প্রশাসক হিসেবে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনার ডোমেইনে পাঠানো বা গ্রহণ করা সমস্ত বার্তার একটি অনুলিপি—যার মধ্যে নন-জিমেইল মেইলবক্স থেকে পাঠানো বা গ্রহণ করা বার্তাও অন্তর্ভুক্ত—সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীদের জিমেইল মেইলবক্সে সংরক্ষিত থাকে।
ব্যাপক মেইল স্টোরেজ এবং ভল্ট
আপনার সংস্থা যদি Vault ব্যবহার করে থাকে, তবে Vault যাতে আপনার সংস্থার ইমেল বার্তাগুলিতে সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস পায় তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি একটি ব্যাপক মেল স্টোরেজ সেট আপ করতে চাইতে পারেন:
ব্যবহারকারীরা জিমেইল ছাড়াও গুগল ওয়ার্কস্পেসের অন্যান্য মূল পরিষেবাগুলো ব্যবহার করে ইমেল বার্তা পাঠাতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ:
- ক্যালেন্ডার— ডেস্কটপ ক্যালেন্ডারের ' ইমেল গেস্টস' অপশন ব্যবহার করে পাঠানো বহির্গামী আমন্ত্রণপত্র ও বার্তা।
- ড্রাইভ— ব্যবহারকারীরা যখন ড্রাইভে কোনো ফাইল শেয়ার করেন, মালিকানা হস্তান্তর করেন বা তাতে মন্তব্য করেন, তখন পাঠানো বার্তার বিষয়বস্তু।
- গুগল ডক্স, শীটস, স্লাইডস এবং ড্রয়িংস— ব্যবহারকারীরা যখন অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে ফাইল ইমেল করেন বা ফাইলের অনুমোদন পরিবর্তন করেন, তখন অ্যাপটি এই বার্তাগুলো পাঠায়।
- ফর্ম— ইমেল বার্তা, যেগুলিতে ফর্ম বা ফর্মের লিঙ্ক থাকে।
- Keep— ব্যবহারকারীরা Keep-এ নোট শেয়ার করলে পাঠানো ইমেল বার্তা।
ব্যাপক মেইল স্টোরেজ নিশ্চিত করে যে অন্যান্য কোর সার্ভিস দ্বারা প্রেরিত বার্তাগুলি ব্যবহারকারীদের সেন্ট ফোল্ডারে প্রদর্শিত হয় এবং ফলস্বরূপ ভল্ট সেগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে।
দ্রষ্টব্য: পূর্ণাঙ্গ মেইল স্টোরেজ শুধুমাত্র মূল Google Workspace পরিষেবাগুলির ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য। অতিরিক্ত Google পরিষেবাগুলি ব্যবহারকারীদের পক্ষ থেকে ইমেল বার্তা পাঠাতে সক্ষম হতে পারে। সেই পরিষেবাগুলির দ্বারা প্রেরিত বার্তাগুলি ব্যবহারকারীদের সেন্ট ফোল্ডারে সংরক্ষিত নাও হতে পারে এবং Vault-এর জন্য অনুপলব্ধ হতে পারে।
- যেসব প্রতিষ্ঠান জিমেইল ছাড়া অন্য ইমেইল সার্ভারে মেসেজ রিডাইরেক্ট করে, তারা একটি পূর্ণাঙ্গ মেইল স্টোরেজ ব্যবস্থা স্থাপন করতে পারেন, যা নিশ্চিত করবে যে সমস্ত মেসেজ জিমেইল মেইলবক্সে সংরক্ষিত থাকবে এবং ভল্ট-এ উপলব্ধ হবে।
- আপনার যদি এমন কোনো নন-জিমেইল সিস্টেম থাকে যা আপনার ব্যবহারকারীদের হয়ে মেসেজ রাউট করার জন্য SMTP রিলে সার্ভিস ব্যবহার করে—যেমন, টিকেট ট্র্যাকিং সিস্টেম, বাগ ডেটাবেস বা অটোমেটেড নোটিফিকেশন সিস্টেম—এবং আপনি যদি সেই মেসেজগুলো আপনার ব্যবহারকারীদের জিমেইল মেইলবক্সে দেখাতে চান, তাহলেও আপনি এটি সেট আপ করতে পারেন। যেসব ব্যবহারকারী SMTP রিলে চালু করেন, তাদের সকলের জন্য গুগল ভল্টে মেসেজ সংরক্ষণের ক্ষেত্রে এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
ব্যাপক মেইল স্টোরেজ সক্রিয় করার আগে বিবেচ্য বিষয়সমূহ
পূর্ণাঙ্গ মেইল স্টোরেজ চালু করার আগে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় সতর্কতার সাথে পর্যালোচনা করা প্রয়োজন:
- আপনার কমপ্লায়েন্স রাউটিং নিয়মে যদি প্রাপক পরিবর্তন করা হয় (এবং আপনি না চান যে মূল প্রাপক ইমেইলের একটি অনুলিপি পাক), তাহলে আপনার ব্যাপক মেইল স্টোরেজ সক্রিয় করা উচিত নয়।
- যখন আপনার SMTP রিলে পরিষেবাটি সক্রিয় থাকে, তখন কম্প্রিহেনসিভ মেইল স্টোরেজ চালু থাকলে ব্যবহারকারীর মেইলবক্সগুলো সেন্ট ফোল্ডারে মেসেজটির একটি কপি রেখে দেবে (উদাহরণস্বরূপ, স্ক্যানার থেকে মেইল পাঠানোর সময়)। আপনার অ্যাকাউন্টের সংস্করণে স্টোরেজ সীমা থাকলে, এর ফলে অ্যাকাউন্টটি স্টোরেজ সীমা অতিক্রম করতে পারে। সংস্করণগুলো তুলনা করুন ।
- আপনি যদি শুধুমাত্র ভল্ট ফিচারের জন্য জিমেইল ব্যবহার করেন এবং আপনার অন-প্রিমিস মেইল সার্ভার বা অন্য কোনো ইমেল প্রোভাইডারে ইমেল ফরওয়ার্ড করেন, তাহলে আপনার কম্প্রিহেনসিভ মেইল স্টোরেজ চালু করা উচিত।
ব্যাপক মেইল স্টোরেজ সেট আপ করুন
দ্রষ্টব্য : যখন ব্যাপক মেইল স্টোরেজ চালু করা হয়, তখন ইমেল লগ সার্চ রিপোর্টে SOR_INSERTED এন্ট্রিটি অন্তর্ভুক্ত করা হয়।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল সম্মতি ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- বাম দিকে, একটি সংস্থা নির্বাচন করুন।
- কম্প্রিহেনসিভ মেইল স্টোরেজ সেটিং-এ স্ক্রোল করুন।
- "প্রেরিত ও প্রাপ্ত সকল মেইলের একটি অনুলিপি সংশ্লিষ্ট ব্যবহারকারীদের মেইলবক্সে সংরক্ষিত আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন" বক্সটি চেক করুন।
- নিচে, সেভ-এ ক্লিক করুন।