একজন গুগল ওয়ার্কস্পেস প্রশাসক হিসেবে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্যদের জন্য বার্তা সংরক্ষণের ব্যবস্থা করতে ইমেল এবং চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সেটিংটি ব্যবহার করতে পারেন। আপনি একজন ব্যবহারকারীর মেইলবক্সে বার্তাগুলো কত দিন থাকবে তা নির্ধারণ করতে পারেন এবং এমন সেটিংস তৈরি করতে পারেন যা:
- সংরক্ষণের সময়সীমা শেষ হয়ে গেলে মেসেজগুলোকে ট্র্যাশে সরান অথবা স্থায়ীভাবে মুছে ফেলুন।
- নির্দিষ্ট লেবেলযুক্ত বার্তাগুলো রাখুন।
- বার্তাগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলুন, অথবা আপনার ব্যবহারকারীদের বার্তা মোছার কাজটি পরিচালনা করতে দিন।
ইমেল এবং চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সেটিংটি শুধুমাত্র জিমেইল এবং ক্লাসিক হ্যাংআউটস (অপ্রচলিত) মেসেজ স্টোরেজের জন্য প্রযোজ্য। গুগল চ্যাট মেসেজ স্টোরেজ পরিচালনা করতে, আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য চ্যাট মেসেজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছুন (Automatically delete Chat messages for your organization) বিভাগে যান।
Vault-এর মাধ্যমে বার্তা সংরক্ষণ পরিচালনা করুন
যদি আপনার সমস্ত অ্যাকাউন্ট এবং মেসেজের জন্য অটো ডিলিটের প্রয়োজন হয়, উদাহরণস্বরূপ আইনি বা কমপ্লায়েন্সের কারণে, তাহলে ইমেল এবং চ্যাট অটো-ডিলিট সেটিংয়ের পরিবর্তে গুগল ভল্ট ব্যবহার করুন। মেসেজ রিটেনশন ম্যানেজ করার জন্য গুগল অটো-ডিলিট সেটিং অথবা ভল্ট, যেকোনো একটি ব্যবহার করার পরামর্শ দেয়, কিন্তু উভয়ই নয়। ভল্ট রিটেনশন FAQ পেজে এ বিষয়ে আরও জানুন।
স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সেটিংস কীভাবে প্রয়োগ করা হয়
এই বিভাগে ইমেল এবং চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার সেটিংসের মাধ্যমে বার্তাগুলি কীভাবে পরিচালনা করা হয় তা বর্ণনা করা হয়েছে:
এই সেটিংটি ব্যবহারকারীর ইনবক্সে থাকা ইমেল বার্তা, আর্কাইভ করা বার্তা এবং Gmail API দিয়ে যোগ করা বার্তাগুলির ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
যখন কোনো কথোপকথনের সেটিং অনুযায়ী অন্তত একটি বার্তা সংরক্ষিত রাখা হয়, তখন সেই কথোপকথনের সমস্ত বার্তাই সংরক্ষিত হয়ে যায়। ‘কনভারসেশন ভিউ’ চালু বা বন্ধ, উভয় অবস্থাতেই এটি ঘটে।
এই সেটিংটি ট্র্যাশ ফোল্ডারের মেসেজগুলোর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নয়। ট্র্যাশে থাকা মেসেজগুলো ৩০ দিন পর স্থায়ীভাবে মুছে যায়।
এই সেটিংটি একটি নির্ধারিত সময়সূচী অনুযায়ী মেসেজগুলিতে নিয়মিতভাবে প্রয়োগ করা হয়। তাই, সংরক্ষণের সময়সীমা শেষ হয়ে গেলে মেসেজগুলি সঙ্গে সঙ্গে মুছে নাও যেতে পারে। পরবর্তী বার যখন সেটিংটি প্রয়োগ করা হয়, তখন সেগুলি মুছে যায়।
মেসেজ কখন ডিলিট করতে হবে তা নির্ধারণ করার জন্য, এই সেটিংটি Gmail-এ মেসেজটি আসার দিন ও সময় ব্যবহার করে। যে মেসেজগুলো Gmail-এ মাইগ্রেট করা হয়েছে অথবা POP বা IMAP মেইলবক্স থেকে Gmail-এ এসেছে, সেগুলোর ক্ষেত্রে এই সেটিংটি Date: হেডার অথবা IMAP Internal Date অ্যাট্রিবিউট ব্যবহার করে।
মেসেজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা চালু করুন
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল সম্মতি ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- বাম দিকে, আপনার শীর্ষ-স্তরের সংস্থাটি নির্বাচন করুন, যা সাধারণত আপনার ডোমেইন হয়ে থাকে।
- ‘ইমেল এবং চ্যাট স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা’ সেটিং-এ স্ক্রোল করুন এবং ‘নির্দিষ্ট সংখ্যক দিনের চেয়ে পুরানো ইমেল এবং চ্যাট বার্তাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলুন’ বিকল্পটি বেছে নিন।
- আপনি কত দিন পর্যন্ত বার্তা সংরক্ষণ করতে চান, সেই সংখ্যাটি লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, ৪৫ দিনের বেশি পুরোনো বার্তা মুছে ফেলার জন্য ৪৫ লিখুন। সর্বনিম্ন সময়সীমা হলো ৩০ দিন ।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা বার্তাগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন তার অধীনে, মুছে ফেলা বার্তাগুলির জন্য একটি বিকল্প বেছে নিন:
- মেসেজগুলো ট্র্যাশ ফোল্ডারে সরান। মুছে যাওয়ার আগে মেসেজগুলো আরও ৩০ দিন ট্র্যাশে থাকে। এই অতিরিক্ত সময় আপনাকে ভুলবশত মুছে যাওয়া যেকোনো মেসেজ পুনরুদ্ধার করার সুযোগ দেয়।
- মেসেজ স্থায়ীভাবে মুছে ফেলুন : মেসেজগুলো ট্র্যাশ এড়িয়ে যায় এবং নির্দিষ্ট সংখ্যক দিন পর স্থায়ীভাবে মুছে যায়। স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা মেসেজ আপনি পুনরুদ্ধার করতে পারবেন না।
- (ঐচ্ছিক) স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যাওয়া থেকে নির্দিষ্ট লেবেলযুক্ত বার্তাগুলিকে বাদ দিতে, "নিম্নলিখিত লেবেলযুক্ত বার্তাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলবেন না" এর অধীনে লেবেলের নামগুলির একটি কমা-দ্বারা-বিভক্ত তালিকা লিখুন। আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের এই লেবেলগুলি সম্পর্কে জানান, যাতে তারাও যে বার্তাগুলি রাখতে চান সেগুলির জন্য একই লেবেল তৈরি করতে পারেন। Gmail গুছিয়ে রাখতে কীভাবে লেবেল তৈরি করবেন তা জানুন।
- পৃষ্ঠার নীচে, সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।