अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना

यह लेख, एडमिन के लिए है. अपनी फ़ाइलें शेयर करने या उनके लिए अनुमतियां सेट करने का तरीका जानने के लिए, Google Drive से फ़ाइलें शेयर करना लेख पढ़ें.

यह सुविधा, Google Workspace, Cloud Identity, और G Suite के सभी वर्शन के लिए उपलब्ध है

एडमिन यह कंट्रोल कर सकते हैं कि उपयोगकर्ता, Google Docs, Sheets, Slides, Sites, My Maps, और शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें और फ़ोल्डर, अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर कर सकते हैं या नहीं. आपके पास यह दिखाने के लिए इंडिकेटर चालू करने का विकल्प भी है कि शेयर की गई ड्राइव या Drive में मौजूद कोई फ़ाइल, आपके संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति के मालिकाना हक वाली है या उसके साथ शेयर की गई है.

ध्यान दें: Gem, Google Drive में सेव और शेयर किए जाते हैं. इसलिए, Drive की शेयर करने की सेटिंग, Gem पर भी लागू होती हैं. किसी Gem में शामिल Google की सभी फ़ाइलें, उस Gem को ऐक्सेस करने वाले हर व्यक्ति के साथ शेयर की जाती हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Gem शेयर करने की सुविधा चालू या बंद करना लेख पढ़ें.

ध्यान दें: Drive की शेयर करने की सेटिंग, Gemini Business में शेयर करने पर भी लागू होती हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Workspace के डेटा को ऐक्सेस करने के लिए, Gemini Business और Enterprise की सेटिंग कंट्रोल करना लेख पढ़ें.

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ध्यान दें: Google खाते का इस्तेमाल न करने वाले संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर करने की सुविधा को कंट्रोल करने के लिए, विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा चालू या बंद करें.

शेयर करने की सेटिंग के उदाहरण

किसी ग्रुप या संगठन की इकाई के लिए, शेयर करने की कस्टम सेटिंग सेट अप करना

ऐसा हो सकता है कि आपको सिर्फ़ कुछ ग्रुप या संगठन की इकाइयों के उपयोगकर्ताओं को संगठन से बाहर कॉन्टेंट शेयर करने की अनुमति देनी हो. साथ ही, बाकी सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा बंद करनी हो. ऐसा Drive की शेयर करने की सेटिंग या ट्रस्ट रूल की मदद से किया जा सकता है.

Drive की शेयर करने की सेटिंग का इस्तेमाल करके:

  1. अगर आपने ऐसा नहीं किया है, तो उपयोगकर्ताओं को संगठन की इकाइयों या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप में शामिल करें.
  2. अगले सेक्शन में बताए गए तरीके से, संगठन की टॉप इकाई के लिए, संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा बंद करें.
  3. बाईं ओर, उस ग्रुप या संगठन की इकाई पर क्लिक करें जिसे आपको संगठन से बाहर शेयर करने की अनुमति देनी है.

    अहम जानकारी: ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाई की सेटिंग पर लागू होती हैं. अगर कोई उपयोगकर्ता एक से ज़्यादा ग्रुप में शामिल है, तो उस पर सबसे ज़्यादा प्राथमिकता वाले ग्रुप की सेटिंग लागू होती है.

  4. संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू करें.

ट्रस्ट रूल का इस्तेमाल करके: Drive की शेयर करने की सेटिंग के लिए, ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना लेख में, इस बारे में जानें.

संगठन से बाहर के उन उपयोगकर्ताओं के साथ कॉन्टेंट शेयर करना जिनके पास Google खाते नहीं हैं

विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा चालू करके, उपयोगकर्ताओं को संगठन से बाहर के उन लोगों के साथ फ़ाइलें और फ़ोल्डर शेयर करने की अनुमति दी जा सकती है जिनके पास Google खाते नहीं हैं. आपके पास यह तय करने का विकल्प है कि विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा, सभी के लिए चालू की जाए या सिर्फ़ भरोसेमंद डोमेन के लिए. निर्देशों के लिए, विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा का इस्तेमाल करके, Google खाते का इस्तेमाल न करने वाले लोगों के साथ फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति देना लेख पढ़ें.

संगठन से बाहर सिर्फ़ चुनिंदा फ़ोल्डर में मौजूद कॉन्टेंट शेयर करने की अनुमति देना

यह सुविधा इन वर्शन में इस्तेमाल की जा सकती है: Business Starter, Business Standard, और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

Admin console में उपलब्ध शेयर करने की सेटिंग, संगठन की इकाइयों या ग्रुप के हिसाब से उपयोगकर्ताओं पर लागू होती हैं. आपके पास, उपयोगकर्ताओं की 'मेरी ड्राइव' में मौजूद अलग-अलग फ़ोल्डर को कंट्रोल करने का विकल्प नहीं होता.

सिर्फ़ चुनिंदा फ़ाइलों को संगठन से बाहर शेयर करने की अनुमति देने के लिए, शेयर की गई ड्राइव का इस्तेमाल किया जा सकता है. इस तरीके में, शेयर की गई ड्राइव, फ़ोल्डर की तरह काम करती है.

  1. बिना सदस्यों वाली संगठन की एक इकाई बनाएं.
  2. अगले सेक्शन में बताए गए तरीके से, संगठन की टॉप इकाई के लिए, संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा बंद करें.
  3. संगठन की नई इकाई के लिए, संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू करें. इससे, संगठन की टॉप इकाई के लिए सेट की गई सेटिंग बदल जाएगी.
  4. (ज़रूरी नहीं) संगठन से बाहर के उन लोगों के साथ शेयर करने की अनुमति देने के लिए जिनके पास Google खाते नहीं हैं, संगठन की नई इकाई के लिए, विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा चालू करें.
  5. शेयर की गई ड्राइव बनाएं. इसमें संगठन से बाहर शेयर करने के लिए, फ़ाइलें और फ़ोल्डर सेव किए जा सकते हैं.
  6. उन लोगों की पहचान करें जिन्हें संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति है. इसके बाद, उन लोगों को शेयर की गई ड्राइव के सदस्यों के तौर पर जोड़ें जिनके पास योगदान करने वाला, कॉन्टेंट मैनेजर या मैनेजर का ऐक्सेस लेवल है. अगर आपके पास कई उपयोगकर्ता हैं, तो उन्हें एक ग्रुप के तौर पर जोड़ें.

    ध्यान दें:

  7. शेयर की गई ड्राइव को संगठन की नई इकाई में असाइन करें.
  8. कॉन्टेंट को शेयर की गई ड्राइव में ले जाएं.
  9. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको शेयर की गई ड्राइव में कॉन्टेंट जोड़े जाने और उसे संगठन से बाहर शेयर किए जाने पर सूचना चाहिए, तो रिपोर्टिंग का नियम सेट अप करें. यह नियम Drive के लॉग इवेंट पर आधारित होगा.

Drive में मौजूद फ़ाइलों और फ़ोल्डर को संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू या बंद करना

Drive में मौजूद कॉन्टेंट को अपने संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर करना, मिलकर काम करने की एक अहम प्रोसेस हो सकती है. हालांकि, इससे डेटा लीक होने का खतरा भी होता है. अगर संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू की जाती है, तो शेयर करने की सुविधा को सीमित करने के विकल्प मिलते हैं. जैसे, शेयर करने से पहले उपयोगकर्ताओं को चेतावनी देना या लिंक शेयर करने की सुविधा बंद करना.

अगर संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा बंद की जाती है, तो उपयोगकर्ता इन आइटम को संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर नहीं कर पाएंगे:

  • Docs, Sheets, और Slides में बनाए गए आइटम के लिए न्योते
  • Drive में सेव की गई फ़ाइलों के लिंक
  • ईमेल में अटैच किए गए आइटम. इन्हें सीधे डिवाइसों से अपलोड किया गया हो या Drive में सेव किया गया हो

संगठन से बाहर के लोग, पहले से शेयर किए गए किसी भी आइटम को ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे.

आपके पास, संगठन से बाहर के लोगों से आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं को मिलने वाले इन आइटम को भी ब्लॉक करने का विकल्प है. ये पाबंदियां, संगठन से बाहर के ग्रुप सदस्यों पर लागू होती हैं. जब फ़ाइलें ऐसे ग्रुप के साथ शेयर की जाती हैं जिसमें संगठन से बाहर के उपयोगकर्ता शामिल हैं, तो वे उपयोगकर्ता उन फ़ाइलों को ऐक्सेस नहीं कर पाते.

ध्यान दें: पाबंदियां, ग्रुप लेवल पर नहीं, बल्कि उपयोगकर्ता लेवल पर लागू होती हैं. इसलिए, संगठन से बाहर के किसी ग्रुप के साथ फ़ाइलें शेयर की जा सकती हैं. हालांकि, उस ग्रुप में शामिल संगठन से बाहर के ऐसे उपयोगकर्ता, शेयर करने की सेटिंग की वजह से फ़ाइलें ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे जिनके लिए शेयर करने की सुविधा ब्लॉक की गई है.

संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू या बंद करने के लिए:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (एडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों पर लागू होती हैं. ज़्यादा जानें

  4. संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा चालू करने के लिए, चालू पर क्लिक करें और शेयर करने के विकल्प चुनें.
  5. संगठन से बाहर शेयर करने की सुविधा बंद करने के लिए, बंद पर क्लिक करें. आपके पास, संगठन से बाहर के कॉन्टेंट को अपने उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर करने से रोकने का विकल्प भी है. इसमें, तीसरे पक्ष के स्टोरेज सिस्टम में मौजूद कॉन्टेंट भी शामिल है.
  6. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, संगठन की किसी इकाई के लिए, बदलाव लागू करें पर क्लिक किया जा सकता है.

    बाद में, इनहेरिट की गई वैल्यू को रीस्टोर करने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. किसी ग्रुप के लिए, सेटिंग हटाएं पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग थोड़ी-थोड़ी देर के लिए लागू हो सकती हैं.

संगठन से बाहर के सिर्फ़ कुछ डोमेन के साथ, फ़ाइल शेयर करने की अनुमति देना

आपके पास, सिर्फ़ भरोसेमंद (अनुमति वाले) डोमेन के साथ फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति देने का विकल्प है. अनुमति वाले डोमेन की सूची का इस्तेमाल करके, शेयर करने की सुविधा को सीमित करने पर:

  • डोमेन, Google Workspace का डोमेन होना चाहिए. हालांकि, अगर विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो यह ज़रूरी नहीं है.
  • फ़ाइलें शेयर करने के लिए, अनुमति वाले डोमेन की सूची में सिर्फ़ कुछ डोमेन नहीं चुने जा सकते. इसमें, सभी भरोसेमंद डोमेन शामिल होते हैं.
  • उपयोगकर्ता, निजी खातों के साथ फ़ाइलें शेयर नहीं कर सकते.
  • अगर आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं के पास Cloud Identity और Google Workspace, दोनों ही प्लैटफ़ॉर्म के लाइसेंस हैं, तो अनुमति वाले डोमेन की सूची, Cloud Identity के उपयोगकर्ताओं पर भी लागू होती है.

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरत हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप पर सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

अगर आपने ऐसा नहीं किया है, तो अनुमति वाले डोमेन की सूची में भरोसेमंद डोमेन जोड़ें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (एडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों पर लागू होती हैं. ज़्यादा जानें

  4. अनुमति वाले डोमेन की सूची में शामिल डोमेन पर क्लिक करें और शेयर करने के विकल्प चुनें.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, संगठन की किसी इकाई के लिए, बदलाव लागू करें पर क्लिक किया जा सकता है.

    बाद में, इनहेरिट की गई वैल्यू को रीस्टोर करने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. किसी ग्रुप के लिए, सेटिंग हटाएं पर क्लिक करें.

  6. (सिर्फ़ फ़ॉर्म के लिए) शेयर करने की सेटिंग में जाकर, फ़ॉर्म के जवाब पर क्लिक करें. तय करें कि आपके डोमेन के उपयोगकर्ता, संगठन से बाहर बनाए गए फ़ॉर्म के जवाब दे सकते हैं या नहीं. साथ ही, यह भी तय करें कि वे जवाब पाने के लिए, फ़ॉर्म को संगठन से बाहर शेयर कर सकते हैं या नहीं.

    ध्यान दें: अगर ये विकल्प बंद किए जाते हैं, तो फ़ॉर्म का जवाब देने वाले लोगों पर, Google Drive की शेयर करने की सेटिंग लागू होती हैं.

  7. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, संगठन की किसी इकाई के लिए, बदलाव लागू करें पर क्लिक किया जा सकता है.

    बाद में, इनहेरिट की गई वैल्यू को रीस्टोर करने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. किसी ग्रुप के लिए, सेटिंग हटाएं पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग थोड़ी-थोड़ी देर के लिए लागू हो सकती हैं.

संगठन से बाहर शेयर की गई फ़ाइलों के लिए, इंडिकेटर चालू या बंद करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, जब शेयर की गई ड्राइव या Drive में मौजूद कोई फ़ाइल, आपके संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति के मालिकाना हक वाली होती है या उसके साथ शेयर की जाती है, तो संगठन से बाहर की चेतावनी देने वाला इंडिकेटर दिखता है. हालांकि, आपके पास कुछ या सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, यह सेटिंग चालू या बंद करने का विकल्प है. अगर यह सेटिंग बंद की जाती है, तब भी Drive के लॉग इवेंट में, संगठन से बाहर शेयर की गई फ़ाइलों की समीक्षा की जा सकती है.

इंडिकेटर चालू या बंद करने के लिए:

शुरू करने से पहले: अगर ज़रूरत हो, तो किसी डिपार्टमेंट या ग्रुप पर सेटिंग लागू करने का तरीका जानें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई (अक्सर डिपार्टमेंट के लिए इस्तेमाल की जाती है) या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप (एडवांस) चुनें.

    ग्रुप की सेटिंग, संगठन की इकाइयों पर लागू होती हैं. ज़्यादा जानें

  4. इंडिकेटर चालू या बंद करने के लिए, संगठन से बाहर की फ़ाइलें हाइलाइट करें पर क्लिक करें इसके बाद संगठन से बाहर की फ़ाइलें हाइलाइट करें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं या हटाएं.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, संगठन की किसी इकाई के लिए, बदलाव लागू करें पर क्लिक किया जा सकता है.

    बाद में, इनहेरिट की गई वैल्यू को रीस्टोर करने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें. किसी ग्रुप के लिए, सेटिंग हटाएं पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 24 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग थोड़ी-थोड़ी देर के लिए लागू हो सकती हैं.

इंडिकेटर दिखने के तरीके के बारे में जानकारी

चेतावनी देने वाला इंडिकेटर चालू होने पर, यह Drive में मौजूद उन फ़ाइलों के लिए दिखता है जो आपके संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति के मालिकाना हक वाली हैं या उसके साथ शेयर की गई हैं. हालांकि, इसके कुछ अपवाद भी हैं:

यह कंट्रोल करना कि दूसरे संगठन के मालिकाना हक वाली शेयर की गई ड्राइव में, कॉन्टेंट कौन ले जा सकता है

आपके पास, संगठन से बाहर के सोर्स या टारगेट वाली शेयर की गई ड्राइव से कॉन्टेंट को एक से दूसरी जगह ले जाने की अनुमति देने या उसे ब्लॉक करने का विकल्प है. उदाहरण के लिए:

  • आपके पास, अपने संगठन में मौजूद शेयर की गई ड्राइव से, संगठन से बाहर की शेयर की गई ड्राइव या संगठन से बाहर के किसी उपयोगकर्ता की 'मेरी ड्राइव' में कॉन्टेंट ले जाने की सुविधा ब्लॉक करने का विकल्प है.
  • आपके पास, अपने संगठन में मौजूद किसी उपयोगकर्ता की 'मेरी ड्राइव' से, संगठन से बाहर की शेयर की गई ड्राइव में कॉन्टेंट ले जाने की सुविधा ब्लॉक करने का विकल्प है.

ज़्यादा जानकारी के लिए, यह तय करना कि संगठन से बाहर की शेयर की गई ड्राइव में, कॉन्टेंट कौन ले जा सकता है लेख पढ़ें.

Drive की शेयर करने की सेटिंग मैनेज करने के लिए, ट्रस्ट रूल का इस्तेमाल करना

यह सुविधा इन वर्शन में इस्तेमाल की जा सकती है: Frontline Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; Enterprise Essentials Plus. अपने वर्शन की तुलना करें

संगठन से बाहर शेयर करने के लिए, Drive की सेटिंग का इस्तेमाल करने के बजाय, ट्रस्ट रूल का इस्तेमाल किया जा सकता है. इससे, संगठन के अंदर और बाहर, दोनों जगह शेयर करने की सुविधा मैनेज की जा सकती है. ट्रस्ट रूल इस्तेमाल करने से, आपको Drive की 'शेयर करने की सेटिंग' से जुड़े ज़्यादा कंट्रोल मिलेंगे. इनकी मदद से तय किया जा सकता है कि आपके उपयोगकर्ता किन लोगों के साथ मिलकर काम कर सकते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, Drive की शेयर करने की सेटिंग के लिए, ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना लेख पढ़ें.

उन उपयोगकर्ता खातों का क्या होगा जिनके पास अब Drive का ऐक्सेस नहीं है?

अगर आपके संगठन में किसी उपयोगकर्ता के खाते के लिए, Drive और Docs की सेवा उपलब्ध नहीं है, तो उसके मालिकाना हक वाली फ़ाइलें सिर्फ़ आपके संगठन में शेयर की जा सकती हैं. भले ही, उसकी फ़ाइलों पर लागू शेयर करने की सेटिंग में, संगठन से बाहर शेयर करने की अनुमति दी गई हो. उदाहरण के लिए, अगर उसके खाते से Google Workspace का लाइसेंस हटा दिया गया है, तो ऐसा हो सकता है.

उपयोगकर्ता की फ़ाइलों से, संगठन से बाहर शेयर करने की पाबंदी हटाने के लिए, उसके खाते में Archived User (AU) लाइसेंस जोड़ा जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, Archived User लाइसेंस जोड़ना लेख पढ़ें.