این مقاله انتقال محتوا به/از درایوهای مشترک را شرح نمیدهد. برای جزئیات بیشتر، به «انتقال محتوا به درایو مشترک» مراجعه کنید.
پوشههای اشتراکی با درایوهای اشتراکی متفاوت هستند. انتقال یک مورد از یک پوشه اشتراکی ممکن است افرادی که میتوانند آن را ببینند و مجوزهای اعمال شده برای آن مورد را تغییر دهد. به جای اشتراکگذاری ساده پوشهها، استفاده از درایوهای اشتراکی در سازمان خود را در نظر بگیرید.
توجه : اگر پوشههایی با تعداد زیادی فایل یا زیرپوشه را جابجا کنید، ممکن است انتقال همه موارد به مکان جدید کمی طول بکشد.
قبل از اینکه شروع کنی
برای انتقال فایلها یا پوشهها از یک پوشه مشترک به My Drive :
- مطمئن شوید که مورد را با دسترسی ویرایش به اشتراک میگذارید.
- تنظیمات مربوط به «ویرایشگران میتوانند مجوزها را تغییر دهند و اشتراکگذاری کنند» را برای فایل یا پوشه فعال کنید. برای دستورالعملها، به «محدود کردن گزینههای اشتراکگذاری در فایلهای درایو» بروید.
مجوزهای فایل
انتقال یک فایل یا پوشه از یک پوشه مشترک به My Drive یک انتقال است و نه یک کپی. محتوای منتقل شده دیگر در پوشه مشترک نیست. در نتیجه:
- هر مجوزی که محتوای منتقلشده از پوشه اشتراکی به ارث برده باشد، حذف میشود. علاوه بر مجوزهای دیگری که به صراحت تنظیم شدهاند، مجوزهای جدیدی را از پوشه مقصد به ارث میبرد.
- کاربران دیگر فایلها یا پوشههای منتقلشده را در پوشه مشترک نمیبینند.
مثال
- یک کاربر فایلی را با کاربران A و B به اشتراک گذاشت.
کاربران A و B صرف نظر از محل فایل، به آن دسترسی دارند. - یک کاربر فایلی را که در پوشه X ذخیره شده بود با کاربران A و C به اشتراک گذاشت.
کاربران A، B و C به فایل دسترسی دارند. - فایلی که با کاربر D به اشتراک گذاشته شده است به پوشه Y منتقل میشود.
کاربران A، B و D به فایل دسترسی دارند، اما کاربر C دیگر آن را در پوشه X نمیبیند و دیگر به فایل دسترسی ندارد.
اعلانها هنگام جابجایی فایلها
وقتی کاربری فایلی را از یک پوشه مشترک به My Drive منتقل میکند، قبل از اجرای این انتقال، هشداری را مشاهده میکند. این اعلان به کاهش خطر جابجایی تصادفی فایلها و حذف دسترسی سایر کاربران کمک میکند.
اگر کاربر به انتقال ادامه دهد، پیام دیگری را مشاهده میکند که او را از تغییر مطلع میکند و به او فرصتی میدهد تا آن را لغو کند.
کاربران همچنین میتوانند فعالیت فایلها و پوشهها را در My Drive پیگیری کنند تا سابقه هرگونه تغییر، از جمله اعلانهای مربوط به جابجایی فایلها را مشاهده کنند. بنابراین، اگر پوشهای را از My Drive به اشتراک بگذارید و کسی موردی را از پوشه مشترک خارج کند، میتوانید در سابقه فعالیت، اعلانی مبنی بر حذف فایل مشاهده کنید. این اعلان همچنین به شما میگوید چه کسی و چه زمانی فایل را جابجا کرده است.
سازمان شما چه کاری باید انجام دهد؟
اگر سازمان شما ساختار پوشه اشتراکی گستردهای ندارد، ممکن است نیازی به انجام کاری نداشته باشید. با این حال، سازمانهایی که به طور گسترده از پوشههای اشتراکی استفاده میکنند، ممکن است:
- به جای اشتراکگذاری پوشهها، استفاده از درایوهای مشترک در سازمان خود را در نظر بگیرید — بخوانید درایوهای مشترک چیستند؟
- پوشههای اشتراکی خود را به دسترسی فقط برای مشاهده قفل کنید — اگر کاربری فقط دسترسی مشاهده به یک پوشه را داشته باشد، نمیتواند فایلی را به آن اضافه یا حذف کند. این امنترین راه برای اطمینان از این است که کسی محتوایی را به یک پوشه اشتراکی اضافه یا حذف نمیکند. با این حال، یک فرآیند کاری برای شناسایی افرادی که تنظیمات اشتراکگذاری ویرایش را برای یک پوشه اشتراکی دارند، ایجاد کنید. از طرف دیگر، ممکن است بخواهید به کاربران خود آموزش دهید که در مورد اعطای دسترسی ویرایش به پوشههای اشتراکی مراقب باشند.
- به جای جابجایی فایلها، میانبر اضافه کنید — به کاربران خود آموزش دهید تا در هر جایی که میخواهند به فایلی از پوشه دیگر دسترسی پیدا کنند، میانبر اضافه کنند. آنها را به «ایجاد میانبر برای یک فایل یا پوشه» و «یافتن فایلها و پوشهها با میانبرهای Google Drive» ارجاع دهید.
نکته : اگر موردی در ریشه My Drive شما نمایش داده میشود که قبلاً آنجا نبود، بخش «یافتن فایلی که فکر نمیکنید حذف کردهاید» را مطالعه کنید.