به عنوان مدیر Google Workspace، میتوانید از تنظیم حذف خودکار ایمیل و چت برای مدیریت ذخیرهسازی پیام برای افراد سازمان خود استفاده کنید. میتوانید تعداد روزهایی را که پیامها در صندوق پستی کاربر باقی میمانند، تنظیم کنید و تنظیماتی ایجاد کنید که:
- پیامها را به سطل زباله منتقل کنید یا پس از انقضای دوره ذخیرهسازی، آنها را برای همیشه حذف کنید.
- پیامهایی را که برچسبهای مشخصی دارند، نگه دارید.
- پیامها را بهطور خودکار حذف کنید، یا به کاربران خود اجازه دهید حذف پیام را مدیریت کنند.
تنظیم حذف خودکار ایمیل و چت فقط برای فضای ذخیرهسازی پیامهای Gmail و Classic Hangouts (منسوخ شده) است. برای مدیریت فضای ذخیرهسازی پیامهای Google Chat، به بخش «حذف خودکار پیامهای چت برای سازمان شما» مراجعه کنید.
مدیریت فضای ذخیرهسازی پیام با Vault
اگر به حذف خودکار برای همه حسابها و پیامها نیاز دارید، مثلاً برای اهداف قانونی یا انطباق با قوانین، به جای تنظیم حذف خودکار ایمیل و چت ، از Google Vault استفاده کنید. گوگل توصیه میکند برای مدیریت نگهداری پیامها، یا از تنظیم حذف خودکار یا Vault استفاده کنید، اما نه هر دو. برای اطلاعات بیشتر به صفحه سوالات متداول نگهداری Vault مراجعه کنید.
نحوه اعمال تنظیمات حذف خودکار
این بخش نحوه مدیریت پیامها با تنظیم حذف خودکار ایمیل و چت را شرح میدهد:
این تنظیم برای ایمیلهای موجود در صندوق ورودی کاربر، پیامهای بایگانیشده و پیامهای اضافهشده با Gmail API اعمال میشود.
وقتی حداقل یک پیام در یک مکالمه بر اساس تنظیمات حفظ شود، تمام پیامهای موجود در مکالمه حفظ میشوند. این اتفاق چه نمای مکالمه فعال باشد و چه غیرفعال، رخ میدهد.
این تنظیم برای پیامهای موجود در پوشهی «حذفشدهها» اعمال نمیشود. پیامهای موجود در «حذفشدهها» پس از ۳۰ روز بهطور دائم حذف میشوند.
این تنظیم به طور منظم و بر اساس زمانبندی روی پیامها اعمال میشود. بنابراین، وقتی دوره ذخیرهسازی به پایان میرسد، پیامها ممکن است بلافاصله حذف نشوند. دفعه بعد که این تنظیم اعمال شود، حذف میشوند.
برای تعیین زمان حذف پیامها، این تنظیم از روز و زمانی که Gmail پیام را دریافت کرده است استفاده میکند. برای پیامهایی که به Gmail منتقل شدهاند یا توسط Gmail از صندوق پستی POP یا IMAP دریافت شدهاند، این تنظیم از سربرگ Date: یا ویژگی IMAP Internal Date استفاده میکند.
حذف خودکار پیام را روشن کنید
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل جیمیل انطباق .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات Gmail دارد.
- در سمت چپ، سازمان سطح بالای خود، که معمولاً دامنه شماست، را انتخاب کنید.
- به تنظیمات حذف خودکار ایمیل و چت بروید و گزینه حذف خودکار پیامهای ایمیل و چت قدیمیتر از تعداد روزهای مشخص شده را انتخاب کنید.
- تعداد روزهایی که میخواهید پیامها ذخیره شوند را وارد کنید. به عنوان مثال، برای حذف پیامهای قدیمیتر از ۴۵ روز، ۴۵ را وارد کنید. حداقل ۳۰ روز است.
- در بخش «نحوه مدیریت پیامهای حذفشده خودکار»، گزینهای را برای پیامهای حذفشده انتخاب کنید:
- پیامها را به پوشهی حذفشدهها منتقل کنید. پیامها به مدت ۳۰ روز دیگر در سطل زباله باقی میمانند و سپس حذف میشوند. این زمان اضافی به شما امکان میدهد پیامهایی را که به اشتباه حذف شدهاند، بازیابی کنید.
- حذف دائمی پیامها : پیامها از سطل زباله عبور میکنند و پس از تعداد روز مشخص شده، برای همیشه حذف میشوند. شما نمیتوانید پیامهای حذف شده برای همیشه را بازیابی کنید.
- (اختیاری) برای حذف خودکار پیامهایی با برچسبهای خاص، فهرستی از نام برچسبها را که با کاما از هم جدا شدهاند، در زیر «پیامهایی با برچسبهای زیر بهطور خودکار حذف نشوند» وارد کنید. این برچسبها را به افراد سازمان خود اطلاع دهید تا بتوانند برچسبهای مشابهی را برای پیامهایی که میخواهند نگه دارند، ایجاد کنند. با نحوه ایجاد برچسبها برای سازماندهی Gmail آشنا شوید.
- در پایین صفحه، روی ذخیره کلیک کنید.