এই নিবন্ধটি সেইসব গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনদের জন্য, যারা কোনো প্রতিষ্ঠানের জন্য জিমেইল ডেলিগেশন সেট আপ করতে চান। আপনার নিজের জিমেইল অ্যাকাউন্টে ডেলিগেট যোগ করতে, ' Delegate and collaborate on email' দেখুন।
আপনার প্রতিষ্ঠানের (যেমন, আপনার কর্মক্ষেত্র বা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান) প্রশাসক হিসেবে, ব্যবহারকারীরা তাদের জিমেইল অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস অর্পণ করতে পারবে কি না, তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করেন। আপনি প্রত্যেককে তাদের অ্যাকাউন্ট অর্পণ করার সুযোগ দিতে পারেন। অথবা, শুধুমাত্র নির্দিষ্ট বিভাগের কর্মীদেরই এই ক্ষমতা অর্পণের অনুমতি দিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যা করতে পারেন:
- আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে একজন প্রশাসনিক সহকারীকে প্রতিনিধি হিসেবে যুক্ত করুন, যাতে তিনি আপনার পক্ষ থেকে ইমেইল পড়তে ও পাঠাতে পারেন।
- সবাইকে একটি জিমেইল অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস দেওয়ার জন্য, Groups-এ আপনার সেলস ডিপার্টমেন্টের মতো একটি গ্রুপকে ডেলিগেট হিসেবে যুক্ত করুন।
ব্যবহারকারীরা তাদের ডোমেইন বা সাংগঠনিক ইউনিট নির্বিশেষে, শুধুমাত্র একই প্রতিষ্ঠানের অন্য কোনো ব্যবহারকারীকে অ্যাক্সেস অর্পণ করতে পারেন।
প্রতিনিধিদলের সীমা ও বিধিনিষেধ
- ব্যবহারকারীদের একটি গুগল গ্রুপে তাদের মেইলবক্স অ্যাক্সেস দেওয়ার বিকল্প: এই বিকল্পটি ব্যবহার করার জন্য, এটি ডেলিগেটেড অ্যাকাউন্টের OU-এর জন্য এবং প্রতিটি গ্রুপ সদস্যের OU-এর জন্য সক্রিয় থাকতে হবে। যে সকল গ্রুপ সদস্য এমন কোনো OU-এর অন্তর্ভুক্ত যেখানে এই বিকল্পটি সক্রিয় করা নেই, তারা ডেলিগেটেড অ্যাকাউন্টটি অ্যাক্সেস করতে পারবে না।
- সাধারণত, ৪০ জন মনোনীত ব্যবহারকারী একই সময়ে একটি জিমেইল অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করতে পারেন। এক বা একাধিক মনোনীত ব্যক্তির দ্বারা স্বাভাবিকের চেয়ে বেশি ব্যবহারের ফলে এই সংখ্যা কমে যেতে পারে।
- যেসব স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া ঘন ঘন জিমেইল অ্যাক্সেস করে, সেগুলো একই সময়ে একটি অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করতে পারা প্রতিনিধিদের সংখ্যাও কমিয়ে দিতে পারে। এই প্রক্রিয়াগুলোর মধ্যে রয়েছে এপিআই (API) বা ব্রাউজার এক্সটেনশন, যেগুলো ঘন ঘন জিমেইল অ্যাক্সেস করে।
- একটি একক জিমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে সর্বোচ্চ ১,০০০ জন স্বতন্ত্র ডেলিগেট সমর্থন করা যায়। Groups-এর একটি গ্রুপ এই সীমার ক্ষেত্রে একজন ডেলিগেট হিসেবে গণ্য হয়।
- ডেলিগেটেড অ্যাকাউন্টে জিমেইল সার্চ বার ব্যবহার করার সময় ডেলিগেটেড ব্যবহারকারীরা অটোকমপ্লিট সুবিধাটি পান না।
- ডেলিগেশন একটি জিমেইল অ্যাকাউন্টের সীমা বৃদ্ধি করে না। ডেলিগেটেড ব্যবহারকারীসহ জিমেইল অ্যাকাউন্টগুলোতে সাধারণ জিমেইল অ্যাকাউন্টের সীমা ও নীতিমালা প্রযোজ্য থাকে। বিস্তারিত জানতে, জিমেইল সীমা ও নীতিমালা দেখুন।
আপনার ব্যবহারকারীদের জন্য জিমেইল ডেলিগেশন চালু করুন
শুরু করার আগে: এই সেটিংয়ের জন্য যদি কোনো বিভাগ বা দল তৈরি করার প্রয়োজন হয়, তাহলে ‘একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন’- এ যান।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল ব্যবহারকারীর সেটিংস ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- (ঐচ্ছিক) কোনো বিভাগ বা দলে সেটিংটি প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।
- মেইল ডেলিগেশন-এ ক্লিক করুন।
- "ব্যবহারকারীদেরকে তাদের মেইলবক্সে ডোমেইনের অন্যান্য ব্যবহারকারীদের অ্যাক্সেস অর্পণ করতে দিন" বক্সটি চেক করুন।
- (ঐচ্ছিক) ব্যবহারকারীদের অ্যাকাউন্ট থেকে পাঠানো ডেলিগেটেড মেসেজে প্রেরকের কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকবে তা নির্দিষ্ট করার সুযোগ দিতে, ‘ব্যবহারকারীদের এই সেটিংটি কাস্টমাইজ করার অনুমতি দিন’ বক্সটি চেক করুন।
- প্রতিনিধিদের পাঠানো বার্তায় অন্তর্ভুক্ত ডিফল্ট প্রেরকের তথ্যের জন্য একটি বিকল্প নির্বাচন করুন:
- অ্যাকাউন্টের মালিক এবং ইমেল প্রেরণকারী প্রতিনিধিকে দেখান — বার্তাগুলিতে জিমেইল অ্যাকাউন্টের মালিক এবং প্রতিনিধির ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত থাকে।
- শুধুমাত্র অ্যাকাউন্ট মালিককে দেখান —মেসেজগুলিতে শুধুমাত্র জিমেইল অ্যাকাউন্ট মালিকের ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত থাকে। ডেলিগেট ইমেল ঠিকানাটি অন্তর্ভুক্ত করা হয় না।
- (ঐচ্ছিক) ব্যবহারকারীদেরকে Groups-এ কোনো গ্রুপকে প্রতিনিধি হিসেবে যুক্ত করার সুযোগ দিতে, “Allow users to grant their mailbox access to a Google group” বক্সটিতে টিক দিন।
- সেভ-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।
পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, 'Inherit'-এ ক্লিক করুন।
- (ঐচ্ছিক) অন্যান্য সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য জিমেইল ডেলিগেশন চালু করতে, ৩-৯ ধাপগুলো পুনরাবৃত্তি করুন।
ব্যবহারকারীরা তাদের অ্যাকাউন্টের জন্য প্রতিনিধি সেট আপ করুক।
আপনি ডেলিগেশন চালু করার পর, আপনার ব্যবহারকারীরা তাদের জিমেইল সেটিংসে গিয়ে ডেলিগেট নির্ধারণ করেন। এরপর ডেলিগেটরা ব্যবহারকারীর পক্ষ থেকে বার্তা পড়তে, পাঠাতে এবং গ্রহণ করতে পারেন।
বিস্তারিত জানতে, ব্যবহারকারীদের ইমেইলে দায়িত্ব অর্পণ ও সহযোগিতার জন্য নির্দেশ দিন।
জিমেইল ডেলিগেশন বন্ধ করুন
এই ধাপগুলো আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের জন্য জিমেইল ডেলিগেশন বন্ধ করে দেয়। আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে কোনো ডেলিগেটকে সরাতে, এখানে যান।
আপনি যখন ডেলিগেশন বন্ধ করেন, তখন আপনার প্রতিষ্ঠানের সমস্ত ডেলিগেশন সম্পর্ক বন্ধ হয়ে যায়, কিন্তু মুছে যায় না। আপনি যদি ডেলিগেশন পুনরায় চালু করেন, তাহলে পুরোনো ডেলিগেশন সম্পর্কগুলো সঙ্গে সঙ্গে আবার সক্রিয় হয়ে যায়।
শুরু করার আগে: এই সেটিংয়ের জন্য যদি কোনো বিভাগ বা দল তৈরি করার প্রয়োজন হয়, তাহলে ‘একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন’- এ যান।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল ব্যবহারকারীর সেটিংস ।এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- (ঐচ্ছিক) কোনো বিভাগ বা দলে সেটিংটি প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।
- মেইল ডেলিগেশন-এ ক্লিক করুন।
- "ব্যবহারকারীদেরকে তাদের মেইলবক্সে অ্যাক্সেস ডোমেইনের অন্যান্য ব্যবহারকারীদের কাছে অর্পণ করতে দিন" বক্সটি থেকে টিক চিহ্ন তুলে দিন।
- সেভ-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।
পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, 'Inherit'-এ ক্লিক করুন।
- (ঐচ্ছিক) অন্যান্য সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য জিমেইল ডেলিগেশন বন্ধ করতে, ৩-৬ ধাপগুলো পুনরাবৃত্তি করুন।
আপনার সংস্থা জুড়ে দায়িত্ব অর্পণ পরিচালনা করা
বড় প্রতিষ্ঠানের ডেভেলপাররা তাদের প্রতিষ্ঠানের যেকোনো অ্যাকাউন্টের ডেলিগেটদের পরিচালনা করতে জিমেইল এপিআই (Gmail API) ব্যবহার করতে পারেন (এর জন্য প্রোগ্রামিং জ্ঞান প্রয়োজন)। বিস্তারিত জানতে, ‘ম্যানেজিং ডেলিগেটস’ (Managing Delegates ) অংশটি দেখুন।