Prácticas recomendadas para implementar usuarios objetivo

Actualmente, esta función está disponible para los servicios de Google Drive y Documentos y Google Chat.

Ediciones compatibles con esta función: (Drive, Documentos y Chat) Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Standard y Education Plus, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus. (Solo Drive y Documentos) Business Standard, Nonprofits y G Suite Business. Compara tu edición

Estas prácticas recomendadas proporcionan sugerencias, recomendaciones y ejemplos para complementar las instrucciones de los 3 pasos principales que seguirás para implementar un público objetivo.

Para obtener una descripción general de los públicos objetivo, consulta Acerca de los públicos objetivo.

Al crear un público objetivo

  • Usar un nombre que describa de forma concisa quiénes integran el público objetivo : El nombre también puede ayudarte a identificar la unidad organizativa o el grupo de configuración al que se aplica el público. Por ejemplo, si vas a crear un público para el equipo de ventas de la costa este, el cual pertenece a la unidad organizativa “Ventas: costa este”, se recomienda usar ese mismo nombre para el público objetivo.
  • Describir la finalidad del público objetivo: La descripción ayuda a las personas a elegir el nivel adecuado de uso compartido. Cuando comparten un archivo o un vínculo, los usuarios ven la descripción cuando colocan el cursor sobre el nombre de un público.

Obtén más información para crear un público objetivo.

Prácticas recomendadas para agregar miembros y administrar grupos

Agregar grupos en lugar de usuarios individuales como miembros

Si bien los públicos objetivo ayudan a los usuarios a compartir contenido con personas específicas, su objetivo es fomentar el uso compartido y la colaboración amplios en tu organización. Te recomendamos que agregues grupos, como los de un departamento o un equipo más grande, como miembros en lugar de usuarios individuales. Puedes agregar cualquier tipo de grupo como miembro de un público objetivo, incluidos los grupos que crees en la Consola del administrador de Google, con APIs o con otra herramienta, los grupos que creen los usuarios y los grupos creados fuera de tu organización.

Considerar cómo los grupos que no son de administrador afectan la seguridad y la privacidad

Si agregas grupos que no son de administrador como miembros de un público objetivo, la membresía de los grupos creados por el usuario o externos puede cambiar en cualquier momento. Por ejemplo, si permites que los usuarios agreguen miembros externos a sus grupos, es posible que las personas ajenas a tu organización obtengan acceso a los archivos compartidos con el público objetivo. Antes de agregar un grupo que no sea de administrador, considera si podría afectar la seguridad o la privacidad de los datos de tu organización.

Obtén más información para agregar o quitar miembros del público objetivo.

Actualizar automáticamente la membresía de los grupos

Si tu edición de Google Workspace incluye grupos dinámicos, puedes usarlos para administrar automáticamente a los usuarios. Por ejemplo, puedes actualizar automáticamente la membresía de los grupos cuando los usuarios se unen a tu organización, se mudan dentro de ella o la abandonan. Disponibles en la Consola del administrador o con la API de Cloud Identity, los grupos dinámicos te ayudan a reducir el tiempo que dedicas a administrar manualmente la membresía de los grupos. Obtén más información sobre los grupos dinámicos.

Mantener seguros los grupos

Puedes convertir un grupo interno estándar en un grupo de seguridad, lo que te ayuda a regular, auditar y supervisar el grupo para controlar los permisos y el acceso. Los grupos de seguridad están disponibles con la API de Groups de Cloud Identity. Obtén más información sobre los grupos de seguridad.

Administrar y sincronizar grupos fácilmente

Usa la API de Groups del SDK de Admin para crear grupos o administrar los que crees con otras herramientas. También puedes usar Google Cloud Directory Sync (GCDS) para sincronizar los grupos que crees en Microsoft Active Directory o en un servidor LDAP con Google Workspace. Luego, usa esos grupos sincronizados “tal como están” en los públicos objetivo. Obtén más información sobre la API de Groups del SDK de Admin y GCDS.

Prácticas recomendadas para aplicar un público objetivo

Puedes aplicar hasta 5 públicos objetivo a una política de Drive y Documentos. Establece el público objetivo que deseas que los usuarios usen con mayor frecuencia, el público principal, es decir, la opción predeterminada de uso compartido de vínculos que aparece cuando un usuario abre sus opciones de uso compartido de vínculos.

De forma predeterminada, un público predefinido, que incluye a todos los usuarios de tu organización, es el público principal. Para crear un público, crea la opción predeterminada para los usuarios y arrástrala a la posición superior de la lista de públicos:

Para obtener más detalles, consulta Establecer públicos objetivo para un servicio de Google.

Ejemplos comunes de implementación

Si tu organización tiene empleados y proveedores, puedes usar públicos objetivo para que tus empleados puedan limitar más fácilmente el uso compartido de vínculos con los proveedores:

  1. Crea 2 públicos objetivo, por ejemplo, “Solo empleados” y “Empleados y proveedores”. Asegúrate de agregar una descripción clara para cada uno.
  2. Agrega a todos los empleados permanentes al público “Solo empleados”. Puedes crear un grupo dinámico (si se incluye en tu edición de Google Workspace) o usar un grupo existente que contenga a todos los empleados.
  3. Agrega a todos los usuarios de tu organización al público “Empleados y proveedores”. Puedes crear un grupo que contenga a todos los miembros de tu organización y agregarlo al público objetivo. Para obtener más detalles, consulta Cómo agregar a todos tus usuarios a un grupo.
  4. Crea una política de uso compartido de Google Drive y Documentos para los públicos objetivo. Puedes aplicar la política a todos los usuarios o a una unidad organizativa o un grupo de configuración específicos. Asegúrate de establecer el público “Solo empleados” como el público predeterminado arrastrándolo a la posición principal.

Ahora los empleados pueden evitar fácilmente compartir elementos con los proveedores. Si es necesario, los usuarios aún pueden compartir elementos con usuarios proveedores específicos.

Implementar públicos objetivo en varias cuentas de Google Workspace

Si tu organización tiene varias subsidiarias, cada una con su propia cuenta de Google Workspace, puedes usar públicos objetivo para recomendar que los usuarios compartan sus archivos entre las subsidiarias. Por ejemplo, es posible que desees que tu departamento de Recursos Humanos comparta documentos con todas las organizaciones subsidiarias. A continuación, te indicamos cómo hacerlo:

  1. Para cada cuenta de Google Workspace de la subsidiaria, crea un grupo que contenga a todos los usuarios. Puedes crear un grupo de administrador normal o un grupo dinámico (si tu edición de Google Workspace los admite). O bien, usa tus herramientas existentes para crear el grupo.
  2. En la cuenta de Google Workspace de tu organización matriz, crea un público objetivo y asígnale un nombre, por ejemplo, “Todos los empleados de las subsidiarias”. Luego, agrega los grupos que creaste en el paso 1 como miembros de este público.
  3. Crea una política de uso compartido de Drive y Documentos para el público objetivo “Equipo de Recursos Humanos”. Puedes aplicar la política a tu unidad organizativa de Recursos Humanos organizational unit o configuration group. De manera opcional, establece el público “Solo empleados” como el público predeterminado arrastrándolo a la posición principal.

Para evitar compartir información accidentalmente, puedes crear opciones de uso compartido de vínculos para que los usuarios elijan entre el uso compartido de vínculos restringido y amplio.

Por ejemplo, supongamos que tu empresa tiene varias unidades de negocios. Cada unidad de negocios trabaja en diferentes productos, y varios equipos trabajan en cada producto. Los miembros de cada equipo colaboran estrechamente entre sí, así como con otros equipos en algunos productos. En ocasiones, un equipo necesita colaborar con todas las demás unidades de negocios o equipos, por ejemplo, para las revisiones ejecutivas y la planificación anual. Por último, en raras ocasiones, un miembro del equipo necesita compartir información con toda la empresa.

Estos son los públicos objetivo que configurarías para un equipo, en orden de prioridad en tu política de Drive, para ayudar a los usuarios a evitar el uso compartido excesivo:

  1. Equipo ABC (principal)

    Incluye a todos los usuarios del equipo.

  2. Área de productos

    Usuarios de todos los equipos del área de productos (incluidos los usuarios del equipo ABC)

  3. Área de negocios

    Usuarios de todas las áreas de productos del área de negocios

  4. Toda la empresa

    Todos los usuarios de la empresa

Implementar públicos objetivo según la jerarquía de tu organización

Puedes crear y recomendar públicos objetivo en función de la jerarquía única de unidades organizativas o grupos de configuración de tu organización. Por ejemplo, si tu organización configuró su jerarquía por función laboral y ubicación geográfica, puedes configurar públicos objetivo para tu departamento de Finanzas en el Reino Unido, en orden de prioridad en tu política de Drive, de la siguiente manera:

  1. Finanzas Reino Unido

    Usuarios del departamento de Finanzas en el Reino Unido

  2. Finanzas Global

    Usuarios de Finanzas Global (incluidos los usuarios de Finanzas Reino Unido)

  3. Toda la empresa

    Todos los usuarios de la empresa

Recomendar qué tan amplio debe ser el uso compartido en varios dominios secundarios

Si la cuenta de Google Workspace de tu organización incluye varios dominios secundarios, puedes usar públicos objetivo para recomendar qué tan amplio debe ser el uso compartido de los usuarios de tu dominio principal con los otros dominios.

Por ejemplo, supongamos que todas las cuentas de empleados de tu empresa están en tu dominio principal y todas las cuentas de socios y proveedores están en dominios secundarios. Si los empleados comparten contenido con el público objetivo predeterminado predefinido, que incluye a todos los usuarios de todos los dominios, es posible que estén compartiendo sus archivos en exceso. Puedes usar públicos objetivo para ayudar a los usuarios a limitar el uso compartido con dominios secundarios. A continuación, te indicamos cómo hacerlo:

  1. Crea un público objetivo, por ejemplo, “Solo empleados”. Asegúrate de agregar una descripción clara.
  2. Agrega a todos los empleados de tu dominio principal como miembros del público “Solo empleados”. Puedes crear un grupo dinámico (si se incluye en tu edición de Google Workspace) o usar tus herramientas existentes para crear un grupo que contenga a todos los empleados permanentes.
  3. Crea una política de uso compartido de Drive y Documentos para el público objetivo. Aplica la política a todos los empleados de tu dominio principal. Asegúrate de establecer el público “Solo empleados” como el público predeterminado arrastrándolo a la posición principal. Si estableces este público, el público predeterminado predefinido se moverá a la posición secundaria en las opciones de uso compartido de los empleados.

Ahora los empleados pueden evitar compartir elementos con los proveedores. Si es necesario, los usuarios aún pueden compartir elementos con todos los usuarios de todos los dominios. Los usuarios socios y proveedores pueden seguir compartiendo contenido de forma amplia con toda la empresa.

Crear públicos objetivo amplios para espacios detectables

Actualmente, todos los espacios detectables de Google Chat residen en tu unidad organizativa de nivel superior, por lo que solo puedes crear una política de públicos objetivo para todos los espacios de tu organización. Debido a que todos los usuarios de tu organización tienen los mismos públicos objetivo para elegir cuando comparten espacios, es posible que desees crear un conjunto de públicos que representen áreas clave y amplias de tu organización, como las siguientes:

  • Departamentos principales
  • Líneas de productos
  • Ubicaciones de las oficinas
  • Organizaciones subsidiarias
  • Propósitos comerciales, como acceso interno exclusivo y acceso externo para invitados (socios, proveedores, etcétera)
  • Nivel de supervisión, como gerentes y no gerentes


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