एडमिन के तौर पर, आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि ईमेल को कैसे रूट किया जाए, डिलीवर किया जाए, और सेव किया जाए, ताकि आपके संगठन की ज़रूरतों को पूरा किया जा सके.
उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपको किसी अनजान पते पर आने वाले मैसेज को किसी खास मेलबॉक्स पर रूट करना हो. इसके अलावा, आपको ऐसा भी करना पड़ सकता है कि किसी व्यक्ति को भेजे गए मैसेज, अपने-आप किसी दूसरे व्यक्ति को भी भेज दिए जाएं. आपके पास कुछ लोगों को Gmail में मैसेज पाने की सुविधा देने का विकल्प होता है. साथ ही, कुछ लोगों को आपके ऑन-प्रिमाइसेस ईमेल सर्वर से ईमेल पाने की सुविधा देने का विकल्प होता है. Gmail, आपके ऑन-प्रिमाइसेस सर्वर पर सेव किए गए इनबाउंड मैसेज को भी स्कैन कर सकता है. इससे स्पैम और नियमों के उल्लंघन का पता चलता है.
डिफ़ॉल्ट रूटिंग और रूटिंग की सेटिंग
अपने संगठन के लिए ईमेल डिलीवरी सेट अप करते समय, आपके पास दो मुख्य राउटिंग सेटिंग होती हैं, ताकि आपको अपनी ज़रूरत के हिसाब से सेटिंग चुनने की सुविधा मिल सके:
- अपनी संस्था के लिए, ईमेल डिलीवरी की डिफ़ॉल्ट सेटिंग सेट अप करने के लिए, डिफ़ॉल्ट राउटिंग का इस्तेमाल करें. उदाहरण के लिए, अपने संगठन के सभी या ज़्यादातर ईमेल को एक से ज़्यादा इनबॉक्स में भेजने के लिए, डिफ़ॉल्ट राउटिंग का इस्तेमाल करें और दोहरी डिलीवरी सेट अप करें.
- इसके बाद, ईमेल डिलीवरी के ज़्यादा खास नियम बनाने या रूटिंग के डिफ़ॉल्ट तरीके को बदलने के लिए, रूटिंग सेटिंग का इस्तेमाल करें. उदाहरण के लिए, एक ऐसा राउटिंग नियम जोड़ा जा सकता है जो आपके सीईओ के सभी ईमेल की कॉपी, उनके एक्ज़ीक्यूटिव असिस्टेंट को भेजता है.
यहां राउटिंग से जुड़े कुछ सामान्य उदाहरण दिए गए हैं.
आने वाले ईमेल को रूट करना
डिफ़ॉल्ट रूप से, Google Workspace सभी ईमेल Gmail पर डिलीवर करता है. हालांकि, एडमिन के तौर पर, आपके पास इनकमिंग मैसेज डिलीवर करने के लिए, राउटिंग के अन्य तरीके सेट अप करने का विकल्प होता है. इससे आपके संगठन की ज़रूरतें पूरी की जा सकती हैं.
अगर आपके संगठन के पास ईमेल सेव करने और भेजने के लिए, ऑन-प्रिमाइसेस ईमेल सर्वर है, तो Gmail सबसे पहले आने वाले मैसेज को प्रोसेस करता है. Gmail, स्पैम और अन्य समस्याओं वाले मैसेज को फ़िल्टर करता है. इसके बाद, मैसेज को ऑन-प्रिमाइसेस सर्वर पर भेजता है.
| रूटिंग का तरीका | ब्यौरा |
|---|---|
| स्प्लिट डिलीवरी की सुविधा का इस्तेमाल करके, दो ईमेल सिस्टम पर मैसेज भेजना |
Gmail की स्प्लिट डिलीवरी की सुविधा की मदद से, अपने डोमेन में आने वाले ईमेल मैसेज को दो अलग-अलग ईमेल सिस्टम पर डिलीवर किया जा सकता है. इसके लिए, आपको ईमेल पाने वाले लोगों के हिसाब से ईमेल सिस्टम तय करने होते हैं. उदाहरण के लिए, स्प्लिट डिलीवरी का इस्तेमाल तब करें, जब आपके संगठन के कुछ लोग Gmail का इस्तेमाल करते हों और अन्य लोग किसी दूसरे ईमेल सिस्टम का इस्तेमाल करते हों. किसी दूसरे ईमेल सर्वर से Gmail पर माइग्रेट करते समय भी, स्प्लिट डिलीवरी का इस्तेमाल किया जा सकता है. लोगों के छोटे ग्रुप के साथ स्प्लिट डिलीवरी का इस्तेमाल करें. इससे यह पुष्टि की जा सकेगी कि Gmail से ईमेल सही तरीके से डिलीवर हो रहे हैं. इसके लिए, स्प्लिट डिलीवरी की सुविधा का इस्तेमाल करके, दो ईमेल सिस्टम पर ईमेल भेजना लेख पढ़ें. |
| डुअल डिलीवरी की सुविधा का इस्तेमाल करके, मैसेज को एक से ज़्यादा इनबॉक्स में भेजना |
जब आपको दो या उससे ज़्यादा इनबॉक्स में ईमेल डिलीवर करने हों, तब डुअल डिलीवरी सेट अप करें. उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ताओं को Gmail इनबॉक्स और किसी दूसरे इनबॉक्स में मैसेज मिल सकते हैं. जैसे, कंपनी की इमारत में मौजूद ईमेल सर्वर पर मौजूद इनबॉक्स. इसके लिए, डुअल डिलीवरी की सुविधा का इस्तेमाल करके, एक साथ कई इनबॉक्स में ईमेल डिलीवर करना लेख पढ़ें. |
| कैच-ऑल मेलबॉक्स में, गलत पते पर भेजे गए मैसेज पाना |
आपके डोमेन पर भेजे गए गलत ईमेल पते वाले मैसेज, कैच-ऑल ईमेल पते पर जाते हैं. अगर कोई व्यक्ति आपके डोमेन में मौजूद न होने वाले किसी उपयोगकर्ता को मैसेज भेजता है या आपके डोमेन पर किसी गलत पते वाला मैसेज भेजता है, तो वह मैसेज कैच-ऑल पते पर डिलीवर कर दिया जाता है. इसके लिए, कैच-ऑल मेलबॉक्स में गलत पते वाले ईमेल पाना लेख पढ़ें. |
| किसी उपयोगकर्ता के ईमेल, दूसरे उपयोगकर्ता को रीडायरेक्ट या फ़ॉरवर्ड करना |
ऐसा हो सकता है कि आपको किसी एक उपयोगकर्ता के आने वाले ईमेल मैसेज को, एक या उससे ज़्यादा अन्य उपयोगकर्ताओं को अपने-आप रीडायरेक्ट या फ़ॉरवर्ड करना हो. इसके लिए, Google Admin console में पते के मैप सेट अप करें. इसका तरीका जानने के लिए, किसी उपयोगकर्ता के Gmail खाते से मिले ईमेल को किसी दूसरे उपयोगकर्ता के खाते पर रीडायरेक्ट या फ़ॉरवर्ड करना लेख पढ़ें. |
| लोगों को अपने मैसेज अपने-आप फ़ॉरवर्ड करने की अनुमति दें |
अपने संगठन के लोगों को यह विकल्प दें कि वे अपने Gmail खातों के लिए, ईमेल अपने-आप फ़ॉरवर्ड होने की सुविधा सेट अप कर सकें. इसके बाद, वे अपने मैसेज को किसी ऐसे दूसरे खाते पर अपने-आप फ़ॉरवर्ड कर सकते हैं जिसका मालिकाना हक उनके पास है. तरीके जानने के लिए, उपयोगकर्ताओं को अपने Gmail ईमेल अपने-आप फ़ॉरवर्ड करने की अनुमति देना लेख पढ़ें. |
भेजे जाने वाले ईमेल को रूट करना
| रूटिंग का तरीका | ब्यौरा |
|---|---|
| गेटवे सर्वर के ज़रिए आउटगोइंग ईमेल भेजना |
आउटगोइंग मैसेज रूट करने के लिए, आउटबाउंड गेटवे सर्वर सेट अप करें. आम तौर पर, गेटवे सर्वर किसी ईमेल को डिलीवर करने से पहले, उसे किसी न किसी तरीके से प्रोसेस करता है. उदाहरण के लिए, कोई गेटवे सर्वर भेजे जाने वाले हर ईमेल के आखिर में कंपनी का फ़ुटर जोड़ सकता है. तरीके जानने के लिए, आउटबाउंड गेटवे सेट अप करना पर जाएं. |
| एसएमटीपी रिले की मदद से, Gmail के अलावा किसी अन्य ईमेल पते से भेजे गए ईमेल को Gmail सर्वर के ज़रिए रूट करना |
अगर आपका संगठन Gmail के अलावा किसी दूसरे सर्वर का इस्तेमाल करता है, जैसे कि Microsoft या एसएमटीपी सेवा, तो एसएमटीपी रिले सेवा को सेट अप किया जा सकता है. इससे आउटगोइंग ईमेल को Gmail के ज़रिए रूट किया जा सकेगा. एसएमटीपी रिले सेवा की सेटिंग, संगठन से बाहर के लोगों को मैसेज मिलने से पहले, उन्हें स्पैम और वायरस के लिए फ़िल्टर करती है. इस सेटिंग की मदद से, Admin console में ईमेल की सुरक्षा से जुड़ी सेटिंग को आउटगोइंग मैसेज पर भी लागू किया जा सकता है. तरीके जानने के लिए, एसएमटीपी रिले की मदद से भेजे जाने वाले आउटगोइंग मैसेज को Google के ज़रिए रूट करना पर जाएं. |
नियमों के पालन (कॉन्टेंट और अटैचमेंट) के लिए ईमेल को रूट करना
अनुपालन के लिए ईमेल को रूट करने की सुविधा की मदद से, यह तय किया जा सकता है कि मैसेज के कॉन्टेंट और अटैचमेंट के आधार पर ईमेल कैसे भेजा और डिलीवर किया जाए. आपके पास यह ज़रूरी करने का विकल्प भी होता है कि कुछ ईमेल सिर्फ़ सुरक्षित टीएलएस कनेक्शन पर भेजे जाएं.
| रूटिंग का तरीका | ब्यौरा |
|---|---|
| मैसेज के कॉन्टेंट के आधार पर उन्हें रूट करना |
ऐसा हो सकता है कि आपको मैसेज में मौजूद कॉन्टेंट के आधार पर, उन्हें किसी खास तरीके से भेजना हो. उदाहरण के लिए, आपको अपने कानूनी विभाग को कुछ खास तरह के कॉन्टेंट वाले मैसेज अपने-आप भेजने हों. तरीके जानने के लिए, ईमेल के कॉन्टेंट को बेहतर तरीके से फ़िल्टर करने के लिए, नियम सेट अप करना और आपत्तिजनक कॉन्टेंट के लिए नियम सेट अप करना पर जाएं. |
| मैसेज के अटैचमेंट के आधार पर मैसेज रूट करना |
ऐसा हो सकता है कि आपको मैसेज में मौजूद अटैचमेंट के टाइप के आधार पर, मैसेज को कुछ डेस्टिनेशन पर भेजना हो. उदाहरण के लिए, मानव संसाधन विभाग को इमेज अटैचमेंट वाले मैसेज अपने-आप भेजे जा सकते हैं. इसके लिए, अटैचमेंट से जुड़े नियमों का पालन करने के लिए नियम सेट अप करना लेख पढ़ें. |
| सिर्फ़ टीएलएस कनेक्शन पर ईमेल रूट करें |
आपके पास यह ज़रूरी करने का विकल्प होता है कि कुछ डोमेन या ईमेल पतों से भेजे या पाए जाने वाले मैसेज, टीएलएस का इस्तेमाल करके भेजे जाएं. संगठन की इकाई के लिए, आने वाले और भेजे जाने वाले ईमेल के लिए टीएलएस अनुपालन सेटिंग सेट अप करें. अगर आपके दिए गए डोमेन में टीएलएस की सुविधा काम नहीं करती है, तो आने वाले ईमेल को अस्वीकार कर दिया जाता है. साथ ही, भेजे जाने वाले ईमेल नहीं भेजे जाते. तरीका जानने के लिए, टीएलएस के नियमों का पालन करने से जुड़ी सेटिंग सेट अप करना पर जाएं. |
रूटिंग के नियमों से जुड़ी समस्या हल करना
जब रास्ते अलग-अलग हों
आने वाले मैसेज के लिए, पूरे डोमेन पर लागू होने वाली रूटिंग नीति सेट अप की जा सकती है. मैसेज के कॉन्टेंट या अटैचमेंट के आधार पर भी डिलीवरी के रास्ते तय किए जा सकते हैं. यह जानने के लिए कि ईमेल को रूट करने की कौनसी सेटिंग सबसे ज़्यादा अहम है, अपने संगठन के लिए Gmail की सेटिंग को पसंद के मुताबिक बनाएं पर जाएं.
अगर राउटिंग के पुराने कंट्रोल में कोई टकराव होता है, तो यहां बताई गई राउटिंग की कोई भी सेटिंग, पुरानी सेटिंग को बदल देगी. ईमेल रूटिंग और डिलीवरी के बारे में ज़्यादा जानें.
अगर मैसेज को सही जगह पर नहीं भेजा जा सका या उसे डिलीवर नहीं किया जा सका
अगर कोई मैसेज, Gmail या Google Workspace सर्वर से किसी बाहरी सर्वर पर भेजा जाता है और कनेक्शन नहीं बन पाता है, तो Gmail उस मैसेज को रोक देता है. कनेक्ट न हो पाने की वजहें: टाइम आउट, कनेक्शन अस्वीकार किया जाना या 400 सीरीज़ की गड़बड़ी.
Gmail, ईमेल को हर कुछ मिनट में फिर से भेजने की कोशिश करता है. ऐसा सात दिनों तक किया जाता है. सात दिनों के बाद, ईमेल भेजने वाले को ईमेल वापस भेज दिया जाता है.
अगर Gmail किसी मैसेज को फिर से भेजने की कोशिश कर रहा है और इस दौरान आपने कोई नया सर्वर जोड़ा है, तो मैसेज को नए सर्वर के बजाय, ओरिजनल सर्वर पर भेजा जाएगा.
अगर मैसेज के लिए 500 सीरीज़ वाली कोई गड़बड़ी होती है, तो मैसेज को तुरंत अस्वीकार कर दिया जाता है.
ज़्यादा जानकारी के लिए, एसएमटीपी की गड़बड़ी से जुड़े मैसेज और एसएमटीपी की गड़बड़ी के बारे में जानकारी पर जाएं
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