Là quản trị viên, bạn có thể cho phép người dùng làm việc trong Gmail khi không có mạng. Nhờ đó, khi không có quyền truy cập vào Internet, bạn và người dùng vẫn có thể đọc, viết, tìm kiếm, xoá và gắn nhãn cho thư. Sau đó, khi có kết nối, Gmail sẽ tự động cập nhật và gửi thư trong hộp thư đi, đồng thời tải mọi thư mới xuống hộp thư đến.
Theo mặc định, Gmail lưu trữ thư trong 30 ngày gần nhất, bao gồm cả tệp đính kèm. Nội dung rác và nội dung không liên quan sẽ không được lưu trữ.
Yêu cầu
Cách làm việc khi không có mạng trong Gmail cho Google Workspace:
- Bạn cần có phiên bản mới nhất của trình duyệt Chrome, phiên bản 61 trở lên. Gmail dành cho web ở chế độ ngoại tuyến sẽ thay thế ứng dụng Gmail ngoại tuyến trên Chrome.
- Gmail phải được mở trong một thẻ duy nhất trên trình duyệt.
- Quản trị viên phải bật Gmail ngoại tuyến trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên (các bước bên dưới).
Bước 1: Bật quyền truy cập Gmail ở chế độ ngoại tuyến cho người dùng
Trước khi người dùng có thể bật chế độ sử dụng Gmail khi không có mạng trong phần cài đặt Gmail, quản trị viên phải bật các tính năng hoạt động khi không có mạng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Gmail Chế độ cài đặt người dùng.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- Di chuyển đến mục Gmail dành cho web ở chế độ ngoại tuyến.
- Chọn hộp Bật Gmail dành cho web ở chế độ ngoại tuyến.
- (Không bắt buộc) Nếu bạn muốn xoá nội dung ngoại tuyến cho tất cả người dùng khi họ đăng xuất khỏi Tài khoản Google, hãy đánh dấu vào hộp Buộc phải xoá dữ liệu ngoại tuyến khi đăng xuất khỏi Tài khoản Google. Điều này ngăn người dùng lưu giữ nội dung trên thiết bị cục bộ của họ.
- Nhấp vào Lưu.
Bước 2: Yêu cầu người dùng bật chế độ Gmail ngoại tuyến
Những người dùng muốn làm việc khi không có mạng cần bật chế độ Gmail ngoại tuyến riêng trong phần cài đặt Gmail.
- Trong hộp thư đến, hãy chọn Cài đặt Cài đặt.
- Nhấp vào thẻ Ngoại tuyến.
- Đánh dấu vào hộp Bật thư ngoại tuyến.
Trong phần Bảo mật, hãy chọn một trong những lựa chọn sau để cho biết cách xử lý nội dung khi không có mạng khi bạn đăng xuất khỏi Tài khoản Google. (Nếu quản trị viên đặt lựa chọn xoá nội dung ngoại tuyến cho tất cả người dùng khi họ đăng xuất khỏi tài khoản, thì người dùng cá nhân sẽ không dùng được lựa chọn này.)
- Lưu giữ dữ liệu ngoại tuyến trên máy tính của tôi. Dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị của bạn sẽ không bị xoá khi bạn đăng xuất khỏi Tài khoản Google hoặc khi bạn thay đổi mật khẩu. Để xoá dữ liệu tài khoản khỏi thiết bị, hãy tắt tính năng thư ngoại tuyến và lưu các thay đổi.
Xoá dữ liệu ngoại tuyến khỏi máy tính. Bạn sẽ cần đồng bộ hoá lại dữ liệu với máy tính khi đăng nhập lại vào Google.com Mail. Có thể mất vài giờ để đồng bộ hoá lại hộp thư.
Lưu ý: Nếu quản trị viên bật lựa chọn xoá nội dung ngoại tuyến khi người dùng đăng xuất khỏi tài khoản, thì người dùng sẽ không có lựa chọn thay đổi chế độ này trong phần Cài đặt Gmail.
Nhấp vào Lưu thay đổi.
Mở Gmail ở chế độ ngoại tuyến
Bạn có thể mở Gmail ngoại tuyến trong Chrome theo những cách sau:
- Tạo dấu trang cho hộp thư đến, sau đó dùng dấu trang này để mở Gmail khi bạn không có mạng.
- Khi không có kết nối Internet, hãy mở một cửa sổ trình duyệt Chrome rồi nhập mail.google.com.
Thiết lập lựa chọn ưu tiên cho chế độ ngoại tuyến
Theo mặc định, Gmail Ngoại tuyến lưu trữ 30 ngày email và tệp đính kèm gần đây nhất trên thiết bị cục bộ của bạn, đồng thời Chrome cho phép Gmail sử dụng tối đa 60% dung lượng ổ cứng có sẵn cho nội dung ngoại tuyến. Để giảm lượng bộ nhớ mà nội dung ngoại tuyến sử dụng, hãy bỏ đánh dấu hộp Tải tệp đính kèm xuống trong phần Cài đặt đồng bộ hoá hoặc giảm thời gian lưu trữ xuống còn 7 ngày.
- Trong Gmail, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Cài đặt.
- Nhấp vào thẻ Ngoại tuyến.
- Chọn một giá trị trong phần Cài đặt đồng bộ hoá. Các giá trị là 7, 30 và 90 ngày.
- (Không bắt buộc) Bỏ đánh dấu hộp Tải tệp đính kèm xuống.
- Nhấp vào Lưu thay đổi.
Khắc phục các vấn đề thường gặp
Lưu ý đến những vấn đề thường gặp mà bạn có thể gặp phải khi làm việc trong Gmail ở chế độ ngoại tuyến.
Các chức năng ngoại tuyến ngừng hoạt động
- Nếu quản trị viên tắt chế độ sử dụng Gmail khi không có mạng cho một miền, thì chế độ này sẽ không hoạt động đối với từng người dùng, ngay cả khi họ đã bật chế độ này trong phần cài đặt Gmail.
- Các dịch vụ Gmail ngoại tuyến chỉ hoạt động khi Gmail đang mở ở một thẻ. Kiểm tra các thẻ trình duyệt và đóng mọi thẻ bổ sung đang chạy Gmail.
Gmail không mở được hoặc thoát đột ngột
Nếu Gmail không tải hoặc ngừng hoạt động, hãy thử xoá nhật ký duyệt web:
- Trong trình duyệt Chrome, hãy chọn Công cụ khác Xoá dữ liệu duyệt web.
- Đánh dấu vào ô Nhật ký duyệt web rồi nhấp vào Xoá dữ liệu.
Gmail ngoại tuyến đã hết dung lượng lưu trữ
Nếu thư của bạn có nhiều tệp đính kèm, hãy bỏ chọn hộp Tải tệp đính kèm xuống trong phần Cài đặt đồng bộ hoá và giảm thời gian lưu trữ xuống còn 7 ngày (xem các bước từ 1 đến 5 ở trên).