আপনার প্রতিষ্ঠান যদি নির্দিষ্ট কিছু কাজ পরিচালনার জন্য কাস্টমার রিলেশনস ম্যানেজমেন্ট (সিআরএম) সিস্টেম ব্যবহার করে, তাহলে আপনি একটি কেস বা টিকেট তৈরি করার জন্য জিমেইলকে আপনার সিআরএম-এ ফরওয়ার্ড করতে পারেন। সিআরএম সিস্টেম হলো এমন একটি সফটওয়্যার যা ব্যক্তি ও প্রতিষ্ঠানকে গ্রাহক এবং ব্যবহারকারীদের সাথে তাদের মিথস্ক্রিয়া ও সম্পর্ক পরিচালনা করতে সাহায্য করে। কিছু জনপ্রিয় সিআরএম হলো সেলসফোর্স, জেনডেস্ক, হাবস্পট এবং জিরা।
সেলস লিড এবং সাপোর্ট টিকেট ম্যানেজ করার জন্য প্রায়শই CRM ব্যবহার করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, লিড তৈরি, কোয়ালিফাই এবং কনভার্ট করার জন্য আপনি আপনার সেলস অ্যাড্রেসে পাঠানো মেসেজগুলো একটি CRM-এ ফরওয়ার্ড করতে পারেন। অথবা, একটি সাপোর্ট কেস ওয়ার্কফ্লো শুরু করার জন্য আপনি কোনো হেল্প অ্যাড্রেসে পাঠানো মেসেজগুলো একটি CRM-এ ফরওয়ার্ড করতে চাইতে পারেন। এই প্রক্রিয়াটিকে কখনও কখনও ‘ইমেল টু কেস’ বলা হয়।
জিমেইলের মাধ্যমে CRM কেস তৈরির সেরা পদ্ধতি
জিমেইল বড় আকারের টিকেটিং সিস্টেমের বিকল্প হিসেবে তৈরি করা হয়নি। যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের বড় আকারের কার্যক্রমের জন্য, যেমন এন্টারপ্রাইজ সেলস বা সাপোর্টের জন্য, সহায়তার প্রয়োজন হয়, তবে আমরা একটি ডেডিকেটেড সিআরএম (CRM) ব্যবহারের পরামর্শ দিই।
ধাপ ১। আপনার ফরওয়ার্ডিং এবং রিসিভিং ঠিকানাগুলো সংগ্রহ করুন।
একটি CRM সিস্টেমে বার্তা ফরোয়ার্ড করতে, আপনার যে ইমেল ঠিকানাটি ফরোয়ার্ড করা হবে এবং যে CRM ঠিকানায় ফরোয়ার্ড করবেন, সেই ঠিকানাটি প্রয়োজন।
দ্রষ্টব্য: এই নিবন্ধে ব্যবহৃত ইমেল ঠিকানাগুলো উদাহরণস্বরূপ দেওয়া হয়েছে। এগুলো আপনার নিজের গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং সিআরএম (CRM) ইমেল ঠিকানা দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।
আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস ফরওয়ার্ডিং ঠিকানা তৈরি করুন
আপনি যে ইমেল ঠিকানাটি ফরওয়ার্ড করবেন তা ঠিক করুন, যেমন: help@solarmora.com ।
গুরুত্বপূর্ণ: এই ইমেলটি গুগল ওয়ার্কস্পেসের কোনো আসল অ্যাকাউন্ট হওয়া উচিত নয়। এটি শুধুমাত্র সেই ডিফল্ট রাউটিং নিয়মে থাকবে যা আপনি ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করার জন্য ধাপ ২- এ তৈরি করবেন।
CRM গ্রহণকারী ঠিকানা যাচাই করুন
যে CRM ইমেল ঠিকানায় বার্তা ফরোয়ার্ড করা হবে, তা পেতে আপনার CRM-এর ডকুমেন্টেশন দেখুন। এই ইমেল ঠিকানাটি বোঝাতে ব্যবহৃত পরিভাষাগুলোর মধ্যে রয়েছে ‘সাপোর্ট অ্যাড্রেস’ এবং ‘ইমেল টু কেস’ ।
কিছু CRM একটি অনন্য ইমেল ঠিকানা তৈরি করে যা CRM সাপোর্ট ঠিকানার সাথে মিলে যায়। এই ক্ষেত্রে, ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করার সময় অনন্য ঠিকানাটি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি CRM সাপোর্ট ঠিকানাটি support@my-crm.com হয়, তাহলে আপনার CRM সিস্টেম support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com- এর মতো একটি অনন্য, এলোমেলো ঠিকানা তৈরি করতে পারে। ধাপ ২- এ ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করার সময় এই অনন্য ঠিকানাটি ব্যবহার করুন।
ধাপ ২. CRM-এ মেসেজ ফরোয়ার্ড করার জন্য Gmail সেট আপ করুন।
আপনার CRM সিস্টেমে মেসেজ ফরওয়ার্ড করতে, একটি ডিফল্ট রাউটিং রুল সেট আপ করার জন্য এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন। নিচের ধাপগুলোতে, help@solarmora.com- এ আসা মেসেজগুলো support@my-crm.com- এ ফরওয়ার্ড করা হয়।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল ডিফল্ট রাউটিং ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
বাম দিকে, সর্বোচ্চ স্তরের সাংগঠনিক ইউনিটটি নির্বাচন করুন।
দ্রষ্টব্য: ডিফল্ট রাউটিং সেটিংটি অ্যাডভান্সড সেটিংস পৃষ্ঠায় থাকলেই আপনি শুধুমাত্র শীর্ষ-স্তরের সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করতে পারবেন।
ডিফল্ট রাউটিং সেট আপ করতে কনফিগার-এ ক্লিক করুন। অথবা, একটি নতুন ডিফল্ট রাউটিং নিয়ম যোগ করতে, অ্যাড অ্যানাদার রুল-এ ক্লিক করুন।
অ্যাড সেটিং বক্সে, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
সেটিং বিকল্পগুলি কী করতে হবে খামের প্রাপকদের মিল অনুযায়ী নির্দিষ্ট করুন। ‘একক প্রাপক’ নির্বাচন করুন এবং ধাপ ১- এ আপনার তৈরি করা ইমেল ঠিকানাটি লিখুন। এটি সেই ঠিকানা যেখানে আপনার ব্যবহারকারী বা গ্রাহকরা বার্তা পাঠান, উদাহরণস্বরূপ, help@solarmora.com ।
গুরুত্বপূর্ণ: নিশ্চিত করুন যে এই ইমেল ঠিকানাটি কোনো প্রকৃত গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট নয়। এর সাথে কোনো ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট, মেইলবক্স বা গ্রুপের সদস্যপদ যুক্ত থাকা উচিত নয়। বিপুল পরিমাণে বহির্গামী মেইল ডেলিভারি সমর্থন করার জন্য, ইমেল ঠিকানাটি শুধুমাত্র এই ডিফল্ট রাউটিং নিয়মের অধীনেই থাকা উচিত।
যদি খামের প্রাপক উপরের বিবরণের সাথে মিলে যায়, তাহলে নিম্নলিখিত কাজগুলো করুন। - খামের প্রাপক: ‘খামের প্রাপক পরিবর্তন করুন’ বক্সটি চেক করুন, তারপর ‘প্রাপক প্রতিস্থাপন করুন’ বিকল্পটি নির্বাচন করুন। ধাপ ১- এ আপনি যে CRM সাপোর্ট অ্যাড্রেসটি যাচাই করেছেন, সেটি লিখুন, যেমন support@my-crm.com । যদি আপনার CRM সাপোর্ট অ্যাড্রেস থেকে একটি র্যান্ডম অ্যাড্রেস তৈরি করে থাকে, তাহলে তার পরিবর্তে সেটি লিখুন।
- স্প্যাম: (ঐচ্ছিক) স্প্যাম হিসেবে চিহ্নিত মেসেজগুলোকে Gmail-এর মাধ্যমে অন্য পথে পাঠানোর জন্য, ‘Bypass spam filter...’ বক্সটি চেক করুন। ডিফল্টরূপে, রাউটিং নিয়মগুলো স্প্যাম হিসেবে চিহ্নিত মেসেজগুলোকে অন্য পথে পাঠায় না। Gmail প্রাপকদের কাছে ডেলিভারি করার আগেই আগত মেসেজগুলোকে স্প্যাম হিসেবে শ্রেণীবদ্ধ করে।
- এছাড়াও পাঠান: (ঐচ্ছিক) বার্তাটি একাধিক ইমেল ঠিকানায় ফরোয়ার্ড করতে, 'Add more recipients' বক্সে টিক দিন। তারপর ইমেল ঠিকানাগুলো প্রবেশ করাতে 'Add'-এ ক্লিক করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার সেলস টিমকে বা নিজেকে CRM বার্তার একটি কপি পাঠাতে চাইতে পারেন।
দ্রষ্টব্য: CRM-এ বার্তা পৌঁছানোর পরেও অতিরিক্ত প্রাপকরা বার্তা পেতে পারেন। Google Workspace- এ Gmail গ্রহণ হারের সীমা (receiving rate limits) থেকে এ বিষয়ে আরও জানুন।
বিকল্প অপরিচিত এবং পরিচিত ঠিকানাগুলিতে এই কাজটি সম্পাদন করার বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
'Add setting' বক্সের নিচে থাকা 'Save'- এ ক্লিক করুন।
আপনার নতুন রাউটিং নিয়মটি ডিফল্ট রাউটিং টেবিলে আছে কিনা তা যাচাই করুন।
ধাপ ৩. ফরওয়ার্ডিং এবং কেস তৈরি যাচাই করুন।
আপনার বার্তাগুলি সঠিকভাবে ফরোয়ার্ড করা হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করতে, ফরোয়ার্ডিং ইমেল ঠিকানায় একটি ইমেল পাঠান, উদাহরণস্বরূপ help@solarmora.com । তারপর যাচাই করুন যে আপনার CRM সিস্টেম বার্তাটি পেয়েছে এবং বার্তাটি থেকে একটি কেস বা টিকিট তৈরি করেছে।