एडमिन के तौर पर, यह पक्का किया जा सकता है कि आपके डोमेन में भेजे या पाए गए सभी मैसेज की एक कॉपी, संबद्ध उपयोगकर्ताओं के Gmail मेलबॉक्स में सेव हो. इनमें, गैर-Gmail मेलबॉक्स से भेजे या पाए गए मैसेज भी शामिल हैं.
मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज और Vault
अगर आपका संगठन Vault का इस्तेमाल करता है, तो हमारा सुझाव है कि आप मेल सेव करने के बेहतर स्टोरेज को सेट अप करें, ताकि Vault को आपके संगठन के ईमेल मैसेज का पूरा ऐक्सेस मिले:
उपयोगकर्ता, Gmail के अलावा Google Workspace की अन्य मुख्य सेवाओं से भी ईमेल भेज सकते हैं. उदाहरण के लिए:
- Calendar—भेजे गए न्योते और डेस्कटॉप पर Calendar में मेहमानों को ईमेल भेजें विकल्प से भेजे गए मैसेज.
- Drive—जब उपयोगकर्ता Drive में फ़ाइलें शेयर करते हैं, उनका मालिकाना हक ट्रांसफ़र करते हैं या उन पर टिप्पणी करते हैं, तो भेजे गए मैसेज का कॉन्टेंट.
- Google Docs, Sheets, Slides, और Drawings—जब उपयोगकर्ता, फ़ाइलों को अटैचमेंट के तौर पर ईमेल करते हैं या फ़ाइलों पर अनुमति में बदलाव करते हैं, तो ऐप्लिकेशन से भेजे गए मैसेज.
- फ़ॉर्म—फ़ॉर्म या फ़ॉर्म के लिंक वाले ईमेल मैसेज.
- Keep—जब उपयोगकर्ता Keep में नोट शेयर करते हैं, तो भेजे गए ईमेल मैसेज.
मेल सेव करने के बेहतर स्टोरेज की मदद से, यह पक्का किया जा सकता है कि अन्य मुख्य सेवाओं से भेजे गए मैसेज, उपयोगकर्ताओं के भेजे गए फ़ोल्डर में दिखें. इसलिए, Vault में इन मैसेज को ऐक्सेस किया जा सकता है.
ध्यान दें: मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज, सिर्फ़ Google Workspace की मुख्य सेवाओं पर लागू होता है. Google की अन्य सेवाएं, उपयोगकर्ताओं की ओर से ईमेल मैसेज भेज सकती हैं. हो सकता है कि इन सेवाओं से भेजे गए मैसेज, उपयोगकर्ताओं के भेजे गए फ़ोल्डर में सेव न हों और Vault में उपलब्ध न हों.
- ऐसे संगठन जो मैसेज को गैर-Gmail ईमेल सर्वर पर रीडायरेक्ट करते हैं, वे मेल सेव करने के बेहतर स्टोरेज को सेट अप कर सकते हैं. इससे यह पक्का किया जा सकता है कि सभी मैसेज Gmail मेलबॉक्स में सेव हों और Vault में उपलब्ध हों.
- अगर आपके पास कोई ऐसा सिस्टम है जिसमें Gmail नहीं है और जो आपके उपयोगकर्ताओं की ओर से मैसेज रूट करने के लिए SMTP रिले सेवा का इस्तेमाल करता है, तो भी इसे सेट अप किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, टिकट ट्रैकिंग सिस्टम, बग डेटाबेस या सूचनाओं के ऑटोमेटेड सिस्टम के लिए. साथ ही, अगर आपको अपने उपयोगकर्ताओं के Gmail मेलबॉक्स में मैसेज दिखाने हैं, तो भी इसे सेट अप किया जा सकता है. SMTP रिले की सुविधा चालू करने वाले सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, Google Vault में मैसेज सेव करना ज़रूरी है.
मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज चालू करने से पहले ध्यान रखने वाली बातें
मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज चालू करने से पहले, कुछ ज़रूरी बातों का ध्यान रखना चाहिए:
- अगर आपके पास, अनुपालन से जुड़े रूटिंग के ऐसे नियम हैं जिनसे पाने वाले व्यक्ति में बदलाव होता है और आपको नहीं चाहिए कि मूल पाने वाले व्यक्ति को ईमेल की कॉपी मिले, तो मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज चालू न करें.
- अगर आपने SMTP रिले सेवा चालू की है, तो उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स में भेजे गए फ़ोल्डर में मैसेज की एक कॉपी सेव रहेगी. उदाहरण के लिए, स्कैनर से ईमेल भेजने पर. ऐसा तब होगा, जब मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज चालू होगा. अगर आपके खाते के वर्शन में स्टोरेज की सीमाएं हैं, तो ऐसा होने पर खाते, स्टोरेज की सीमाओं से ज़्यादा इस्तेमाल कर सकते हैं. वर्शन की तुलना करें.
- अगर Vault की सुविधा के लिए सिर्फ़ Gmail का इस्तेमाल किया जाता है और ईमेल को अपने ऑन-प्रिमाइसेस मेल सर्वर या अन्य ईमेल सेवा देने वाली कंपनी को फ़ॉरवर्ड किया जाता है, तो मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज चालू करें.
मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज सेट अप करना
ध्यान दें: मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज चालू होने पर, ईमेल लॉग की खोज रिपोर्ट में SOR_INSERTED एंट्री शामिल की जाती है.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन
Google Workspace
Gmail
अनुपालन पर जाएं.इसके लिए, आपके पास Gmail की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- बाईं ओर, कोई संगठन चुनें.
- स्क्रोल करके, मेल सेव करने का बेहतर स्टोरेज सेटिंग पर जाएं.
- पक्का करें कि सभी भेजे गए और पाए गए ईमेल की एक कॉपी, उपयोगकर्ता से जुड़े दूसरे मेलबॉक्स में सेव हो बॉक्स को चुनें.
- सबसे नीचे, सेव करें पर क्लिक करें.