Transfiere archivos de Drive a un nuevo propietario como administrador

Para transferir la propiedad de un archivo que te pertenece, ve aquí en su lugar.

Como administrador, puedes cambiar el propietario de un archivo almacenado en Google Drive si el propietario actual y el propietario propuesto pertenecen a tu organización. Por ejemplo, si alguien deja de trabajar en tu empresa, puedes transferir los archivos de esa persona a otro usuario. De esa forma, puedes guardar los archivos en cuestión antes de borrar la cuenta. La transferencia de los archivos no afecta quién tiene acceso a ellos.

En esta página

A quién puedes transferir archivos y de quién puedes recibirlos

Puedes transferir archivos a usuarios que cumplan con los siguientes requisitos:

Puedes transferir archivos de usuarios que cumplan con los siguientes requisitos:

Por motivos de seguridad de los datos, Google no admite la transferencia directa de la propiedad a una cuenta externa ni desde ella. Para conocer otras opciones, consulta Limitaciones conocidas y alternativas en esta página.

Cómo transferir un archivo a un nuevo propietario

Tienes varias opciones para transferir la propiedad de un archivo individual:

Cómo transferir todos los archivos de un usuario a un nuevo propietario

En las siguientes instrucciones, se describe cómo transferir la propiedad cuando la cuenta del propietario actual permanece activa. Si planeas borrar la cuenta del propietario actual, puedes transferir la propiedad de sus archivos cuando borres al usuario. Para obtener más información, consulta Borra o quita un usuario de la organización.

Paso 1: Prepara las cuentas y los archivos para la transferencia

  1. Suspende la cuenta del propietario actual. Esta acción impide que cree o mueva contenido durante la transferencia. Para obtener más información, consulta Suspende un usuario de forma temporal.
  2. Asegúrate de que la estructura jerárquica de archivos del propietario anterior sea la misma para el nuevo propietario. Si hay otros propietarios en la jerarquía, debes transferir esos archivos por separado. Para obtener más información, consulta Cómo funcionan las transferencias masivas en esta página.
  3. Dile al nuevo propietario que no agregue archivos a Drive durante la transferencia.
  4. Si necesitas transferir archivos que se encuentren en la papelera, quítalos de allí. Los elementos de la papelera no se transfieren. Si borras al usuario, también se borrarán los archivos no transferidos de la papelera.
  5. Si necesitas transferir archivos desorganizados (archivos que perdieron sus carpetas superiores), haz lo siguiente:
    1. Abre Drive y, en el cuadro de búsqueda, ingresa is:unorganized owner:user_email_address.
    2. Mueve los archivos que quieras transferir a la sección Mi unidad del usuario.

Paso 2: Transfiere la propiedad

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Transferir la propiedad.
  3. En el campo Del usuario, ingresa la dirección de correo electrónico del propietario actual y selecciona al usuario en los resultados.
  4. En el campo Al usuario, ingresa la dirección de correo electrónico del nuevo propietario y selecciona al usuario en los resultados.

  5. Haga clic en Transferir archivos.

    Es posible que recibas un error si el propietario actual y el nuevo no cumplen con los criterios que se indican en esta página en A quién puedes transferir archivos y de quién puedes recibirlos.

  6. Espera a que se complete la transferencia. El nuevo propietario, el propietario anterior y el administrador que inició la transferencia recibirán un correo electrónico de confirmación.

    Nota: Si transfieres la propiedad de muchos archivos y carpetas a la vez, puede que los cambios demoren un poco en verse reflejados. Si una transferencia tarda más de 36 horas, no se realizará correctamente y se detendrá. Debes volver a intentar la transferencia.

  7. (Opcional) Si suspendiste la cuenta del propietario actual, restablece la cuenta del usuario suspendido.

Cómo funcionan las transferencias masivas

Se crea una carpeta de transferencia

Si los archivos cambian de propietario, se crea una carpeta de transferencia en la sección Mi unidad del nuevo propietario con el siguiente contenido:

  • Carpetas y archivos transferidos que estaban en la sección Mi unidad del propietario anterior
  • Carpetas de Computadoras transferidas si el propietario anterior usó un cliente de sincronización de Drive (por ejemplo, Drive para computadoras)
  • Accesos directos a los archivos del propietario anterior cuyas carpetas superiores no se comparten con el nuevo propietario

Si un archivo estaba en la sección Mi unidad de otra persona, pero era propiedad del propietario anterior, y ese archivo estaba en una carpeta que se comparte con el nuevo propietario, se transfiere la propiedad, pero el archivo permanece en la carpeta existente. El archivo no está en la carpeta de transferencia y no se crea ningún acceso directo. A veces, también se crea una carpeta de transferencia vacía independiente.

Si no cambia la propiedad de ningún archivo, no se crea ninguna carpeta de transferencia.

Permisos e historial del propietario anterior

  • El propietario anterior aún puede editar los archivos transferidos, a menos que borres su cuenta o cambies sus permisos.
  • Incluso si la cuenta del propietario anterior ya no existe, puedes encontrar el historial de propiedad de un archivo en el historial de versiones del archivo o, en el caso de los cambios de propiedad recientes, en los eventos de registro de Drive.

Limitaciones conocidas y alternativas

  • No puedes transferir la propiedad de archivos de Google Maps.
  • No puedes transferir la propiedad a un usuario externo ni desde él, como una Cuenta de Google personal o un usuario de otra organización. Esta limitación tiene como objetivo proteger los datos de los usuarios y de la empresa de transferencias y accesos no autorizados. Según las políticas de uso compartido de tu organización, es posible que puedas usar las siguientes alternativas.

Alternativa 1: Transfiere archivos individuales externos

En el caso de los archivos individuales, el usuario que quiera ser propietario de un archivo compartido con él puede hacer una copia. Sin embargo, la copia tiene una URL diferente y se debe volver a compartir con los colaboradores, a menos que sea un archivo creado en Drive y copiado desde el menú Archivo.

Alternativa 2: Transfiere la propiedad de muchos archivos externos a tu organización

Este enfoque usa una unidad compartida para cambiar la propiedad. Antes de comenzar, revisa los límites de las unidades compartidas y los límites de usuarios para mover archivos a unidades compartidas.

  1. Pídele al usuario de tu organización que quiera ser propietario de archivos y carpetas externos que cree una unidad compartida.
  2. Pídele que comparta una carpeta en la unidad compartida con el propietario externo actual. El propietario externo debe tener una Cuenta de Google o se debe permitir el uso compartido para visitantes allowed.
  3. El propietario externo mueve sus archivos y carpetas a la unidad compartida. Cuando se agregan los archivos a la unidad compartida, tu organización se convierte en su propietaria.

  4. (Opcional) El usuario de tu organización puede mover los archivos de la unidad compartida a su sección Mi unidad.

    Nota: La transferencia de muchos archivos puede tardar un tiempo en completarse. Antes de que los usuarios muevan o borren archivos de la unidad compartida de origen o destino, deben verificar la fuente y la unidad compartida para confirmar que la transferencia se completó. Si mueven o borran archivos antes de que se complete la transferencia, se pueden perder datos o la transferencia puede quedar incompleta.