Google Workspace 管理者は、[メールとチャットの自動削除] の設定を使用して、組織内のユーザーのメッセージの保存を管理できます。ユーザーのメールボックスにメッセージを残す日数を設定し、以下の設定を行うことができます。
- 保持期間が過ぎたらメッセージをゴミ箱に移動する、または完全に削除する
- 特定のラベルが付いたメッセージを保持する
- メッセージを自動的に削除する、または削除をユーザーに任せる
[メールとチャットの自動削除] の設定は、Gmail と従来のハングアウト（非推奨）のメッセージの保存のみを対象としています。Google Chat のメッセージの保存を管理するには、 組織の Chat メッセージを自動削除する をご覧ください。
Vault でメッセージの保存を管理する
法的な制約や コンプライアンス目的ですべてのアカウントとメッセージを自動削除する必要がある場合は、[Email and chat auto-deletion]の設定ではなく、Google Vaultを使用してください。メッセージの保持の管理には、自動削除設定または Vault のいずれかを使用し、両方は使用しないことをおすすめします。詳しくは、Vault の保持に関する よくある質問をご覧ください。
自動削除の設定が適用される仕組み
このセクションでは、[メールとチャットの自動削除] の設定によるメッセージの管理方法について説明します。
この設定は、ユーザーの受信トレイ内のメール メッセージ、アーカイブ済みのメッセージ、 Gmail API で追加されたメッセージに適用されます。
設定に基づいてスレッド内の少なくとも 1 件のメッセージが保持される場合、スレッド内のすべてのメッセージが保持されます。これは、[スレッド表示] がオンかオフかにかかわらず発生します。
この設定は、[ゴミ箱] フォルダ内のメッセージには適用されません。ゴミ箱内のメッセージは 30 日後に完全に削除されます。
この設定は、スケジュールに基づいて定期的にメッセージに適用されます。そのため、保持期間が終了してもメッセージがすぐに削除されないことがあります。メッセージは、この設定が次に適用されるときに削除されます。
メッセージを削除するタイミングを判断するために、この設定では Gmail がメッセージを受信した日時が使用されます。Gmail に移行されたメールや、POP または IMAP メールボックスから Gmail で受信したメールの場合、この設定では [日付:] ヘッダーまたは IMAP 内部日付属性が使用されます。
メッセージの自動削除を有効にする
-
Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[アプリ]
[Google Workspace]
[Gmail]
[コンプライアンス] に移動します。アクセスするには Gmail の「設定」管理者権限が必要です。
- 左側で最上位の組織（通常はドメイン）を選択します。
- [メールとチャットの自動削除] までスクロールし、[指定の日数が経過したメールとチャット メッセージを自動削除する] を選択します。
- メッセージを保持する日数を入力します。たとえば、「45 」と入力すると、45 日以上前のメッセージが削除されます。最小値は 30 です。
- [自動削除されたメッセージの処理方法] で、削除されたメッセージに対するオプションを選択します。
- メッセージを [ゴミ箱] フォルダに移動する :メッセージは削除されるまで 30 日間ゴミ箱に残ります。この猶予期間を利用して、誤って削除したメッセージを復元できます。
- メッセージを完全に削除する: メッセージはゴミ箱を経由せず、指定した日数が経過すると 完全に削除されます。完全に削除されたメッセージは復元できません。
- （省略可）特定のラベルが付いているメッセージを自動削除の対象から外すには、[次のラベルが付いているメッセージは自動的に削除しない] の下に、ラベル名のカンマ区切りのリストを入力します。組織内のユーザーにこれらのラベルを伝えて、保持したいメッセージに同じラベルを付けられるようにします。詳しくは、ラベルを作成して Gmailを整理するをご覧ください。
- ページの下部にある [保存] をクリックします。