Permitir el uso compartido con usuarios ajenos a Google a través del uso compartido con visitantes

Compatible con todas las ediciones de Google Workspace y G Suite. No compatible con las ediciones de Cloud Identity.

Con el uso compartido de visitantes, puedes permitir que tus usuarios inviten a personas sin una Cuenta de Google para colaborar en archivos y carpetas. Puedes permitir el uso compartido de visitantes con cualquier persona o solo con visitantes de dominios de confianza. Siempre puedes revisar quién tiene acceso a los archivos y las carpetas de tu organización.

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Cómo funciona el uso compartido de visitantes

  • Los usuarios comparten contenido con los visitantes de la misma manera que lo hacen con los usuarios de Google. Los visitantes reciben una invitación por correo electrónico para colaborar y un PIN para verificar su identidad. Pueden editar, comentar o ver un elemento durante 7 días después de verificar su identidad. Si el visitante necesita colaborar durante más de 7 días, puede usar el vínculo original para verificar su identidad nuevamente.
  • Las opciones de uso compartido de visitantes también controlan el uso compartido con cuentas de invitado. Puedes usar cuentas de invitado para permitir que los usuarios externos colaboren en los servicios de Workspace con su dirección de correo electrónico existente. Para obtener más información, consulta Administra invitados de Workspace.

Cuando se activa el uso compartido de visitantes

  • Los visitantes pueden usar Drive en la Web para ver, comentar, sugerir ediciones y editar los archivos que se comparten con ellos. Para obtener detalles sobre lo que se puede compartir, consulta Comparte documentos con los visitantes.
  • Tus usuarios pueden compartir archivos y carpetas en unidades compartidas con los visitantes. Los visitantes pueden crear archivos y subirlos a las carpetas que se comparten con ellos. No se pueden agregar como miembros de la unidad compartida.
  • Si un visitante tiene acceso de edición a un archivo, puede compartirlo con otro usuario de Google, pero no con otro visitante.
  • Los visitantes no pueden acceder a los archivos en dispositivos móviles ni en clientes descargados, como Google Drive para computadoras.
  • Los visitantes pueden borrar su sesión, lo que quita su nombre del historial del documento y de los comentarios que hicieron.
  • Las sesiones de un archivo compartido se pueden ver y cambiar, o se puede revocar su acceso, al igual que cualquier otro colaborador.

Activa el uso compartido de visitantes

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Opciones de uso compartido.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Para permitir el uso compartido de visitantes o cuentas de invitado solo con dominios de confianza, haz lo siguiente:

    1. Agrega esos dominios a los dominios incluidos en la lista de entidades permitidas de tu organización, si aún no lo hiciste. Para obtener más información, consulta Permite el uso compartido externo solo con dominios de confianza.
    2. Selecciona Dominios incluidos en la lista de entidades permitidas.

    3. Marca la casilla Permitir el uso compartido con cuentas de invitado y visitantes sin Cuentas de Google en los dominios incluidos en la lista de entidades permitidas.

      Problema conocido: Puedes ignorar el mensaje "Incompatible with whitelisted domains" de forma segura. Tus usuarios aún pueden compartir contenido con personas del dominio de confianza.

    Para permitir el uso compartido de visitantes con cualquier persona, haz lo siguiente:

    1. Selecciona Activado.
    2. Marca la casilla Permitir que los usuarios o las unidades compartidas de tu organización compartan elementos con cuentas de invitado y visitantes sin Cuentas de Google.

  5. (Opcional) Para advertir a los usuarios antes de que compartan contenido con alguien fuera de tu organización, marca la casilla Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios o unidades compartidas de tu organización se compartan fuera de tu organización.

  6. En Verificador de acceso, selecciona Solo destinatarios, usuarios objetivo sugeridos, o público (no se requiere una Cuenta de Google).

  7. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Actualiza una sesión de visitante a una cuenta de Google Workspace

Como administrador, puedes actualizar la sesión de visitante de un usuario a una cuenta de Google Workspace. Para ello, crea una cuenta de Google Workspace con la misma dirección de correo electrónico que la sesión de visitante. Este proceso conserva el historial de colaboración de la sesión de visitante, incluidos los comentarios y las ediciones de documentos. Para obtener más información, consulta Opciones para agregar usuarios.

Nota. No puedes cambiar de una sesión de visitante a un Grupo de Google. Si un administrador crea un Grupo de Google con una dirección de correo electrónico que tiene una sesión de visitante, esta se borra.

Cómo un visitante actualiza a una Cuenta de Google

Para actualizar de una sesión de visitante a una Cuenta de Google con la misma dirección de correo electr ónica, el visitante primero debe borrar su sesión de visitante. Luego, podrá crear una Cuenta de Google o registrarse en Google Workspace.

Problemas conocidos y limitaciones

  • Es posible que algunos sitios que usan un acceso de Google muestren la cuenta del visitante en el selector de cuentas. Sin embargo, incluso si accedieron, los visitantes solo pueden acceder a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Sites.
  • Cuando los usuarios comparten una carpeta en una unidad compartida con un visitante, el permiso más alto que se le puede otorgar es el acceso de colaborador. Los visitantes no pueden acceder a la carpeta raíz de una unidad compartida.
  • No se pueden agregar visitantes a un grupo en Grupos de Google ni editar en Sites. Sin embargo, pueden ser lectores de versión publicada de un sitio.
  • Si restringes el uso compartido con Cuentas de Google personales en tu organización, también se restringirá el uso compartido de visitantes. Si tú (o uno de tus usuarios) intentan compartir contenido con estas cuentas, recibirán un mensaje de error.
  • Un visitante no puede descargar carpetas.


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