আমরা গুগল ড্রাইভে একাধিক ফোল্ডারে রাখা ফাইল ও ফোল্ডারগুলোকে শর্টকাট দিয়ে প্রতিস্থাপন করছি। অতীতে, ব্যবহারকারীরা বিভিন্ন স্থানে আইটেম রাখতে পারতেন, যার ফলে একাধিক প্যারেন্ট ফোল্ডার তৈরি হতো এবং বিভ্রান্তি সৃষ্টি হতো।
প্রতিস্থাপনটি কীভাবে কাজ করবে?
যখন আইটেমগুলিকে শর্টকাট দিয়ে প্রতিস্থাপন করা হয়:
- যেসব আইটেম বর্তমানে একাধিক স্থানে রয়েছে, সেগুলোর ক্ষেত্রে আমরা একটি ছাড়া বাকি সব স্থান মুছে ফেলি এবং মুছে ফেলা আইটেমগুলোর জায়গায় শর্টকাট যুক্ত করি।
- প্রতিস্থাপনের সিদ্ধান্তটি মূল ফাইল ও ফোল্ডারের মালিকানার উপর ভিত্তি করে নেওয়া হবে এবং সহযোগিতামূলক কাজে যাতে সর্বনিম্ন ব্যাঘাত ঘটে, তা নিশ্চিত করার জন্য অন্যান্য সমস্ত ফোল্ডারের প্রবেশাধিকার ও কার্যকলাপও বিবেচনা করা হবে।
- প্রতিস্থাপন প্রক্রিয়াটি ফাইল ও ফোল্ডারগুলির মালিকানা বা শেয়ার করার অনুমতি পরিবর্তন করবে না।
- প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় এবং এর জন্য আপনার বা আপনার ব্যবহারকারীদের কোনো পদক্ষেপের প্রয়োজন নেই।
ড্রাইভ যখন আইটেম স্থানান্তর করে এবং শর্টকাট তৈরি করে, তখন সেই ঘটনাগুলোর রেকর্ড ড্রাইভ লগ ইভেন্টসে থাকে।
বিষয়বস্তু কখন প্রতিস্থাপন করা হবে?
সমস্ত গুগল ওয়ার্কস্পেস অর্গানাইজেশন প্রতিস্থাপন প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যাবে। আইটেমগুলোকে শর্টকাট দিয়ে প্রতিস্থাপন করার কয়েক সপ্তাহ আগে, আমরা অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের একটি ইমেল পাঠাব এবং সমস্ত ব্যবহারকারীর জন্য ড্রাইভে ব্যানার দেখাব। প্রতিস্থাপনের আগে, একজন অ্যাডমিন হিসেবে, আপনি শেয়ার করা ফোল্ডারগুলিতে কখন শর্টকাট তৈরি হবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন। প্রতিস্থাপনের পরে, ব্যবহারকারীরা একটি আইটেমকে নতুন স্থানে সরাতে বা নতুন স্থানে একটি শর্টকাট যোগ করতে পারবেন।
প্রতিস্থাপন কীভাবে জিনিসপত্রের প্রবেশাধিকার এবং দৃশ্যমানতাকে প্রভাবিত করে?
- যেসব ব্যবহারকারীর প্রতিস্থাপনের আগে কোনো আইটেমে অ্যাক্সেস ছিল, আইটেমগুলো শর্টকাট দিয়ে প্রতিস্থাপিত হওয়ার পরেও তারা সেটি অ্যাক্সেস করতে পারবেন।
- ফোল্ডারে অ্যাক্সেস আছে এমন যে কেউ ফোল্ডারটির শর্টকাট পেয়ে যাবে, এমনকি যদি ফোল্ডারের নির্দিষ্ট আইটেমটিতে তার অ্যাক্সেস না-ও থাকে। তবে, উপরের সেটিংস ব্যবহার করে আপনি কখন শর্টকাট তৈরি হবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। সেটিংস প্রয়োগ করার আগে বিবেচ্য বিষয়গুলোর জন্য উপরের সারণিটি দেখুন।
- যেসব ব্যবহারকারীর কোনো আইটেমে অ্যাক্সেস নেই, তাদের কাছে শর্টকাট থাকলেও তারা সেটি খুলতে পারবে না।
- আপনি যদি শুধুমাত্র আপনার ডোমেইন বা বিশ্বস্ত ডোমেইনগুলোর জন্য শর্টকাট তৈরি করার বিকল্পটি বেছে নেন, তাহলে বহিরাগত ব্যবহারকারীরা এমন ফাইলের শর্টকাট পেতে পারেন যা আগে তাদের কাছে ছিল না। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনো ফোল্ডার এমন কোনো গ্রুপের সাথে শেয়ার করা হয় যেখানে কোনো বহিরাগত ব্যবহারকারী আছেন, অথবা যদি এর প্যারেন্ট ফোল্ডারটি কোনো বহিরাগত ব্যবহারকারীর সাথে শেয়ার করা হয়, তাহলে সেই ব্যবহারকারী এমন আইটেমগুলোর শর্টকাট দেখতে পারেন যা সরাসরি তার সাথে শেয়ার করা হয়নি।
- যদি কোনো ব্যবহারকারী প্রতিস্থাপন প্রক্রিয়া চলাকালীন কোনো ফোল্ডারের অ্যাক্সেস অনুমতি পরিবর্তন করেন, তাহলে প্রতিস্থাপন প্রক্রিয়াটি অগ্রাধিকার পাবে। ঐ ফোল্ডারে যেসব আইটেমের এখন শর্টকাট রয়েছে, সেগুলোর ক্ষেত্রে অ্যাক্সেসের যেকোনো পরিবর্তন সম্পূর্ণরূপে কার্যকর নাও হতে পারে।