Después de registrarte en Google Workspace, tú y tu equipo pueden usar Google Drive como un solo lugar para almacenar, consultar y compartir archivos. A continuación, te mostramos cómo comenzar.
Paso 1: Comprende los aspectos básicos de Google Drive
Google Drive es el lugar donde tu organización puede mover y guardar todos sus archivos. De forma predeterminada, cualquier persona de tu organización que tenga una licencia que incluya Drive puede usarlo. No es necesario que crees una carpeta o unidad para ellos.
- Obtén información sobre cómo funcionan el almacenamiento, las cargas y la seguridad de los archivos:
- Migra archivos de otras herramientas de colaboración o uso compartido de archivos de forma masiva. Obtén más información en Acerca de Google Workspace Migrate.
Paso 2: Controla el uso compartido de contenido con personas ajenas a tu organización (uso compartido externo)
Puedes controlar la cantidad de contenido que tus usuarios pueden compartir con personas externas. Es posible que solo ciertos usuarios puedan compartir contenido de forma externa o solo con otras organizaciones (dominios de confianza).
Obtén más información en Administra el uso compartido externo en tu organización.
Paso 3: Configura unidades compartidas para mejorar la colaboración
Las unidades compartidas son como carpetas especiales en Drive en las que los equipos pueden colaborar fácilmente en un conjunto de archivos y carpetas, o los usuarios pueden acceder a un repositorio de información. Los archivos de las unidades compartidas son propiedad de tu organización, en lugar de un individuo, lo que te ayuda a evitar la eliminación accidental de archivos cuando un usuario se va.
De forma predeterminada, todos los usuarios pueden crear y administrar unidades compartidas para sus equipos de proyecto. Para proyectos o equipos sensibles, es posible que quieras tener más control sobre los miembros y el contenido de las unidades compartidas. O bien, es posible que no quieras permitir que todos creen unidades compartidas. Por ejemplo, si eres una institución educativa, es posible que quieras permitir que los profesores creen unidades compartidas, pero no los alumnos.
Obtén más información en Configura unidades compartidas en una organización.
Paso 4: Configura el acceso a Drive para computadoras para tus usuarios
Con Google Drive para computadoras, los usuarios sincronizan contenido entre la nube y sus dispositivos para que puedan hacer lo siguiente:
- Comenzar a usar Drive sincronizando sus archivos locales existentes con la nube
- Abrir archivos almacenados en Google Drive, incluidos los archivos de unidades compartidas, en su computadora con el software que usan
- Ver y organizar archivos de Drive con el sistema de archivos de su computadora sin usar mucho espacio en el disco local
- Guardar archivos y carpetas específicos sin conexión
Obtén más información en Activa Google Drive para computadoras.
Paso 5: Cómo capacitar a sus usuarios
Para asegurarte de que tus usuarios aprovechen al máximo Drive, lo usen de forma segura y colaboren de manera eficaz, comparte los siguientes recursos con ellos.
Comienza en nuestro Centro de aprendizaje para usuarios empresariales
- Centro de aprendizaje de Drive para usuarios empresariales: Para obtener ayuda para cambiar a Drive, trabajar en unidades compartidas, usar Drive para computadoras y mucho más
- Centro de aprendizaje para colaboración y documentos: Para obtener ayuda con Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Presentaciones de Google y mucho más
Obtén ayuda para usar Drive y los editores de Documentos
Paso 6: (Opcional) Configuración avanzada y empresarial
Si tu organización tiene requisitos avanzados de seguridad de datos o acceso a Drive, puedes personalizar Drive para satisfacer tus necesidades.
Controla el acceso y el almacenamiento
Permite el acceso móvil a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
Si tu organización usa una administración de dispositivos móviles (MDM) de terceros, actualiza las listas de entidades permitidas de tu aplicación con las apps de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Consulta con tu proveedor de MDM para obtener más información. Nota: La administración de extremos de Google ya permite el acceso a muchas apps de Google Workspace.
Si no permites las apps para tu organización, los usuarios podrán subir y descargar archivos con Google Drive. Sin embargo, no podrán editar documentos, hojas de cálculo ni presentaciones en dispositivos móviles.
Establece límites de almacenamiento para los usuarios y las unidades compartidas
Tu organización obtiene almacenamiento según tu edición de Google Workspace y la cantidad de usuarios que tienes. Si tu organización tiene almacenamiento conjunto, es posible que quieras establecer cuánto almacenamiento se permite a cada usuario y unidad compartida para que algunos usuarios no usen más de su cuota justa.
Obtén más información en Establece límites de almacenamiento.
Restringe el acceso sin conexión
Puedes controlar si los usuarios pueden acceder a sus Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google cuando sus computadoras no están conectadas a Internet.
De forma predeterminada, se permite el acceso sin conexión, y los usuarios pueden activarlo o desactivarlo para sus propias cuentas según sea necesario. Puedes desactivarlo para los usuarios que trabajan en archivos sensibles o confidenciales.
Obtén más información en Cómo configurar el acceso sin conexión a los editores de Documentos.
Administra quiénes de tu organización usan Drive y los editores de Documentos de Google
La mayoría de las ediciones de Google Workspace incluyen Drive y servicios de colaboración, como Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google y mucho más. Sin embargo, es posible que algunas organizaciones quieran controlar quiénes pueden crear archivos, subirlos o usar Drive.
Obtén más información en Activa o desactiva la creación de Documentos.
Controla el uso compartido
Configura reglas de confianza para un control de uso compartido más detallado
Si tu organización necesita más opciones para restringir el uso compartido interno y externo, puedes configurar reglas de confianza. Las reglas de confianza te permiten controlar el uso compartido de archivos entre unidades organizativas, grupos, usuarios individuales y dominios.
Obtén más información en Crea y administra reglas de confianza para el uso compartido de Drive.
Establece opciones de acceso general para el uso compartido de archivos con usuarios objetivo
Puedes ayudar a los usuarios a compartir contenido con grupos adecuados, como su departamento o división dentro de tu organización, creando usuarios objetivo. Los usuarios objetivo ayudan a evitar el uso compartido excesivo en toda tu organización.
Obtén más información en Establece opciones de acceso general para el uso compartido de archivos en Drive.
Restringe el acceso que los usuarios pueden otorgar a los archivos
Cuando un usuario envía un correo electrónico o una invitación de Calendario con un archivo adjunto, se le solicita que otorgue acceso a los destinatarios si aún no lo tienen. Puedes limitar el acceso que el remitente puede otorgar para evitar el uso compartido excesivo o las filtraciones de datos.
Obtén más información en Restringe el acceso que los usuarios pueden otorgar a los archivos.
Configura funciones avanzadas de Drive
Configura etiquetas de clasificación
Puedes ayudar a tus usuarios a clasificar o etiquetar archivos para hacer un seguimiento de los tipos de archivos y las aprobaciones, aplicar políticas y mejorar la búsqueda configurando etiquetas de clasificación para Drive. Estas etiquetas agregan metadatos a los archivos, como la sensibilidad del archivo, el estado del documento o la fecha de vencimiento.
Obtén más información en Primeros pasos como administrador de etiquetas de clasificación.
Permite plantillas personalizadas de Drive
La marca de tu organización es importante, y una forma de promocionarla es configurar plantillas personalizadas para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites. Puedes permitir que todos los miembros de tu organización o solo ciertos usuarios creen plantillas personalizadas.
Obtén más información en Habilita las plantillas personalizadas para tu organización.
Agrega otra capa de encriptación a los archivos
Si tu organización trabaja con propiedad intelectual sensible o opera en una industria altamente regulada, puedes permitir que los usuarios creen documentos y otros archivos encriptados del cliente que los servidores de Google no puedan descifrar.
Obtén más información en Acerca de la encriptación del cliente.