এই নিবন্ধটি গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনদের জন্য যারা একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য জিমেইল ডেলিগেশান সেট আপ করতে চান। আপনার নিজের জিমেইল অ্যাকাউন্টে ডেলিগেট যোগ করতে, ডেলিগেট এ যান এবং ইমেলে সহযোগিতা করুন ।
আপনার প্রতিষ্ঠানের (যেমন, আপনার কর্মক্ষেত্র বা স্কুল) একজন প্রশাসক হিসেবে, ব্যবহারকারীরা তাদের Gmail অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস অর্পণ করতে পারবেন কিনা তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। আপনি প্রত্যেককে তাদের অ্যাকাউন্ট অর্পণ করার বিকল্প দিতে পারেন। অথবা, শুধুমাত্র নির্দিষ্ট বিভাগের লোকদের অর্পণ সেট করতে দিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি করতে পারেন:
- আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে একজন প্রশাসনিক সহকারীকে প্রতিনিধি হিসেবে যুক্ত করুন যাতে তারা আপনার পক্ষ থেকে ইমেল পড়তে এবং পাঠাতে পারে।
- প্রত্যেককে একটি জিমেইল অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস দেওয়ার জন্য, আপনার বিক্রয় বিভাগের মতো একটি গ্রুপকে প্রতিনিধি হিসেবে গ্রুপে যুক্ত করুন।
ব্যবহারকারীরা তাদের ডোমেন বা সাংগঠনিক ইউনিট নির্বিশেষে, শুধুমাত্র একই প্রতিষ্ঠানের অন্য ব্যবহারকারীকে অ্যাক্সেস অর্পণ করতে পারবেন।
প্রতিনিধিত্বের সীমা এবং বিধিনিষেধ
- ব্যবহারকারীদের তাদের মেলবক্সকে একটি Google গ্রুপ বিকল্পে অ্যাক্সেস দেওয়ার অনুমতি দিন : এই বিকল্পটি ব্যবহার করার জন্য, এটি ডেলিগেটেড অ্যাকাউন্টের OU এবং প্রতিটি গ্রুপ সদস্যের OU-এর জন্য সক্ষম করতে হবে। এই বিকল্পটি সক্ষম না করে OU-এর অন্তর্গত গ্রুপ সদস্যরা ডেলিগেটেড অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করতে পারবেন না।
- সাধারণত ব্যবহারের ক্ষেত্রে, ৪০ জন ডেলিগেটেড ব্যবহারকারী একই সময়ে একটি জিমেইল অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করতে পারেন। এক বা একাধিক ডেলিগেটেড ব্যবহারকারীর গড় ব্যবহারের চেয়ে বেশি ব্যবহার এই সংখ্যা কমাতে পারে।
- ঘন ঘন Gmail অ্যাক্সেস করে এমন স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াগুলি একই সময়ে অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করতে পারে এমন প্রতিনিধিদের সংখ্যাও হ্রাস করতে পারে। এই প্রক্রিয়াগুলির মধ্যে রয়েছে API বা ব্রাউজার এক্সটেনশন যা ঘন ঘন Gmail অ্যাক্সেস করে।
- একটি জিমেইল অ্যাকাউন্ট সর্বোচ্চ ১০০০ জন অনন্য প্রতিনিধিকে সমর্থন করে। গ্রুপের একটি গ্রুপকে সীমার মধ্যে একজন প্রতিনিধি হিসেবে গণনা করা হয়।
- ডেলিগেট করা ব্যবহারকারীরা যখন ডেলিগেট করা অ্যাকাউন্টে Gmail সার্চ বার ব্যবহার করেন, তখন অটোকম্পলিট সুবিধাটি তাদের জন্য উপলব্ধ থাকে না।
- ডেলিগেশন কোনও জিমেইল অ্যাকাউন্টের সীমা বাড়ায় না। ডেলিগেশন করা ব্যবহারকারীদের জিমেইল অ্যাকাউন্টের স্ট্যান্ডার্ড জিমেইল অ্যাকাউন্টের সীমা এবং নীতি থাকে। বিস্তারিত জানার জন্য, জিমেইল লিমিট এবং নীতি দেখুন।
আপনার ব্যবহারকারীদের জন্য Gmail ডেলিগেশান চালু করুন
শুরু করার আগে: যদি আপনার এই সেটিং এর জন্য একটি বিভাগ বা দল সেট আপ করার প্রয়োজন হয়, তাহলে "একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন" এ যান।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল ব্যবহারকারীর সেটিংস ।জিমেইল সেটিংস প্রশাসকের বিশেষাধিকার থাকা প্রয়োজন।
- (ঐচ্ছিক) একটি বিভাগ বা দলে সেটিং প্রয়োগ করতে, পাশে, একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।
- মেইল ডেলিগেশান ক্লিক করুন।
- ডোমেন বাক্সে ব্যবহারকারীদের তাদের মেলবক্সে অ্যাক্সেস অন্য ব্যবহারকারীদের কাছে অর্পণ করতে দিন চেক করুন।
- (ঐচ্ছিক) ব্যবহারকারীদের তাদের অ্যাকাউন্ট থেকে প্রেরিত ডেলিগেট করা বার্তাগুলিতে কোন প্রেরকের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে তা নির্দিষ্ট করতে দেওয়ার জন্য, ব্যবহারকারীদের এই সেটিং কাস্টমাইজ করার অনুমতি দিন বাক্সটি চেক করুন।
- প্রতিনিধিদের পাঠানো বার্তাগুলিতে অন্তর্ভুক্ত ডিফল্ট প্রেরক তথ্যের জন্য একটি বিকল্প নির্বাচন করুন:
- অ্যাকাউন্টের মালিক এবং ইমেল পাঠানো প্রতিনিধিকে দেখান — বার্তাগুলিতে জিমেইল অ্যাকাউন্টের মালিক এবং প্রতিনিধির ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত থাকে।
- শুধুমাত্র অ্যাকাউন্টের মালিককে দেখান — বার্তাগুলিতে শুধুমাত্র Gmail অ্যাকাউন্টের মালিকের ইমেল ঠিকানা থাকে। প্রতিনিধি ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত থাকে না।
- (ঐচ্ছিক) ব্যবহারকারীদেরকে Groups-এ প্রতিনিধি হিসেবে একটি গ্রুপ যোগ করতে দিতে, "ব্যবহারকারীদের তাদের মেলবক্সকে Google গ্রুপে অ্যাক্সেস দেওয়ার অনুমতি দিন" বাক্সে টিক চিহ্ন দিন।
- সংরক্ষণ করুন-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি একটি সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।
পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মান পুনরুদ্ধার করতে, Inherit এ ক্লিক করুন।
- (ঐচ্ছিক) অন্যান্য সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য Gmail ডেলিগেশান চালু করতে, ৩-৯ ধাপ পুনরাবৃত্তি করুন।
ব্যবহারকারীদের তাদের অ্যাকাউন্টের জন্য প্রতিনিধি সেট আপ করতে বলুন
ডেলিগেটেশন চালু করার পর, আপনার ব্যবহারকারীরা তাদের Gmail সেটিংসে গিয়ে ডেলিগেটদের অ্যাসাইন করতে পারবেন। এরপর ডেলিগেটরা ব্যবহারকারীর পক্ষ থেকে মেসেজ পড়তে, পাঠাতে এবং গ্রহণ করতে পারবেন।
বিস্তারিত জানার জন্য, ব্যবহারকারীদের ইমেলে ডেলিগেট এবং সহযোগিতা করার নির্দেশ দিন।
Gmail ডেলিগেশান বন্ধ করুন
এই ধাপগুলি আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের জন্য Gmail ডেলিগেশান বন্ধ করে দেয়। আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে ডেলিগেট সরাতে, এখানে যান।
যখন আপনি ডেলিগেশান বন্ধ করেন, তখন আপনার প্রতিষ্ঠানের সমস্ত ডেলিগেশান সম্পর্ক বন্ধ হয়ে যায়, কিন্তু মুছে ফেলা হয় না। আপনি যদি ডেলিগেশান পুনরায় সক্ষম করেন, তাহলে পুরানো ডেলিগেশান সম্পর্কগুলি তৎক্ষণাৎ আবার সক্রিয় হয়ে যায়।
শুরু করার আগে: যদি আপনার এই সেটিং এর জন্য একটি বিভাগ বা দল সেট আপ করার প্রয়োজন হয়, তাহলে "একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন" এ যান।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস জিমেইল ব্যবহারকারীর সেটিংস ।জিমেইল সেটিংস প্রশাসকের বিশেষাধিকার থাকা প্রয়োজন।
- (ঐচ্ছিক) একটি বিভাগ বা দলে সেটিং প্রয়োগ করতে, পাশে, একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।
- মেইল ডেলিগেশান ক্লিক করুন।
- ডোমেন বাক্সে ব্যবহারকারীদের তাদের মেলবক্সে অ্যাক্সেস অর্পণ করতে দিন "অন্য ব্যবহারকারীদের কাছে" টিক চিহ্ন তুলে দিন।
- সংরক্ষণ করুন-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি একটি সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।
পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মান পুনরুদ্ধার করতে, Inherit এ ক্লিক করুন।
- (ঐচ্ছিক) অন্যান্য সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য Gmail ডেলিগেশান বন্ধ করতে, ৩-৬ ধাপ পুনরাবৃত্তি করুন।
আপনার প্রতিষ্ঠান জুড়ে প্রতিনিধিদল পরিচালনা করা
বৃহৎ প্রতিষ্ঠানের ডেভেলপাররা তাদের প্রতিষ্ঠানের যেকোনো অ্যাকাউন্টে ডেলিগেট পরিচালনা করতে Gmail API ব্যবহার করতে পারেন (প্রোগ্রামিং জ্ঞান প্রয়োজন)। বিস্তারিত জানার জন্য, Managing Delegates এ যান।