একজন গ্রুপ প্রশাসক হিসেবে, আপনি সংস্থা-ব্যাপী এমন বিকল্পসমূহ নির্ধারণ করতে পারেন যা নিয়ন্ত্রণ করে যে আপনার ব্যবহারকারীদের গুগল গ্রুপস অ্যাপে কারা গ্রুপ অ্যাক্সেস করতে, তৈরি করতে এবং অংশগ্রহণ করতে পারবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে শুধুমাত্র অ্যাডমিনরাই গ্রুপ তৈরি করতে পারবে, কিন্তু ব্যবহারকারীরা বার্তা দেখতে এবং পোস্ট করতে পারবে। অথবা আপনি ব্যবহারকারী বা এমনকি বহিরাগত গ্রাহকদেরও গ্রুপ তৈরি এবং পরিচালনা করার অনুমতি দিতে পারেন।
আপনি এখানে যে বিকল্পই নির্বাচন করুন না কেন, Gmail বা ক্যালেন্ডারের আমন্ত্রণপত্রে ঠিকানা টাইপ করার সময় গ্রুপ ঠিকানাগুলো সাজেশন হিসেবে প্রদর্শিত হয়।অ্যাডমিনরা যা নিয়ন্ত্রণ করতে পারে
এই অপশনগুলো groups.google.com- এ সংস্থা-ব্যাপী ডিফল্ট এবং গ্রুপ মালিকদের জন্য উপলব্ধ অপশন নির্ধারণ করে। এখানে আপনার বেছে নেওয়া অপশনগুলোর উপর ভিত্তি করে, মালিকরা গ্রুপ-স্তরের সেটিংসও সেট করতে পারেন।
অ্যাডমিনরাই গ্রুপের মালিক: আপনি এখানে যে সেটিংসই বেছে নিন না কেন, একজন গ্রুপ অ্যাডমিন হিসেবে আপনার প্রতিষ্ঠানের সমস্ত গ্রুপের উপর আপনার মালিকানার অধিকার থাকবে, এমনকি যে গ্রুপগুলো আপনি তৈরি করেননি সেগুলোর উপরও। একজন গ্রুপের মালিক যা যা করতে পারেন, আপনিও একটি গ্রুপ নিয়ে সেই সবকিছুই করতে পারবেন।
কোন সেটিংটি ব্যবহার করতে হবে, সে বিষয়ে বিস্তারিত জানতে নিচের লিঙ্কগুলো দেখুন।
| সংস্থা-ব্যাপী নীতি | বিকল্প | ডিফল্ট |
|---|---|---|
| সংস্থার বাইরে থেকে গোষ্ঠীগুলিতে প্রবেশ করা | গ্রুপগুলিতে প্রবেশ করা যাবে:
| ব্যক্তিগত |
| দল তৈরি করা | গ্রুপ তৈরি করা যাবে:
| প্রতিষ্ঠানের যে কেউ গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। |
| বহিরাগত সদস্য | গ্রুপের মালিকগণ:
| যাচাই করা হয়নি (অনুমোদিত নয়) |
| প্রতিষ্ঠানের বাইরে থেকে আগত ইমেল | গ্রুপের মালিকগণ:
| যাচাই করা হয়নি (অনুমোদিত নয়) |
| কথোপকথন দেখার অনুমতির জন্য ডিফল্ট (ডিফল্ট অনুমতি যা গ্রুপের মালিকরা একটি গ্রুপের জন্য পরিবর্তন করতে পারেন) | ডিফল্টরূপে, গ্রুপের কথোপকথনগুলো দেখা যাবে:
| সকল সংস্থার ব্যবহারকারী |
গ্রুপের মালিকগণ:
| উভয় বিকল্পই আনচেক করা (মালিকরা গ্রুপ লুকাতে পারবেন না) |
* উপরে তালিকাভুক্ত প্রথম সেটিং-এ আপনি যদি গ্রুপগুলিতে সর্বজনীন অ্যাক্সেসের অনুমতি দেন, তবেই সর্বজনীন সেটিংস উপলব্ধ হবে।
দ্রষ্টব্য : যদি কোনো সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর 'Groups for Business' শেয়ারিং-এর জন্য 'Multi-party approval' চালু করেন, তাহলে শেয়ারিং সেটিংসে যেকোনো পরিবর্তন একটি 'Multi-party approval' প্রক্রিয়া শুরু করে। পরিবর্তনটি কার্যকর হওয়ার আগে এই প্রক্রিয়াটি অবশ্যই সম্পন্ন করতে হবে। বিস্তারিত জানতে, 'Multi-party approval for sensitive actions' অংশটি দেখুন।
ধাপ ১: শেয়ারিং অপশন খুলুন
প্রথমে, গুগল অ্যাডমিন কনসোলে শেয়ারিং সেটিংসে যান।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ব্যবসায়িক গ্রুপসমূহ ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- শেয়ারিং সেটিংসে ক্লিক করুন।
ধাপ ২: আপনার সেটিংস প্রয়োগ করুন
এরপর, আপনার পছন্দগুলো নির্বাচন করুন। এছাড়াও, সাধারণ পরিস্থিতিগুলোর সাহায্যের জন্য নিচে দেখুন।
এই সংস্থার বাইরে থেকে গোষ্ঠীগুলিতে প্রবেশ করা
আপনার গ্রুপগুলিতে বাহ্যিক অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করার বিকল্পগুলি হলো:
- ইন্টারনেটে সর্বজনীন — আপনার প্রতিষ্ঠানের ভেতরের বা বাইরের যে কেউ আপনার গুগল গ্রুপস ডিরেক্টরিতে থাকা পাবলিক গ্রুপগুলোর তালিকা দেখতে পারেন। একটি গ্রুপের সেটিংসের ওপর নির্ভর করে, ব্যবহারকারীরা যা করতে পারেন:
- গ্রুপটির তথ্য পাতা দেখুন, যার মধ্যে এর কথোপকথনের ইতিহাস (আর্কাইভ) অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
- গ্রুপে তাদের সাবস্ক্রিপশনগুলো পরিচালনা করুন।
- গ্রুপে বার্তা পোস্ট করুন।
- ব্যক্তিগত — শুধুমাত্র আপনার প্রতিষ্ঠানের লোকেরাই গুগল গ্রুপে আপনার প্রতিষ্ঠানের গ্রুপগুলিতে প্রবেশ করতে পারবেন। বহিরাগত সদস্যরা, অনুমতি সাপেক্ষে, শুধুমাত্র ইমেলের মাধ্যমে গ্রুপগুলিতে প্রবেশ করতে পারবেন।
দল তৈরি করা
| বিকল্প | বর্ণনা |
|---|---|
| Only organization admins can create groups | আপনার প্রতিষ্ঠানের যেকোনো প্রশাসক গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। |
| প্রতিষ্ঠানের যে কেউ গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। | আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীরা গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। |
| ইন্টারনেটে যে কেউ গ্রুপ তৈরি করতে পারে। | আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীরা এবং ওয়েবের যে কেউ গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। এই সেটিংটি তখনই উপলব্ধ হবে, যখন প্রতিষ্ঠান-ব্যাপী গ্রুপ অ্যাক্সেস অপশনটি ‘পাবলিক’ হিসেবে সেট করা থাকবে। |
বহিরাগত ব্যবহারকারীরা কি গ্রুপে অংশগ্রহণ করতে পারেন?
বহিরাগত ব্যবহারকারীদের আপনার গ্রুপগুলির সাথে যোগাযোগ করার অনুমতি দেওয়ার বিকল্পগুলি হলো:
- গ্রুপের মালিকরা বাইরের সদস্যদের অনুমতি দিতে পারেন — গ্রুপের মালিকরা আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের সদস্যদের তাদের গ্রুপে যুক্ত করতে পারেন এবং তাদের নিজেদের গ্রুপে যোগদানের অনুমতিও দিতে পারেন।
- গ্রুপের মালিকরা প্রতিষ্ঠানের বাইরে থেকে ইমেইল আসার অনুমতি দিতে পারেন — গ্রুপের মালিকরা আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের ব্যক্তিদের তাদের গ্রুপে ইমেইল পাঠানোর অনুমতি দিতে পারেন।
এই বিকল্পগুলি নির্বাচন করলে সেগুলি ডিফল্ট হিসাবে সেট হয় না বা এর মানে এই নয় যে মালিকদের এই অনুমতিগুলি দিতেই হবে। বিকল্পগুলি আনচেকড রাখলে গ্রুপের মালিকরা বাইরের গ্রুপ সদস্য বা ইমেলকে অনুমতি দিতে পারবেন না।
এই বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন:
- groups.google.com-এ গ্রুপ মালিকদের জন্য কী কী কনফিগারেশন উপলব্ধ থাকবে, তা এর দ্বারা প্রভাবিত হয়।
- ডিফল্ট গ্রুপ-স্তরের সেটিংস পরিবর্তন করে না বা এর মানে এই নয় যে মালিকদের এই অনুমতিগুলি দিতে হবে।
উভয় বিকল্পই আনচেকড রেখে:
- এর মানে হলো, গ্রুপের মালিকরা বাইরের কোনো সদস্য বা ইমেলকে অনুমতি দিতে পারবেন না।
- এটি অ্যাডমিনদের অ্যাডমিন কনসোলে বা গ্রুপ সেটিংস এপিআই (Groups Settings API) ব্যবহার করে নির্দিষ্ট গ্রুপে বহিরাগত সদস্য বা বার্তা অনুমোদনের ক্ষেত্রে বাধা দেয় না।
এই সেটিংস পরিবর্তন করলে বিদ্যমান কোনো বহিরাগত গ্রুপ সদস্য বা বার্তার উপর কোনো প্রভাব পড়বে না।
কথোপকথন দেখার অনুমতির জন্য ডিফল্ট
আপনার প্রতিষ্ঠানের গ্রুপগুলিতে কারা কথোপকথন দেখতে পারবে, তার জন্য আপনি ডিফল্ট নির্ধারণ করতে পারেন। অন্যান্য ডিফল্ট সেটিংস এই সেটিং থেকেই নির্ধারিত হয়, যেমন কারা পোস্ট করতে পারবে এবং কারা সদস্যদের দেখতে পারবে। গ্রুপের মালিক এবং ম্যানেজাররা যেকোনো নির্দিষ্ট গ্রুপের জন্য ডিফল্ট সেটিং পরিবর্তন করতে পারেন।
অ্যাডমিন কনসোল বা গুগল ক্লাউড কনসোলে তৈরি করা গ্রুপগুলির জন্য এই সেটিংটি উপলব্ধ নয়।
| বিকল্প | কারা কথোপকথন দেখতে পারে |
|---|---|
| শুধুমাত্র মালিকদের জন্য | শুধুমাত্র মালিকের ভূমিকায় থাকা ব্যক্তিরাই |
| মালিক এবং ব্যবস্থাপকগণ | শুধুমাত্র মালিক বা ব্যবস্থাপক পদে থাকা ব্যক্তিরাই |
| সকল দলের সদস্য | সদস্য পদে থাকা যে কেউ (যদি আপনি সংস্থা-ব্যাপী গ্রুপ অ্যাক্সেস সেটিংটি ব্যক্তিগত (private) করেন, তাহলে বহিরাগত গ্রুপ সদস্যরা, অনুমতি সাপেক্ষে, শুধুমাত্র ইমেলের মাধ্যমে কথোপকথন দেখতে পারবেন।) |
| সকল সংস্থার ব্যবহারকারী | আপনার প্রতিষ্ঠানের যে কোনো ব্যক্তি, তিনি গ্রুপের সদস্য হোন বা না হোন। |
| ইন্টারনেটে যে কেউ | যে কেউ, আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকজন সহ সংস্থা-ব্যাপী গ্রুপ অ্যাক্সেস সেটিং ব্যক্তিগততে সেট করা:
|
অসদস্যদের থেকে গ্রুপগুলি লুকান
আপনার সংস্থার গ্রুপগুলি ব্যবহারকারীদের গুগল গ্রুপস ডিরেক্টরিতে পাওয়া যায়—যা ব্যবহারকারীদের অ্যাপ লঞ্চার থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য। এবং groups.google.com- এ। গ্রুপের মালিকরা আপনার প্রতিষ্ঠানের গ্রুপ ডিরেক্টরি থেকে কোনো গ্রুপ লুকাতে পারবে কি না, তা আপনি ঠিক করতে পারেন। আপনি যদি মালিকদের তাদের গ্রুপ লুকানোর অনুমতি দেন, তাহলে নতুন গ্রুপগুলো ডিফল্টভাবে লুকানো থাকবে কি না, সেটাও আপনি বেছে নিতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, সাধারণ গ্রুপ সেটিংস- এর ‘কে গ্রুপ দেখতে পারবে’ অংশে যান।
অ্যাডমিন, গ্রুপ মালিক, সদস্য এবং অ-সদস্য সহ কেউই 'সকল গ্রুপ'-এর মধ্যে একটি লুকানো গ্রুপ দেখতে পারে না। তবে:
- গ্রুপের মালিক ও সদস্যরা ‘আমার গ্রুপসমূহ’-এ সর্বদা নিজেদের গ্রুপগুলো দেখতে পারেন।
- গ্রুপ অ্যাডমিনরা অ্যাডমিন কনসোলের 'গ্রুপস' অংশে তাদের প্রতিষ্ঠানের সমস্ত গ্রুপ দেখতে পারেন।
| গ্রুপের মালিকরা ডিরেক্টরি থেকে গ্রুপগুলো লুকাতে পারেন। |
|---|
|
| ডিরেক্টরি থেকে নতুন তৈরি করা গ্রুপগুলি লুকান |
এই সেটিংটি আনচেক করা থাকে, যদি না ‘গ্রুপ মালিকরা ডিরেক্টরি থেকে গ্রুপ লুকাতে পারবেন’ সেটিংটি চেক করা থাকে।
|
সাধারণ পরিস্থিতিগুলির জন্য সেটিংস
নিম্নলিখিত পরিস্থিতিগুলোর জন্য সেটিংস একত্রিত করার পদ্ধতি নিচে দেওয়া হলো।
আপনার সংস্থার গ্রুপগুলো সম্পূর্ণ গোপন রাখুন
আপনার গ্রুপগুলোর সর্বোচ্চ গোপনীয়তার জন্য এই সেটিংসগুলো ব্যবহার করুন:
| সেটিং | বিকল্প |
|---|---|
| এই সংস্থার বাইরে থেকে গোষ্ঠীগুলিতে প্রবেশ করা | ব্যক্তিগত |
| গ্রুপের মালিকরা বাইরের সদস্যদের অনুমতি দিতে পারেন। | অনিয়ন্ত্রিত |
| গ্রুপের মালিকরা প্রতিষ্ঠানের বাইরে থেকে আগত ইমেইলের অনুমতি দিতে পারেন। | অনিয়ন্ত্রিত |
| গ্রুপের মালিকরা ডিরেক্টরি থেকে গ্রুপগুলো লুকাতে পারেন। | ✔ |
| ডিরেক্টরি থেকে নতুন তৈরি করা গ্রুপগুলি লুকান | ✔ |
ব্যক্তিগত গ্রুপে বহিরাগত সদস্য বা ইমেল অনুমোদনের অনুমতি দিন।
সংস্থা-ব্যাপী গ্রুপ অ্যাক্সেস সেটিংটি 'প্রাইভেট' (ব্যক্তিগত) এ সেট করলে এবং বাহ্যিক ব্যবহারকারীর বিকল্পগুলির মধ্যে একটি বা উভয়ই বেছে নিলে কী ঘটে তা দেখতে এই টেবিলটি ব্যবহার করুন:
| গ্রুপের মালিকরা বাইরের সদস্যদের অনুমতি দিতে পারেন। | গ্রুপের মালিকরা প্রতিষ্ঠানের বাইরে থেকে আগত ইমেইলের অনুমতি দিতে পারেন। | ফলাফল |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | প্রাতিষ্ঠানিক এবং বহিরাগত উভয় ব্যবহারকারীই গ্রুপের সদস্য হতে এবং গ্রুপে বার্তা পোস্ট করতে পারেন। বহিরাগত সদস্যরা শুধুমাত্র ইমেলের মাধ্যমে পোস্ট করতে পারবেন। |
| ✔ | প্রাতিষ্ঠানিক এবং বহিরাগত উভয় ব্যবহারকারীই গ্রুপের সদস্য হতে পারেন, কিন্তু শুধুমাত্র প্রাতিষ্ঠানিক সদস্যরাই গ্রুপে বার্তা পোস্ট করতে পারেন। উদাহরণ: একটি ফিচার টেস্টিং গ্রুপ, যেখানে আপনি চান যে বাইরের সদস্যরা গ্রুপ থেকে মেসেজ গ্রহণ করুক, কিন্তু গ্রুপের মাধ্যমে নয়, বরং শুধুমাত্র নির্দিষ্ট চ্যানেলের মাধ্যমে মতামত দিক। | |
| ✔ | শুধুমাত্র প্রাতিষ্ঠানিক ব্যবহারকারীরাই গ্রুপের সদস্য হতে পারবেন, কিন্তু প্রাতিষ্ঠানিক এবং বহিরাগত উভয় ব্যবহারকারীই গ্রুপে বার্তা পোস্ট করতে পারবেন। বহিরাগত ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র ইমেলের মাধ্যমে পোস্ট করতে পারবেন এবং গ্রুপের বার্তা দেখতে পারবেন না। উদাহরণ: একটি কাস্টমার সাপোর্ট টিম গ্রুপ, যেখানে আপনি চান যে বাইরের ব্যবহারকারীরা মেসেজ জমা দিতে পারুক কিন্তু গ্রুপের কন্টেন্ট দেখতে না পারুক। |
আপনার গ্রুপগুলিতে সর্বসাধারণের প্রবেশাধিকার দিন
আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের ব্যক্তিদের আপনার গ্রুপগুলিতে প্রবেশাধিকার দিন।
দ্রষ্টব্য : কোনো গ্রুপের অ্যাক্সেস লেভেল সেটিংস পরিবর্তন না করলে, বহিরাগত ব্যবহারকারীদের তৈরি করা ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণে সেই গ্রুপের সদস্যদের তালিকা প্রদর্শিত হয় না।
| সেটিং | বিকল্প |
|---|---|
| এই সংস্থার বাইরে থেকে গোষ্ঠীগুলিতে প্রবেশ করা | ইন্টারনেটে সর্বজনীন |
| গ্রুপের মালিকরা বাইরের সদস্যদের অনুমতি দিতে পারেন। | ✔ |
| গ্রুপের মালিকরা প্রতিষ্ঠানের বাইরে থেকে আগত ইমেইলের অনুমতি দিতে পারেন। | ✔ |
আপনার সেটিংস পরিবর্তন করুন
সেটিংস ভেদে শেয়ারিং সেটিংস পরিবর্তনের প্রভাব ভিন্ন ভিন্ন হয়।
গ্রুপগুলিতে প্রবেশ করা
আপনি যদি 'এই সংস্থার বাইরে থেকে গ্রুপে প্রবেশ' সেটিংটি পরিবর্তন করেন, তাহলে সেই পরিবর্তনটি নতুন এবং বিদ্যমান উভয় গ্রুপের ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য হবে। আপনি যদি অ্যাক্সেস পাবলিক থেকে প্রাইভেটে পরিবর্তন করেন এবং কোনো বিদ্যমান গ্রুপে বহিরাগত সদস্য থাকে, তাহলে সেই সদস্যরা নিম্নলিখিত কাজগুলো করতে পারবে:
- গ্রুপের সেটিংস নির্বিশেষে, তারা আর গুগল গ্রুপে তাদের গ্রুপগুলো অ্যাক্সেস করতে পারবে না।
- গ্রুপের সেটিংসের উপর নির্ভর করে, আপনি এখনও তাদের গ্রুপে ইমেল পাঠাতে এবং তাদের গ্রুপ থেকে ইমেল গ্রহণ করতে পারবেন।
দল তৈরি করা
আপনি যদি ' গ্রুপ তৈরি করার' বিকল্পটি 'প্রতিষ্ঠানের যে কেউ' বা 'ওয়েবের যে কেউ' থেকে পরিবর্তন করে শুধুমাত্র অ্যাডমিনদের গ্রুপ তৈরির অনুমতি দেন:
- বিদ্যমান ব্যবহারকারী-সৃষ্ট গ্রুপগুলো সক্রিয় থাকে।
- ব্যবহারকারী-সৃষ্ট গ্রুপগুলিতে এখনও বার্তা পাঠানো যাবে।
অন্যান্য সেটিংস
আপনি অন্য কোনো সেটিং পরিবর্তন করলে, সেই পরিবর্তনটি শুধুমাত্র ভবিষ্যতে তৈরি করা গ্রুপগুলোর ওপর প্রভাব ফেলবে, বিদ্যমান গ্রুপগুলোর ওপর নয়।