Gmail-এ Google Workspace ব্যবহারকারীর স্বাক্ষর সেট আপ করুন

আপনার ইমেইলে সিগনেচার যোগ করতে, 'Create a Gmail signature'- এ যান।

যারা কাজ, পড়াশোনা বা অন্যান্য গোষ্ঠীর জন্য জিমেইল ব্যবহার করেন, তারা একটি ব্যক্তিগত স্বাক্ষর তৈরি করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাদের জিমেইল বার্তায় যুক্ত হয়ে যায়। আপনার ব্যবহারকারীরা এতে যোগাযোগের তথ্য, কোম্পানির লোগো, লিঙ্ক এবং আরও অনেক কিছু যোগ করতে পারেন।

প্রশাসক হিসেবে, আপনি সকলের ব্যবহারের জন্য একই স্বাক্ষর তৈরি করতে পারেন। এছাড়াও, আপনি ব্যবহারকারীদের তাদের স্বাক্ষরে গুগল ড্রাইভ থেকে ছবি যোগ করার সুযোগ দিতে পারেন। জিমেইল স্বাক্ষরে সর্বোচ্চ ১০,০০০ অক্ষর থাকতে পারে।

প্রত্যেক ব্যবহারকারীকে একটি ডিফল্ট স্বাক্ষর দিন

আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রত্যেকের ইমেইলে একটি টেক্সট ফুটার যোগ করতে পারেন। আইনি নিয়মকানুন, কোম্পানির প্রচার বা একটি সাধারণ স্বাক্ষরের জন্য টেক্সট যোগ করুন। ব্যবহারকারীরা ইমেইল লেখার সময় বার্তাটি দেখতে পান না। এবং, তারা এটি পরিবর্তন বা মুছে ফেলতে পারেন না। বিস্তারিত জানতে, ‘ব্যবহারকারীদের পাঠানো বার্তায় একটি সাধারণ ফুটার যোগ করুন ’ অংশে যান।

  1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান এবং তারপর অ্যাপস এবং তারপর গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং তারপর জিমেইল এবং তারপর সম্মতি ।

    এর জন্য জিমেইল সেটিংসের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।

  2. অ্যাপেন্ড ফুটার সেটিং পর্যন্ত স্ক্রোল করুন।
  3. কনফিগার করুন অথবা আরেকটি নিয়ম যোগ করুন -এ ক্লিক করুন।
  4. অ্যাড সেটিং বক্সে, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
    সেটিং বিকল্প কী করতে হবে
    ফুটার যুক্ত করুন ফুটার সেটিং-এর জন্য একটি নাম লিখুন। সেটিং-এর নামটি সেটিংস টেবিলে প্রদর্শিত হবে।
    সকল বহির্গামী ইমেল বার্তার জন্য, নিম্নলিখিত ফুটারটি যুক্ত করুন।
    1. আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের পাঠানো প্রতিটি বার্তার নিচে যে লেখাটি দেখাতে চান, সেটি প্রবেশ করান।
    2. টেক্সটটি কেমন দেখাবে তা নিজের পছন্দমতো সাজাতে ফরম্যাটিং টুলগুলো ব্যবহার করুন। আপনি যদি ফুটারে কোনো ছবি যোগ করেন, তবে আমরা ৭০-১০০ পিক্সেল উচ্চতা এবং ৩০০-৪০০ পিক্সেল প্রস্থের একটি ছবি ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। এর সর্বোচ্চ আকার হলো ১০০ পিক্সেল উচ্চতা এবং ১০০০ পিক্সেল প্রস্থ।
    বিকল্প

    (ঐচ্ছিক) ডিফল্টরূপে, ফুটারটি শুধুমাত্র আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের প্রাপকদের কাছে পাঠানো বার্তাগুলিতে যুক্ত করা হয়।

    অভ্যন্তরীণ বার্তাগুলিতেও ফুটার যোগ করতে, 'আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে পাঠানো বার্তাগুলিতে ফুটার যুক্ত করুন' বক্সটি চেক করুন।

  5. 'Add setting' বক্সের নিচে থাকা 'Save'- এ ক্লিক করুন।
  6. আপনার নতুন নিয়মটি অ্যাপেন্ড ফুটার টেবিলে প্রদর্শিত হচ্ছে কিনা তা যাচাই করুন।

পরিবর্তন হতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে, তবে সাধারণত আরও দ্রুত হয়ে যায়। আরও জানুন।

পরামর্শ: (উন্নত ব্যবহারকারীদের জন্য) আপনি Gmail API ব্যবহার করে প্রত্যেকের সেটিংসে একই স্বাক্ষর প্রয়োগ করতে পারেন। ব্যবহারকারীরা যখন তাদের কম্পোজ উইন্ডো খোলেন, তখন স্বাক্ষরটি দেখা যায় এবং তারা চাইলে এটি সম্পাদনাও করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, ‘স্বাক্ষর ব্যবস্থাপনা’ (Managing signatures) অংশে যান।

ব্যবহারকারীরা কীভাবে তাদের জিমেইল সিগনেচারে ছবি যোগ করতে পারেন

আপনার ব্যবহারকারীরা ড্রাইভ, তাদের কম্পিউটার বা কোনো ওয়েব ঠিকানা (URL) থেকে তাদের জিমেইল সিগনেচারে ছবি যোগ করতে পারেন।

  1. জিমেইল থেকে সেটিংস- এ যান।
  2. জেনারেল ট্যাবটি নির্বাচন করুন এবং তারপর আপনার স্বাক্ষরে স্ক্রোল করুন।
  3. ছবি যোগ করুন -এ ক্লিক করুন।

ওয়েব ঠিকানা থেকে ছবি যোগ করতে:

  1. ওয়েব ঠিকানা (URL) নির্বাচন করুন।

  2. প্রদত্ত স্থানে ছবির ইউআরএলটি পেস্ট করুন।

    ছবিটি নিচের ফাঁকা জায়গায় প্রদর্শিত হবে।

  3. সিলেক্ট- এ ক্লিক করুন। ছবিটি আপনার সিগনেচারে যুক্ত হয়ে যাবে।

আরও তথ্যের জন্য, কোনো পৃষ্ঠা বা ছবির ইউআরএল খুঁজুন (Find the URL of a page or image ) অংশে যান।

আমার ড্রাইভ থেকে একটি ছবি যোগ করতে:

  1. আমার ড্রাইভ নির্বাচন করুন।
  2. যে ছবিটি যোগ করতে চান, সেটি নির্বাচন করুন।
  3. সিলেক্ট- এ ক্লিক করুন। ছবিটি আপনার সিগনেচারে যুক্ত হয়ে যাবে।

গুরুত্বপূর্ণ : ব্যবহারকারীরা যদি ড্রাইভ থেকে কোনো ছবি বা ইমেজ যোগ করেন, তবে সেটি তাদের সিগনেচারে প্রদর্শিত হওয়ার জন্য ছবিটি পাবলিকলি শেয়ার করতে হবে। বিস্তারিত জানতে, ‘গুগল ড্রাইভ থেকে ফাইল শেয়ার করুন’ অংশে যান।

আপনার কম্পিউটার থেকে একটি ছবি আপলোড করতে:

  1. আপলোড নির্বাচন করুন।
  2. ইমেজ ফাইলটি উইন্ডোতে ড্র্যাগ ও ড্রপ করুন, অথবা আপনার ডিভাইস থেকে একটি ফাইল নির্বাচন করুন- এ ক্লিক করুন।
  3. আপনি যদি একটি ফাইল নির্বাচন করুন… এ ক্লিক করে থাকেন
    1. ইমেজ ফাইলটি নির্বাচন করুন।
    2. খুলুন- এ ক্লিক করুন।

ছবিটি আপনার স্বাক্ষরে যুক্ত করা হয়েছে।

ব্যবহারকারীদের ড্রাইভ থেকে ছবি যোগ করার অনুমতি দিন

আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্যরা যাতে ড্রাইভ থেকে তাদের সিগনেচারে ছবি যোগ করতে পারেন, সেজন্য আপনাকে গুগল অ্যাডমিন কনসোলে সেটিংস চালু করতে হবে।

  1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান এবং তারপর অ্যাপস এবং তারপর গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং তারপর ড্রাইভ এবং ডক্স ।

    সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।

  2. শেয়ারিং সেটিংসে ক্লিক করুন এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে শেয়ার করার জন্য ‘অন’ নির্বাচন করুন।
  3. "যখন আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে শেয়ার করার অনুমতি দেওয়া হয়, তখন আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীরা লিঙ্ক বক্সে থাকা যে কারো কাছে ফাইল এবং প্রকাশিত ওয়েব কন্টেন্ট দৃশ্যমান করতে পারবে" - এই অপশনটি চেক করুন।
  4. সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।

একটি বৃহৎ প্রতিষ্ঠানের স্বাক্ষর ব্যবস্থাপনা

আপনার যদি একটি বড় প্রতিষ্ঠান থাকে যেখানে প্রচুর স্বাক্ষর পরিচালনা করতে হয়, তবে ওয়ার্কস্পেস মার্কেটপ্লেস আপনাকে সাহায্য করার জন্য বিভিন্ন অ্যাপ সরবরাহ করে।

জিমেইল সিগনেচারের সমস্যা সমাধান করুন

জিমেইল সিগনেচার যোগ করতে বা তাতে ছবি যোগ করতে আপনার কোনো সমস্যা হলে, ‘জিমেইল সিগনেচার সংক্রান্ত সমস্যা সমাধান’ (Troubleshoot issues with Gmail signatures) অংশে যান।