Theo mặc định, những người thuộc tổ chức Google Workspace của bạn có thể trao đổi thư với mọi địa chỉ email. Tuy nhiên, đôi khi bạn muốn hạn chế những địa chỉ hoặc miền mà người dùng có thể trao đổi thư. Ví dụ: một trường học có thể muốn cho phép học viên trao đổi thư với giáo viên, nhân viên và học viên khác, nhưng không cho phép trao đổi thư với những người bên ngoài trường học.
Để giới hạn thư ở các địa chỉ và miền được cấp phép, hãy sử dụng chế độ cài đặt Hạn chế gửi trên trang cài đặt Tuân thủ.
Những điều cần lưu ý về chế độ hạn chế gửi
Khi sử dụng chế độ cài đặt Hạn chế gửi để hạn chế gửi thư, hãy lưu ý:
- Thư đến: Người dùng chỉ có thể nhận thư từ những địa chỉ hoặc miền mà bạn cấp phép bằng chế độ cài đặt này. Thư gửi từ các miền hoặc địa chỉ khác sẽ được trả lại cho người gửi kèm theo một thư bị trả lại mô tả chính sách. Thư từ những miền không thể xác minh bằng DKIM hoặc SPF cũng sẽ bị từ chối.
- Thư đi: Những người thuộc tổ chức của bạn cố gắng gửi thư đến một miền không được cấp phép sẽ nhận được thư bị trả lại nêu rõ lý do thư của họ không được gửi. Bạn có thể cung cấp văn bản tuỳ chỉnh cho thư bị trả lại.
- Email nội bộ: Để cho phép trao đổi thư nội bộ giữa những người dùng trong tổ chức, hãy sử dụng tuỳ chọn Bỏ qua chế độ cài đặt này cho thư nội bộ. Thư nội bộ giữa các miền của tổ chức, bao gồm cả miền gốc và miền con, sẽ bỏ qua chế độ cài đặt này.
- Google Chat: Bạn có thể quản lý cách mọi người trò chuyện với những người bên ngoài tổ chức của mình. Hãy xem bài viết Thiết lập các lựa chọn trò chuyện bên ngoài.
- Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu của Google: Chế độ cài đặt Hạn chế gửi sẽ chặn thông báo từ các dịch vụ của Google, chẳng hạn như thư Gmail về nhận xét trên Google Tài liệu. Để ngăn điều này xảy ra, hãy thiết lập Gmail để bỏ qua chế độ cài đặt này cho thư nội bộ.
- Nhóm Google: Nếu cho phép mọi người trong tổ chức đăng lên Nhóm, thì họ có thể bỏ qua chế độ cài đặt Hạn chế gửi.
Thiết lập các quy tắc hạn chế thư
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Gmail Tuân thủ.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- Ở bên trái, hãy chọn một đơn vị tổ chức. Chế độ cài đặt mới sẽ áp dụng cho tất cả mọi người trong đơn vị tổ chức đó và bạn có thể thiết lập các quy tắc hạn chế khác nhau cho từng đơn vị.
- Di chuyển đến chế độ cài đặt Hạn chế gửi rồi nhấp vào Thiết lập hoặc Thêm quy tắc khác.
Trong hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy thực hiện các bước sau:
Tùy chọn cài đặt Việc nên làm Hạn chế gửi Nhập tên mô tả cho chế độ cài đặt. Bạn phải nhập tên để lưu chế độ cài đặt. Thêm địa chỉ hoặc miền mà bạn muốn cho phép Chọn một hoặc nhiều danh sách địa chỉ hiện có hoặc tạo một hoặc nhiều danh sách địa chỉ mới.
Chọn một hoặc nhiều danh sách địa chỉ chứa các địa chỉ hoặc miền mà bạn cho phép đối với thư. Danh sách địa chỉ cho phép bạn áp dụng chế độ cài đặt Gmail cho các địa chỉ email hoặc miền cụ thể. Danh sách địa chỉ mà bạn chọn cho chế độ cài đặt này phải bao gồm các địa chỉ email và miền được phép.
Quan trọng: Gmail kiểm tra phần "Từ:" của tiêu đề thư, chứ không phải người gửi email (hoặc phần Đường dẫn trả về: của tiêu đề thư). Do đó, người gửi trong phần Từ: phải khớp chính xác với một địa chỉ hoặc miền trong danh sách địa chỉ.
Chỉnh sửa thông báo từ chối mặc định đối với những thư này. Nhập thông báo từ chối tuỳ chỉnh. Những người thuộc tổ chức của bạn cố gắng gửi thư đến một miền hoặc địa chỉ không được cấp phép sẽ nhận được email lỗi kèm theo thông báo này.
Để cho phép thư lỗi, hãy thêm mailer-daemon@googlemail.com vào danh sách người gửi được phép. Thư lỗi được gửi từ địa chỉ này.
Tùy chọn Để cho phép thư nội bộ bỏ qua chế độ cài đặt này, hãy đánh dấu vào hộp Bỏ qua chế độ cài đặt này cho thư nội bộ.
SPF hoặc DKIM phải xác thực thư nội bộ để bỏ qua chế độ cài đặt này. Thư nội bộ không được xác thực sẽ bị từ chối.
Ở cuối hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy nhấp vào Lưu. Thay đổi có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực, nhưng thường thì nhanh hơn. Tìm hiểu thêm
Bạn có thể theo dõi nội dung thay đổi trong Nhật ký kiểm tra Bảng điều khiển dành cho quản trị viên log.