড ড্রাইভের কোনো ফাইল সরাসরি তাদের সাথে শেয়ার করা হয়, তাহলে তাদের সেই ফাইলে মন্তব্য বা সম্পাদনা করার অনুমতিও দেওয়া হতে পারে। সদস্য হওয়া সত্ত্বেও, তারা শেয়ার্ড ড্রাইভে ফাইল আপলোড করতে পারে না।
বাহ্যিক শেয়ার ড্রাইভ
এই ব্যবহারকারীদের বাহ্যিক শেয়ার্ড ড্রাইভের সদস্য হিসেবে যুক্ত করা যেতে পারে এবং ম্যানেজার সহ যেকোনো অ্যাক্সেস লেভেল থাকতে পারে।