প্রশাসক হিসেবে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী ইমেইল কীভাবে পাঠানো, বিতরণ এবং সংরক্ষণ করা হবে তা নিজের মতো করে সাজিয়ে নিতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি কোনো অজানা ঠিকানায় আসা বার্তা একটি নির্দিষ্ট মেইলবক্সে পাঠাতে পারেন। অথবা, আপনি হয়তো চাইতে পারেন যে কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে পাঠানো বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্য কোনো ব্যক্তির কাছেও চলে যাক। আপনি কিছু লোককে জিমেইলে এবং অন্যদেরকে আপনার নিজস্ব ইমেল সার্ভার থেকে তাদের বার্তা পাঠানোর ব্যবস্থা করতে পারেন। জিমেইল আপনার নিজস্ব সার্ভারে সংরক্ষিত আগত বার্তাগুলো স্প্যাম এবং নিয়মকানুন মেনে চলার জন্য স্ক্যান করতে পারে।
ডিফল্ট রাউটিং এবং রাউটিং সেটিংস
আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য ইমেল ডেলিভারি সেট আপ করার ক্ষেত্রে নমনীয়তার জন্য, দুটি প্রধান রাউটিং সেটিংস রয়েছে:
- আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য ডিফল্ট মেইল ডেলিভারি সেট আপ করতে ডিফল্ট রাউটিং ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনার প্রতিষ্ঠানের সমস্ত বা বেশিরভাগ ইমেল একাধিক ইনবক্সে পাঠাতে, ডিফল্ট রাউটিং ব্যবহার করুন এবং ডুয়াল ডেলিভারি সেট আপ করুন ।
- এরপর আরও বিশেষায়িত ইমেল ডেলিভারি নিয়ম তৈরি করতে, অথবা ডিফল্ট রাউটিং আচরণকে ওভাররাইড করতে রাউটিং সেটিং ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এমন একটি রাউটিং নিয়ম যোগ করতে পারেন যা আপনার সিইও-এর সমস্ত বার্তার একটি অনুলিপি তাঁর নির্বাহী সহকারীর কাছে পাঠাবে।
নিচে কিছু সাধারণ রাউটিং পরিস্থিতি দেওয়া হলো।
আগত ইমেল রুট করুন
ডিফল্টরূপে, গুগল ওয়ার্কস্পেস সমস্ত ইনকামিং ইমেল জিমেইলে পাঠিয়ে দেয়। তবে, অ্যাডমিন হিসেবে আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী ইনকামিং মেসেজ পাঠানোর জন্য অন্যান্য রাউটিং পদ্ধতি সেট আপ করতে পারেন।
আপনার প্রতিষ্ঠানে ইমেল সংরক্ষণ ও পাঠানোর জন্য যদি নিজস্ব ইমেল সার্ভার থাকে, তবে জিমেইল প্রথমে আগত বার্তাগুলো প্রসেস করে। জিমেইল স্প্যাম এবং অন্যান্য সমস্যাযুক্ত বার্তাগুলো ফিল্টার করে, তারপর বার্তাগুলো নিজস্ব সার্ভারে পাঠিয়ে দেয়।
| রাউটিং পদ্ধতি | বর্ণনা |
|---|---|
| বিভক্ত ডেলিভারি সহ দুটি ইমেল সিস্টেমে বার্তা পাঠান | জিমেইল স্প্লিট ডেলিভারি আপনাকে আপনার নির্দিষ্ট করা প্রাপকদের উপর ভিত্তি করে আপনার ডোমেইনের দুটি ভিন্ন ইমেল সিস্টেমে আগত ইমেল বার্তা পৌঁছে দিতে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনার প্রতিষ্ঠানের কিছু লোক জিমেইল ব্যবহার করেন এবং অন্যেরা একটি ভিন্ন ইমেল সিস্টেম ব্যবহার করেন, তখন স্প্লিট ডেলিভারি ব্যবহার করুন। অন্য কোনো ইমেল সার্ভার থেকে জিমেইলে স্থানান্তরিত হওয়ার সময়েও আপনি স্প্লিট ডেলিভারি ব্যবহার করতে পারেন। জিমেইল ডেলিভারি প্রত্যাশা অনুযায়ী কাজ করছে কিনা তা যাচাই করার জন্য অল্প কয়েকজনের একটি দলের সাথে স্প্লিট ডেলিভারি ব্যবহার করুন। ধাপগুলো জানতে, “স্প্লিট ডেলিভারি সহ দুটি ইমেল সিস্টেমে ইমেল পাঠান” দেখুন। |
| ডুয়াল ডেলিভারির মাধ্যমে একাধিক ইনবক্সে বার্তা পাঠান | যখন আপনাকে ২ বা ততোধিক ইনবক্সে মেসেজ পাঠাতে হবে, তখন ডুয়াল ডেলিভারি সেট আপ করুন। উদাহরণস্বরূপ, ব্যবহারকারীরা একটি জিমেইল ইনবক্সে এবং অন্য কোনো ইনবক্সে, যেমন কোনো অন-প্রিমিস ইমেল সার্ভারের ইনবক্সে, মেসেজ পেতে পারেন। ধাপগুলো জানতে, ‘ডুয়াল ডেলিভারির মাধ্যমে একাধিক ইনবক্সে ইমেল পাঠান’ দেখুন। |
| ভুল ঠিকানায় পাঠানো বার্তাগুলো একটি সর্বজনীন মেইলবক্সে পান। | একটি ক্যাচ-অল ইমেল অ্যাড্রেস আপনার ডোমেইনে পাঠানো ভুল ঠিকানার বার্তাগুলো গ্রহণ করে। যদি কেউ আপনার ডোমেইনে অস্তিত্বহীন কোনো ব্যবহারকারীকে বার্তা পাঠায়, অথবা আপনার ডোমেইনে ভুল ঠিকানায় বার্তা পাঠায়, তাহলে বার্তাটি ক্যাচ-অল অ্যাড্রেসে পৌঁছে যায়। ধাপগুলোর জন্য, একটি ক্যাচ-অল মেইলবক্সে ভুল ঠিকানায় পাঠানো ইমেল বার্তাগুলো পান (Get misaddressed email messages in a catch-all mailbox) দেখুন। |
| একজন ব্যবহারকারীর ইমেল অন্য ব্যবহারকারীর কাছে পুনঃনির্দেশ বা ফরোয়ার্ড করুন। | কখনও কখনও আপনি একজন ব্যবহারকারীর ইনকামিং ইমেল বার্তাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক বা একাধিক অন্য ব্যবহারকারীর কাছে রিডাইরেক্ট বা ফরওয়ার্ড করতে চাইতে পারেন। আপনার গুগল অ্যাডমিন কনসোলে অ্যাড্রেস ম্যাপ সেট আপ করার মাধ্যমে আপনি এটি করতে পারেন। ধাপগুলোর জন্য, একজন ব্যবহারকারীর জিমেইল ইমেল অন্য ব্যবহারকারীর কাছে পুনঃনির্দেশ বা ফরোয়ার্ড করুন দেখুন। |
| ব্যবহারকারীদের তাদের নিজেদের বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফরোয়ার্ড করতে দিন। | ঐচ্ছিকভাবে আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের তাদের নিজেদের জিমেইল অ্যাকাউন্টের জন্য স্বয়ংক্রিয় ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করার সুযোগ দিন। এর ফলে তারা তাদের বার্তাগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিজেদের মালিকানাধীন অন্য কোনো অ্যাকাউন্টে ফরওয়ার্ড করতে পারবেন। ধাপগুলোর জন্য, “ব্যবহারকারীদের নিজেদের জিমেইল ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফরওয়ার্ড করতে দিন” দেখুন। |
বহির্গামী ইমেল রুট করুন
| রাউটিং পদ্ধতি | বর্ণনা |
|---|---|
| একটি গেটওয়ে সার্ভারের মাধ্যমে বহির্গামী ইমেল পাঠান | বহির্গামী বার্তা রাউট করার জন্য, একটি আউটবাউন্ড গেটওয়ে সার্ভার সেট আপ করুন। একটি গেটওয়ে সার্ভার সাধারণত বার্তাগুলো ডেলিভারি করার আগে সেগুলোকে কোনো না কোনোভাবে প্রসেস করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি গেটওয়ে সার্ভার প্রতিটি বহির্গামী বার্তার শেষে একটি কোম্পানি ফুটার যোগ করতে পারে। ধাপগুলোর জন্য, একটি আউটবাউন্ড গেটওয়ে সেট-আপ করুন (Set-up an outbound gateway) দেখুন। |
| SMTP রিলে ব্যবহার করে Gmail সার্ভারের মাধ্যমে Gmail-বহির্ভূত ইমেল পাঠান। | আপনার সংস্থা যদি মাইক্রোসফট বা কোনো SMTP সার্ভিসের মতো Gmail-এর বাইরের কোনো সার্ভার ব্যবহার করে, তাহলে আপনি বহির্গামী ইমেল Gmail-এর মাধ্যমে পাঠানোর জন্য SMTP রিলে সার্ভিস সেট আপ করতে পারেন। SMTP রিলে সার্ভিস সেটিংটি বাইরের প্রাপকদের কাছে পৌঁছানোর আগে মেসেজগুলোকে স্প্যাম এবং ভাইরাস থেকে ফিল্টার করে। এই সেটিংটি আপনাকে আপনার অ্যাডমিন কনসোলে বহির্গামী মেসেজগুলোতে ইমেল নিরাপত্তা সেটিংস প্রয়োগ করার সুযোগও দেয়। ধাপগুলোর জন্য, Google-এর মাধ্যমে বহির্গামী SMTP রিলে বার্তা রাউট করা দেখুন। |
নিয়ম মেনে চলার জন্য ইমেল প্রেরণ করুন (বিষয়বস্তু এবং সংযুক্তি)
কমপ্লায়েন্স রাউটিং আপনাকে বার্তার বিষয়বস্তু এবং অ্যাটাচমেন্টের উপর ভিত্তি করে ইমেল কীভাবে পাঠানো ও ডেলিভারি করা হবে তা নির্দিষ্ট করার সুযোগ দেয়। এছাড়াও, আপনি কিছু ইমেল শুধুমাত্র একটি সুরক্ষিত TLS সংযোগের মাধ্যমে পাঠানোর শর্ত আরোপ করতে পারেন।
| রাউটিং পদ্ধতি | বর্ণনা |
|---|---|
| বার্তার বিষয়বস্তু অনুসারে সেগুলোকে রুট করুন। | বার্তার বিষয়বস্তুর ওপর ভিত্তি করে আপনি হয়তো একটি নির্দিষ্ট উপায়ে বার্তা পাঠাতে চাইতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি হয়তো আপনার আইন বিভাগে নির্দিষ্ট ধরনের বিষয়বস্তুসহ বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাতে চাইতে পারেন। ধাপগুলোর জন্য, উন্নত ইমেল কন্টেন্ট ফিল্টারিংয়ের জন্য নিয়ম সেট আপ করুন এবং আপত্তিকর কন্টেন্টের জন্য নিয়ম সেট আপ করুন দেখুন। |
| বার্তার সংযুক্তি অনুসারে বার্তাগুলো রুট করুন। | বার্তার সাথে থাকা অ্যাটাচমেন্টের ধরনের ওপর ভিত্তি করে আপনি নির্দিষ্ট গন্তব্যে বার্তা পাঠাতে চাইতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ছবি অ্যাটাচমেন্টসহ বার্তাগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে মানব সম্পদ বিভাগে পাঠাতে পারেন। ধাপগুলোর জন্য, অ্যাটাচমেন্ট কমপ্লায়েন্সের জন্য নিয়ম সেট আপ করুন দেখুন। |
| শুধুমাত্র TLS সংযোগের মাধ্যমে বার্তা প্রেরণ করুন। | আপনি নির্দিষ্ট ডোমেইন বা ইমেল ঠিকানা থেকে বা সেগুলিতে পাঠানো বার্তা TLS ব্যবহার করে পাঠানোর জন্য শর্ত আরোপ করতে পারেন। সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ইনবাউন্ড এবং আউটবাউন্ড ইমেলের জন্য TLS কমপ্লায়েন্স সেটিং সেট আপ করুন। আপনার নির্দিষ্ট করা কোনো ডোমেইন যদি TLS সমর্থন না করে, তাহলে ইনকামিং ইমেল প্রত্যাখ্যান করা হবে এবং আউটবাউন্ড ইমেল পাঠানো হবে না। ধাপগুলোর জন্য, TLS কমপ্লায়েন্স সেট আপ করুন দেখুন। |
রাউটিং নিয়মগুলির সমস্যা সমাধান করুন
যখন রুটগুলির মধ্যে বিরোধ দেখা দেয়
আপনি আগত বার্তাগুলির জন্য একটি ডোমেন-ব্যাপী রাউটিং নীতি সেট আপ করতে পারেন। এছাড়াও আপনি একটি বার্তার বিষয়বস্তু বা সংযুক্তিগুলির উপর ভিত্তি করে ডেলিভারি রুট নির্ধারণ করতে পারেন। কোন রাউটিং সেটিংটি অগ্রাধিকার পাবে তা জানতে, আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য জিমেইল সেটিংস সাজান (Tailor Gmail settings for your organization ) অংশে যান।
যদি লিগ্যাসি রাউটিং কন্ট্রোলের সাথে কোনো বিরোধ থাকে, তাহলে এখানে বর্ণিত যেকোনো রাউটিং সেটিংস লিগ্যাসি সেটিংসকে বাতিল করে দেবে। ইমেল রাউটিং এবং ডেলিভারি সম্পর্কে আরও জানুন।
যদি বার্তা রাউটিং বা ডেলিভারি অসফল হয়
যদি কোনো মেসেজ Gmail বা Google Workspace সার্ভার থেকে কোনো বাহ্যিক প্রাপক সার্ভারে পাঠানো হয় এবং সংযোগ স্থাপন করা না যায়, তাহলে Gmail মেসেজটি আটকে রাখে। সংযোগ ব্যর্থ হওয়ার কারণগুলোর মধ্যে রয়েছে টাইমআউট, প্রত্যাখ্যান, বা 400-সিরিজের ত্রুটি।
জিমেইল ৭ দিন পর্যন্ত প্রতি কয়েক মিনিট পর পর বার্তাটি পুনরায় পাঠানোর চেষ্টা করে। ৭ দিন পর, বার্তাটি প্রেরকের কাছে ফেরত চলে যায়।
জিমেইল যখন কোনো বার্তা পুনরায় পাঠানোর চেষ্টা করে, সেই সময়ে আপনি যদি একটি নতুন সার্ভার যোগ করেন, তাহলে বার্তাটি নতুনটিতে না গিয়ে মূল সার্ভারে চলে যায়।
বার্তাটিতে ৫০০-সিরিজের কোনো ত্রুটি থাকলে, বার্তাটি তাৎক্ষণিকভাবে বাতিল হয়ে যায়।
SMTP ত্রুটির বার্তা এবং SMTP ত্রুটির রেফারেন্স সম্পর্কে আরও জানুন।
গুগল, গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং সংশ্লিষ্ট চিহ্ন ও লোগোসমূহ হলো গুগল এলএলসি (Google LLC)-এর ট্রেডমার্ক। অন্য সকল কোম্পানি ও পণ্যের নাম তাদের সংশ্লিষ্ট কোম্পানিগুলোর ট্রেডমার্ক।