If your organization uses a customer relations management (CRM) system to manage certain tasks, you can forward Gmail to your CRM to create a case or ticket. A CRM system is software that helps people and organizations handle their interactions and relationships with customers and users. Some popular CRMs include Salesforce, ZenDesk, HubSpot, and Jira.
CRMs are often used to manage sales leads and support tickets. For example, you can forward messages sent to your sales address to a CRM to create, qualify, and convert leads. Or you may want to forward messages sent to a help address to a CRM, to start a support case workflow. This process is sometimes called Email to case .
জিমেইলের মাধ্যমে CRM কেস তৈরির সেরা পদ্ধতি
Gmail isn't intended to replace large-scale ticketing systems. If your organization needs support for large-scale operations, for example enterprise sales or support, we recommend using a dedicated CRM.
ধাপ ১। আপনার ফরওয়ার্ডিং এবং রিসিভিং ঠিকানাগুলো সংগ্রহ করুন।
একটি CRM সিস্টেমে বার্তা ফরোয়ার্ড করতে, আপনার যে ইমেল ঠিকানাটি ফরোয়ার্ড করা হবে এবং যে CRM ঠিকানায় ফরোয়ার্ড করবেন, সেই ঠিকানাটি প্রয়োজন।
দ্রষ্টব্য: এই নিবন্ধে ব্যবহৃত ইমেল ঠিকানাগুলো উদাহরণস্বরূপ দেওয়া হয়েছে। এগুলো আপনার নিজের গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং সিআরএম (CRM) ইমেল ঠিকানা দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।
আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস ফরওয়ার্ডিং ঠিকানা তৈরি করুন
আপনি যে ইমেল ঠিকানাটি ফরওয়ার্ড করবেন তা ঠিক করুন, যেমন: help@solarmora.com ।
গুরুত্বপূর্ণ: এই ইমেলটি গুগল ওয়ার্কস্পেসের কোনো আসল অ্যাকাউন্ট হওয়া উচিত নয়। এটি শুধুমাত্র সেই ডিফল্ট রাউটিং নিয়মে থাকবে যা আপনি ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করার জন্য ধাপ ২- এ তৈরি করবেন।
CRM গ্রহণকারী ঠিকানা যাচাই করুন
যে CRM ইমেল ঠিকানায় বার্তা ফরোয়ার্ড করা হবে, তা পেতে আপনার CRM-এর ডকুমেন্টেশন দেখুন। এই ইমেল ঠিকানাটি বোঝাতে ব্যবহৃত পরিভাষাগুলোর মধ্যে রয়েছে ‘সাপোর্ট অ্যাড্রেস’ এবং ‘ইমেল টু কেস’ ।
কিছু CRM একটি অনন্য ইমেল ঠিকানা তৈরি করে যা CRM সাপোর্ট ঠিকানার সাথে মিলে যায়। এই ক্ষেত্রে, ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করার সময় অনন্য ঠিকানাটি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি CRM সাপোর্ট ঠিকানাটি support@my-crm.com হয়, তাহলে আপনার CRM সিস্টেম support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com- এর মতো একটি অনন্য, এলোমেলো ঠিকানা তৈরি করতে পারে। ধাপ ২- এ ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করার সময় এই অনন্য ঠিকানাটি ব্যবহার করুন।
ধাপ ২. CRM-এ মেসেজ ফরোয়ার্ড করার জন্য Gmail সেট আপ করুন।
To forward messages to your CRM system, follow these steps to set up a Default routing rule. In the steps below, incoming messages addressed to help@solarmora.com are forwarded to support@my-crm.com .
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল ডিফল্ট রাউটিং ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
বাম দিকে, সর্বোচ্চ স্তরের সাংগঠনিক ইউনিটটি নির্বাচন করুন।
দ্রষ্টব্য: ডিফল্ট রাউটিং সেটিংটি অ্যাডভান্সড সেটিংস পৃষ্ঠায় থাকলেই আপনি শুধুমাত্র শীর্ষ-স্তরের সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করতে পারবেন।
ডিফল্ট রাউটিং সেট আপ করতে কনফিগার-এ ক্লিক করুন। অথবা, একটি নতুন ডিফল্ট রাউটিং নিয়ম যোগ করতে, অ্যাড অ্যানাদার রুল-এ ক্লিক করুন।
অ্যাড সেটিং বক্সে, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
সেটিং বিকল্পগুলি কী করতে হবে খামের প্রাপকদের মিল অনুযায়ী নির্দিষ্ট করুন। ‘একক প্রাপক’ নির্বাচন করুন এবং ধাপ ১- এ আপনার তৈরি করা ইমেল ঠিকানাটি লিখুন। এটি সেই ঠিকানা যেখানে আপনার ব্যবহারকারী বা গ্রাহকরা বার্তা পাঠান, উদাহরণস্বরূপ, help@solarmora.com ।
Important: Be sure this email address you is not an actual Google Workspace account. It shouldn't have an associated user account, mailbox, or Groups membership. To support delivery of large volumes of outgoing mail, the email address should exist only in this Default routing rule.
যদি খামের প্রাপক উপরের বিবরণের সাথে মিলে যায়, তাহলে নিম্নলিখিত কাজগুলো করুন। - Envelope recipient: Check the Change envelope recipient box, then select the Replace recipient option. Enter the CRM support address you verified in Step 1 , for example support@my-crm.com . If your CRM generated a random address from the support address, enter that instead.
- Spam: (Optional) To let Gmail reroute messages marked as spam, check the Bypass spam filter... box. By default, routing rules don't reroute messages marked as spam. Gmail classifies incoming messages as spam before they're delivered to recipients.
- Also deliver to: (Optional) To forward the message to more email addresses, check the Add more recipients box. Then click Add to enter the email addresses. For example, you might want to send a copy of CRM messages to your sales team, or to yourself.
দ্রষ্টব্য: CRM-এ বার্তা পৌঁছানোর পরেও অতিরিক্ত প্রাপকরা বার্তা পেতে পারেন। Google Workspace- এ Gmail গ্রহণ হারের সীমা (receiving rate limits) থেকে এ বিষয়ে আরও জানুন।
বিকল্প অপরিচিত এবং পরিচিত ঠিকানাগুলিতে এই কাজটি সম্পাদন করার বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
'Add setting' বক্সের নিচে থাকা 'Save'- এ ক্লিক করুন।
আপনার নতুন রাউটিং নিয়মটি ডিফল্ট রাউটিং টেবিলে আছে কিনা তা যাচাই করুন।
ধাপ ৩. ফরওয়ার্ডিং এবং কেস তৈরি যাচাই করুন।
To check that your messages are forwarded correctly, send an email to the forwarding email address, for example help@solarmora.com . Then verify your CRM system received the message and created a case or ticket from the message.