Quản lý quyền sử dụng các bước và mẫu trong Workspace Studio

Các phiên bản có hỗ trợ tính năng này: Business Starter, Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus. So sánh phiên bản của bạn. Các tiện ích bổ sung được hỗ trợ cho tính năng này: AI Ultra Access, Google AI Pro for Education. So sánh các tiện ích bổ sung

Là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát những bước và trình tạo mà người dùng trong tổ chức có thể sử dụng để tạo quy trình trong Google Workspace Studio. Một số bước, chẳng hạn như một số bước tiện ích bổ sung của Google Workspace và các bước tích hợp Google Workspace, có thể chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba.

Bạn có thể kiểm soát quyền truy cập cho những mục sau:

Cho phép hoặc chặn các bước Gemini cho Google Workspace

Các phiên bản có hỗ trợ tính năng này:Enterprise Standard và Enterprise Plus; tiện ích bổ sung Teaching and Learning và Education Plus; Google AI Pro for Education và AI Ultra Access. So sánh phiên bản của bạn

Người dùng được xác định dưới 18 tuổi không thể sử dụng các tính năng AI trong Workspace Studio.

Lưu ý: Các tính năng AI trong Workspace Studio tuân theo các nguyên tắc về quyền riêng tư trong Trung tâm quyền riêng tư của Google Workspace về AI tạo sinh. 

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó AI tạo sinh sau đó Gemini cho Workspace.

    Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.

  2. Nhấp vào bảng điều khiển Quyền truy cập vào tính năng.
  3. (Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).

    Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm

  4. Bên cạnh Workspace Studio, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa.
  5. Nhấp vào Bật hoặc Tắt.
  6. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).

Khi Gemini cho Google Workspace bị tắt đối với Workspace Studio, người dùng sẽ không thể làm những việc sau:

  • Tạo quy trình từ một câu lệnh.
  • Sử dụng các bước AI. Mọi quy trình đang hoạt động có các bước AI trong đó đều ngừng hoạt động.

Cho phép hoặc chặn tính năng Gửi webhook

Tính năng này đang ở giai đoạn xem trước có giới hạn.

Webhook cho phép các quy trình gửi hoặc nhận dữ liệu bằng một đường liên kết hoặc API bên ngoài. Bước webhook cho phép người dùng kết nối với các tài nguyên nội bộ và bên ngoài mà Workspace Studio không trực tiếp hỗ trợ. Tuy nhiên, người dùng phải cẩn thận khi chia sẻ dữ liệu của tổ chức ra bên ngoài.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Workspace Studio.

    Workspace Studio vẫn đang trong quá trình triển khai và bạn có thể không thấy các chế độ cài đặt này trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Tìm hiểu thêm

    Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Cài đặt webhook.
  3. (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
  4. Chọn một tùy chọn.
  5. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.

Cho phép hoặc chặn các bước tiện ích bổ sung của Google Workspace

Tính năng này đang ở giai đoạn xem trước có giới hạn.

Các bước tiện ích bổ sung của Google Workspace là các bước tuỳ chỉnh do nhà phát triển trong tổ chức của bạn hoặc bên thứ ba tạo. Người dùng Workspace Studio có thể thêm các biến vào các bước tiện ích bổ sung có chứa dữ liệu trong Tài khoản Google của tổ chức, chẳng hạn như nội dung của một tin nhắn trong Gmail hoặc Chat, một tài liệu trong Drive hoặc thông tin sự kiện từ Lịch. Sau đó, quy trình có thể chia sẻ dữ liệu đó với chủ sở hữu tiện ích bổ sung của bên thứ ba. Tìm hiểu thêm về các bước tuỳ chỉnh

Các bước tiện ích bổ sung được cài đặt thông qua Google Workspace Marketplace. Bạn quản lý các bước này giống như mọi tiện ích bổ sung của Google Workspace được xuất bản trong Marketplace. Bạn có thể:

Cho phép hoặc chặn các bước Tích hợp Workspace

Tính năng này đang ở giai đoạn xem trước có giới hạn.

Tính năng Tích hợp Workspace tương tự như các bước tiện ích bổ sung của Google Workspace, ngoại trừ việc các tính năng này do các đối tác của Google và Google phát triển. Các tính năng này cho phép Workspace Studio và Gemini kết nối với các ứng dụng như Jira, Asana và Mailchimp, đồng thời dễ dàng trao đổi dữ liệu.

Tính năng Tích hợp Workspace được quản lý giống như mọi tiện ích bổ sung của Google Workspace được xuất bản trong Marketplace. Bạn có thể:

Cho phép hoặc chặn các bước dành riêng cho dịch vụ Workspace

Người dùng phải có quyền truy cập vào một dịch vụ Workspace để sử dụng trình tạo và các bước cho dịch vụ đó. Ví dụ: nếu Google Chat bị tắt đối với tổ chức của bạn, thì người dùng sẽ không thể sử dụng các bước Chat trong quy trình của họ.

Để cho phép hoặc chặn người dùng sử dụng các quy trình thực hiện hành động trong một số dịch vụ cụ thể của Google Workspace mà không cần tắt các dịch vụ đó, bạn có thể sử dụng các chế độ kiểm soát API. Bạn cũng có thể cần cập nhật các cấp Quyền truy cập dựa trên bối cảnh được chỉ định cho các ứng dụng này.

Lưu ý: Các tính năng AI trong Workspace Studio tuân theo các nguyên tắc về quyền riêng tư trong Trung tâm quyền riêng tư của Google Workspace về AI tạo sinh.

Cho phép các bước ứng dụng Workspace

  1. Làm theo hướng dẫn trong bài viết Kiểm soát ứng dụng nào truy cập vào dữ liệu trong Google Workspace để đặt các ứng dụng sau đây thành Đáng tin cậy. Ngoài ra, hãy đánh dấu vào hộp Miễn trừ khỏi việc bị các cấp của tính năng Quyền truy cập dựa trên bối cảnh chặn quyền truy cập API nếu tổ chức của bạn chỉ định các cấp Quyền truy cập dựa trên bối cảnh cho ứng dụng.

    • Drive cho Workspace Studio
    • Gemini cho Workspace Studio
    • Gmail cho Workspace Studio
    • Lịch Google cho Workspace Studio
    • Google Chat cho Workspace Studio
    • Biểu mẫu Google cho Workspace Studio
    • Trang tính cho Workspace Studio

  2. Nếu tổ chức của bạn chỉ định các cấp Quyền truy cập dựa trên bối cảnh cho ứng dụng, thì để cho phép truy cập, bạn cũng có thể cần miễn trừ các ứng dụng trong danh sách cho phép.

    1. Làm theo hướng dẫn trong bài viết Chỉ định quyền truy cập dựa trên bối cảnh cho ứng dụng để tìm các ứng dụng có cấp truy cập được chỉ định.
    2. Nhấp vào từng ứng dụng có cấp truy cập được chỉ định.
    3. Nếu chế độ cài đặt chính sách có đánh dấu vào hộp Chặn các ứng dụng khác truy cập vào ứng dụng bạn đã chọn thông qua API nếu không đáp ứng cấp truy cập , hãy đánh dấu vào hộp Miễn trừ các ứng dụng trong danh sách cho phép để các ứng dụng này luôn có thể truy cập qua API vào một số dịch vụ của Google, bất kể cấp truy cập.

Chặn các bước ứng dụng Workspace

Làm theo hướng dẫn trong bài viết Kiểm soát ứng dụng nào truy cập vào dữ liệu trong Google Workspace để chặn bất kỳ ứng dụng nào sau đây:

  • Drive cho Workspace Studio
  • Gemini cho Workspace Studio
  • Gmail cho Workspace Studio
  • Lịch Google cho Workspace Studio
  • Google Chat cho Workspace Studio
  • Biểu mẫu Google cho Workspace Studio
  • Trang tính cho Workspace Studio