তৃতীয় পক্ষের CRM-এ ইমেল ফরোয়ার্ড করুন

যদি আপনার প্রতিষ্ঠান নির্দিষ্ট কিছু কাজ পরিচালনা করার জন্য গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা (CRM) সিস্টেম ব্যবহার করে, তাহলে আপনি একটি কেস বা টিকিট তৈরি করার জন্য Gmail আপনার CRM-এ ফরোয়ার্ড করতে পারেন। CRM সিস্টেম হল এমন একটি সফ্টওয়্যার যা মানুষ এবং প্রতিষ্ঠানকে গ্রাহক এবং ব্যবহারকারীদের সাথে তাদের মিথস্ক্রিয়া এবং সম্পর্ক পরিচালনা করতে সাহায্য করে। কিছু জনপ্রিয় CRM-এর মধ্যে রয়েছে Salesforce, ZenDesk, HubSpot এবং Jira।

CRM প্রায়শই বিক্রয় লিড এবং সহায়তা টিকিট পরিচালনা করার জন্য ব্যবহৃত হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার বিক্রয় ঠিকানায় প্রেরিত বার্তাগুলি একটি CRM-এ ফরোয়ার্ড করতে পারেন যাতে লিড তৈরি, যোগ্যতা অর্জন এবং রূপান্তর করা যায়। অথবা আপনি একটি সহায়তা ঠিকানায় প্রেরিত বার্তাগুলি একটি CRM-এ ফরোয়ার্ড করতে পারেন, যাতে একটি সহায়তা কেস ওয়ার্কফ্লো শুরু করা যায়। এই প্রক্রিয়াটিকে কখনও কখনও Email to case বলা হয়।

Gmail এর মাধ্যমে CRM কেস তৈরির সেরা পদ্ধতি

Gmail বৃহৎ-স্কেল টিকিটিং সিস্টেম প্রতিস্থাপনের উদ্দেশ্যে নয়। যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের বৃহৎ-স্কেল কার্যক্রমের জন্য সহায়তার প্রয়োজন হয়, উদাহরণস্বরূপ এন্টারপ্রাইজ বিক্রয় বা সহায়তা, তাহলে আমরা একটি ডেডিকেটেড CRM ব্যবহার করার পরামর্শ দিই।

ধাপ ১. আপনার ফরোয়ার্ডিং এবং গ্রহণকারীর ঠিকানাগুলি পান

CRM সিস্টেমে বার্তা ফরোয়ার্ড করার জন্য, আপনার যে ইমেল ঠিকানাটি ফরোয়ার্ড করা হবে এবং যে CRM ঠিকানায় আপনি ফরোয়ার্ড করবেন তা প্রয়োজন।

দ্রষ্টব্য: এই প্রবন্ধে ব্যবহৃত ইমেল ঠিকানাগুলি উদাহরণ হিসেবে দেওয়া হয়েছে। আপনার নিজস্ব Google Workspace এবং CRM ইমেল ঠিকানা দিয়ে সেগুলো প্রতিস্থাপন করুন।

আপনার Google Workspace ফরওয়ার্ডিং ঠিকানা তৈরি করুন

আপনি কোন ইমেল ঠিকানাটি ফরোয়ার্ড করবেন তা ঠিক করুন, উদাহরণস্বরূপ: help@solarmora.com ।

গুরুত্বপূর্ণ: এই ইমেলটি Google Workspace-এর আসল অ্যাকাউন্ট হওয়া উচিত নয়। এটি শুধুমাত্র ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করার জন্য ধাপ ২- এ তৈরি করা ডিফল্ট রাউটিং নিয়মেই থাকবে।

CRM গ্রহণকারীর ঠিকানা যাচাই করুন

ফরোয়ার্ড করা বার্তাগুলি পেতে CRM ইমেল ঠিকানাটি পেতে, আপনার CRM-এর ডকুমেন্টেশনটি দেখুন। এই ইমেল ঠিকানাটি বর্ণনা করার জন্য ব্যবহৃত শব্দগুলির মধ্যে রয়েছে সহায়তা ঠিকানা এবং কেস-এ ইমেল ।

কিছু CRM একটি অনন্য ইমেল ঠিকানা তৈরি করে যা CRM সাপোর্ট ঠিকানার সাথে সঙ্গতিপূর্ণ। এই ক্ষেত্রে, ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করার সময় অনন্য ঠিকানাটি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি CRM সাপোর্ট ঠিকানা support@my-crm.com হয়, তাহলে আপনার CRM সিস্টেম একটি অনন্য, এলোমেলো ঠিকানা তৈরি করতে পারে যেমন support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com । ধাপ 2- এ ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করার সময় এই অনন্য ঠিকানাটি ব্যবহার করুন।

ধাপ ২. CRM-এ বার্তা ফরোয়ার্ড করার জন্য Gmail সেট আপ করুন।

আপনার CRM সিস্টেমে বার্তা ফরোয়ার্ড করতে, একটি ডিফল্ট রাউটিং নিয়ম সেট আপ করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন। নীচের পদক্ষেপগুলিতে, help@solarmora.com ঠিকানায় আগত বার্তাগুলি support@my-crm.com ঠিকানায় ফরোয়ার্ড করা হবে।

1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল ডিফল্ট রাউটিং ।

   ডিফল্ট রাউটিং-এ যান

   জিমেইল সেটিংস প্রশাসকের বিশেষাধিকার থাকা প্রয়োজন।

2. বাম দিকে, শীর্ষ-স্তরের সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।

   দ্রষ্টব্য: আপনি কেবলমাত্র শীর্ষ-স্তরের সংগঠন ইউনিট নির্বাচন করতে পারবেন যখন ডিফল্ট রাউটিং সেটিংটি উন্নত সেটিংস পৃষ্ঠায় অবস্থিত থাকে।

3. ডিফল্ট রাউটিং সেট আপ করতে কনফিগার ক্লিক করুন। অথবা, একটি নতুন ডিফল্ট রাউটিং নিয়ম যোগ করতে, অন্য একটি নিয়ম যোগ করুন ক্লিক করুন।

4. "যোগ করুন" সেটিং বাক্সে, এই পদক্ষেপগুলি নিন:
   

   সেটিং অপশন	কি করো
   মিল করার জন্য খাম প্রাপক নির্দিষ্ট করুন	একক প্রাপক নির্বাচন করুন এবং ধাপ ১ এ আপনার নির্ধারিত ইমেল ঠিকানাটি লিখুন। এটি সেই ঠিকানা যেখানে আপনার ব্যবহারকারী বা গ্রাহকরা বার্তা পাঠান, উদাহরণস্বরূপ, help@solarmora.com । গুরুত্বপূর্ণ: নিশ্চিত করুন যে এই ইমেল ঠিকানাটি আপনার প্রকৃত Google Workspace অ্যাকাউন্ট নয়। এর সাথে কোনও সংযুক্ত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট, মেলবক্স বা গ্রুপ সদস্যপদ থাকা উচিত নয়। বহির্গামী মেলের বিশাল পরিমাণ ডেলিভারি সমর্থন করার জন্য, ইমেল ঠিকানাটি শুধুমাত্র এই ডিফল্ট রাউটিং নিয়মে থাকা উচিত।
   যদি খাম প্রাপক উপরের সাথে মিলে যায়, তাহলে নিম্নলিখিতগুলি করুন	খাম প্রাপক: খাম প্রাপক পরিবর্তন করুন বাক্সটি চেক করুন, তারপর প্রাপক প্রতিস্থাপন করুন বিকল্পটি নির্বাচন করুন। ধাপ ১ এ আপনার যাচাই করা CRM সহায়তা ঠিকানাটি লিখুন, উদাহরণস্বরূপ support@my-crm.com । যদি আপনার CRM সহায়তা ঠিকানা থেকে একটি এলোমেলো ঠিকানা তৈরি করে, তাহলে পরিবর্তে সেটি লিখুন। স্প্যাম: (ঐচ্ছিক) স্প্যাম হিসেবে চিহ্নিত বার্তাগুলিকে Gmail-কে পুনরায় রুট করার অনুমতি দিতে, "বাইপাস স্প্যাম ফিল্টার..." বাক্সটি চেক করুন। ডিফল্টরূপে, রাউটিং নিয়মগুলি স্প্যাম হিসেবে চিহ্নিত বার্তাগুলিকে পুনরায় রুট করে না। Gmail আগত বার্তাগুলিকে প্রাপকদের কাছে পৌঁছে দেওয়ার আগে স্প্যাম হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করে। এছাড়াও এখানে ডেলিভারি করুন: (ঐচ্ছিক) আরও ইমেল ঠিকানায় বার্তা ফরোয়ার্ড করতে, আরও প্রাপক যোগ করুন বাক্সটি চেক করুন। তারপর ইমেল ঠিকানাগুলি প্রবেশ করাতে যোগ করুন এ ক্লিক করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার বিক্রয় দলকে, অথবা নিজেকে CRM বার্তাগুলির একটি অনুলিপি পাঠাতে চাইতে পারেন। দ্রষ্টব্য: CRM বার্তা পাওয়ার পরে অতিরিক্ত প্রাপকরা বার্তা পেতে পারেন। Google Workspace- এ Gmail গ্রহণের হারের সীমা সম্পর্কে আরও জানুন।
   বিকল্পগুলি	অ-স্বীকৃত এবং স্বীকৃত ঠিকানাগুলিতে এই ক্রিয়া সম্পাদন করুন বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

5. "যোগ করুন" সেটিং বাক্সের নীচে, "সংরক্ষণ করুন " এ ক্লিক করুন।

6. আপনার নতুন রাউটিং নিয়মটি ডিফল্ট রাউটিং টেবিলে প্রদর্শিত হচ্ছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।

পরিবর্তনগুলি ২৪ ঘন্টা পর্যন্ত সময় নিতে পারে তবে সাধারণত আরও দ্রুত ঘটে। আরও জানুন

ধাপ ৩. ফরোয়ার্ডিং এবং কেস তৈরি যাচাই করুন

আপনার বার্তাগুলি সঠিকভাবে ফরোয়ার্ড করা হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করতে, ফরোয়ার্ডিং ইমেল ঠিকানায় একটি ইমেল পাঠান, উদাহরণস্বরূপ help@solarmora.com । তারপর যাচাই করুন যে আপনার CRM সিস্টেম বার্তাটি পেয়েছে এবং বার্তা থেকে একটি কেস বা টিকিট তৈরি করেছে।