Là quản trị viên, bạn có thể thiết lập hàng đợi cuộc gọi cho các nhóm đổ chuông trong Google Voice. Với tính năng xếp hàng đợi cuộc gọi, khi tất cả thành viên trong nhóm đổ chuông đều bận, người gọi sẽ tự động được đặt ở chế độ chờ cho đến khi có người rảnh. Bạn có thể tuỳ chỉnh:
- Âm thanh và thông báo phát khi người gọi chờ
- Số người gọi tối đa và thời gian chờ trong hàng đợi
- Thông báo phát khi hàng đợi đầy
- Hành động được kích hoạt nếu không có người trả lời cuộc gọi trong thời gian chờ tối đa
- Thời gian kết thúc cuộc gọi trước khi một thành viên trong nhóm đổ chuông nhận cuộc gọi tiếp theo
Bật tính năng xếp hàng đợi cuộc gọi cho một nhóm đổ chuông
Trước khi bắt đầu: Nếu muốn người gọi nghe thấy lời chào trước khi vào hàng đợi cuộc gọi, bạn có thể tạo một hệ thống trả lời tự động riêng để phát lời chào, sau đó chuyển cuộc gọi đến nhóm đổ chuông. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Thiết lập hệ thống trả lời tự động của Voice cho tổ chức của bạn.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Google Voice.Bạn phải có vai trò Quản trị viên Google Voice.
- Nhấp vào Nhóm đổ chuông nhóm đổ chuông mà bạn muốn sửa đổi.
- Nhấp vào Cấu hình.
- Chuyển đến phần Định tuyến cuộc gọi rồi đánh dấu vào hộp Xếp hàng đợi cuộc gọi.
- Đối với Số người gọi tối đa trong hàng đợi, hãy chọn số người gọi tối đa mà bạn muốn cho phép trong hàng đợi.
- Đối với Thông báo hàng đợi đầy, hãy thêm một thông báo tuỳ chỉnh mà người gọi sẽ nghe thấy nếu hàng đợi đạt đến số người gọi tối đa. Ví dụ: Xin lỗi, tất cả nhân viên của chúng tôi đều đang bận hỗ trợ khách hàng khác. Vui lòng gọi lại sau.
- Đối với Thời gian chờ tối đa trong hàng đợi, hãy chọn thời gian chờ tối đa của người gọi trong hàng đợi.
Đối với Âm thanh chờ, hãy thêm lời chào hoặc nhạc mà bạn muốn người gọi nghe thấy trong khi chờ.
Âm thanh sẽ được phát lặp lại liên tục. Bạn có thể thêm bao nhiêu tệp âm thanh (lời chào và nhạc) tuỳ thích.
Đối với Thời gian kết thúc cuộc gọi, hãy chọn khoảng thời gian mà các thành viên trong nhóm đổ chuông có trước khi nhận cuộc gọi tiếp theo.
Đối với Đặt thời gian đổ chuông cho từng thành viên trong nhóm đổ chuông, hãy chọn thời gian đổ chuông của mỗi điện thoại trước khi cuộc gọi chuyển đến thành viên tiếp theo trong nhóm đổ chuông.
Đối với Chọn điều gì sẽ xảy ra khi không có người trả lời cuộc gọi, hãy chọn điều gì sẽ xảy ra sau khi hết thời gian chờ tối đa.
Nhấp vào Lưu.
Mẹo: Định kỳ xem xét các chế độ cài đặt này. Hãy thử nhiều thời gian chờ và khoảng thời gian thông báo để tìm ra sự cân bằng phù hợp cho người gọi.
Các chủ đề liên quan (dành cho thành viên trong nhóm đổ chuông)
Khi cần nghỉ ngơi, các thành viên trong nhóm đổ chuông có thể sử dụng chế độ Không làm phiền để chuyển hướng cuộc gọi đến một thành viên khác. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Quản lý trạng thái sẵn sàng nhận cuộc gọi trong Google Voice.