Thiết lập hệ thống trả lời tự động của Voice cho tổ chức

Tính năng này hoạt động với gói thuê bao Voice Standard và Premier. Tìm hiểu thêm

Là quản trị viên, bạn có thể thiết lập Google Voice để chuyển người gọi đến đúng người hoặc bộ phận trong tổ chức của mình. Hệ thống trả lời tự động này phát thông báo và cho phép người gọi chọn các lựa chọn.

Ví dụ: bạn có thể thiết lập một trình đơn như "Để được hỗ trợ, hãy nhấn phím 1. Để liên hệ với bộ phận bán hàng, hãy nhấn phím 2. Để nói chuyện với tổng đài viên, hãy nhấn phím 0".

Bước 1: Tạo hệ thống trả lời tự động

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn  Ứng dụng Google Workspace Google Voice.

   Truy cập vào Google Voice

   Bạn phải có vai trò Quản trị viên Google Voice.

2. Nhấp vào Hệ thống trả lời tự động.
3. Nhấp vào Tạo.
4. Nhập tên cho hệ thống trả lời tự động và thêm nội dung mô tả (không bắt buộc).
5. Nhấp vào Tạo.

Bước 2: Thêm lời chào

Trong phần Lời chào khi bắt đầu, hãy nhập những tin nhắn đầu tiên mà bạn muốn người gọi nghe được.

1. Đối với Thông điệp chào mừng, hãy nhấp vào Thêm thông điệp chào mừng hoặc Thêm thông điệp chào mừng khác rồi chọn một lựa chọn:
   • Sử dụng tính năng chuyển văn bản sang lời nói (TTS)—Nhập thông điệp chào mừng nhấp vào Mặc định để chọn ngôn ngữ, loại giọng nói và tốc độ thông báo nhấp vào OK.
   • Tải âm thanh của riêng bạn lên—Tải thông báo đã ghi âm lên, chọn ngôn ngữ và thay đổi văn bản đã ghi âm (nếu cần), rồi nhấp vào Lưu.
2. (Không bắt buộc) Để nhập thông báo mà người dùng không thể bỏ qua, hãy nhấp vào Thêm thông báo đặc biệt rồi chọn một lựa chọn. Ví dụ: bạn có thể thêm thông báo "Chúng tôi đang nhận nhiều cuộc gọi hơn bình thường".
3. Nhấp vào Xong.

Bước 3: Thiết lập cách xử lý cuộc gọi

Trong phần Xử lý cuộc gọi, hãy chọn hành động của hệ thống trả lời tự động sau khi người gọi nghe thấy lời chào.

Tạo các lựa chọn trên trình đơn để người gọi chọn

1. Nhấp vào Phát lời nhắc trên trình đơn .

2. (Không bắt buộc) Để giải thích các lựa chọn trên trình đơn, hãy nhấp vào Thêm phần giới thiệu.

   Ví dụ: "Vui lòng nghe kỹ và chọn một trong các lựa chọn sau trên trình đơn".

   • Sử dụng tính năng chuyển văn bản sang lời nói (TTS)—Nhập thông điệp chào mừng nhấp vào Mặc định để chọn ngôn ngữ, loại giọng nói và tốc độ thông báo nhấp vào OK
   • Tải âm thanh của riêng bạn lên—Tải thông báo đã ghi âm lên, chọn ngôn ngữ và thay đổi văn bản đã ghi âm (nếu cần). Nhấp vào Lưu.

3. Nhấp vào Thêm lời nhắc cho phím n rồi nhập thông báo cho người gọi biết lựa chọn này có mục đích gì.

   Ví dụ: "Để được hỗ trợ kỹ thuật, hãy nhấn phím 1".

4. (Không bắt buộc) Để thay đổi số và phím nhắc, hãy nhấp vào Mũi tên xuống rồi chọn một phím có sẵn.

5. Đối với Chọn hành động, hãy nhấp vào Mũi tên xuống rồi chọn một lựa chọn trong bảng sau:

   Lựa chọn sau khi phát thông báo chính	Nội dung mô tả
   Tiếp tục đến menu phụ	Chuyển người gọi đến một trình đơn khác. Bạn cũng cần thiết lập menu phụ.
   Lặp lại menu này	Phát lại thông báo giới thiệu.
   Phát tin nhắn	Phát tin nhắn mà bạn nhập. Bạn cũng cần chọn hành động tiếp theo: Lặp lại menu này—Phát lại thông báo giới thiệu. Ngắt kết nối người gọi—Ngắt kết nối người gọi sau khi phát tin nhắn.
   Chuyển vào hộp thư thoại	Phát tin nhắn mà bạn nhập rồi chuyển người gọi vào hộp thư thoại. Bạn có thể nhập tối đa 10 địa chỉ email để nhận thư thoại.
   Chuyển người gọi	Bạn có thể nhập một thông báo bằng ngôn ngữ bạn chọn để phát cho người gọi trước khi họ được chuyển. Sau đó, hãy chọn chuyển người gọi đến một người dùng được cấp phép có số Google Voice, nhóm đổ chuông, hệ thống trả lời tự động hoặc một số điện thoại khác.

6. (Không bắt buộc) Để thêm các lựa chọn khác cho trình đơn, hãy nhấp vào Thêm tuỳ chọn.

7. (Không bắt buộc) Để thay đổi thứ tự của các lựa chọn trên trình đơn, bên cạnh một phím, hãy kéo biểu tượng Di chuyển lên hoặc xuống theo thứ tự.

8. Khi bạn hoàn tất, nhấp vào Xong.

Thiết lập nơi người gọi được chuyển đến

1. Nhấp vào Chuyển người gọi .
2. Đối với Thông báo tuỳ chọn, hãy nhập tin nhắn để phát cho người gọi trước khi họ được chuyển. Ví dụ: "Vui lòng đợi khi chúng tôi chuyển bạn đến bộ phận bán hàng".
3. (Không bắt buộc) Để sử dụng một ngôn ngữ không phải là tiếng Anh (Mỹ), hãy nhấp vào Mặc định Tiếng Anh (Hoa Kỳ) – en-US rồi chọn một ngôn ngữ trong danh sách.
4. Đối với Loại chuyển cuộc gọi, hãy nhấp vào Mũi tên xuống rồi chọn loại chuyển:
   • Người dùng—Nhập địa chỉ email của người trong tổ chức của bạn mà người gọi sẽ được chuyển tới. Nếu chọn một người dùng không có số điện thoại thì bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.
   • Nhóm đổ chuông—Nhấp vào Mũi tên xuống rồi chọn nhóm đổ chuông mà cuộc gọi sẽ được chuyển tới. Nhóm đổ chuông cần ít nhất một thành viên có số điện thoại, nếu không bạn sẽ gặp lỗi.
   • Hệ thống trả lời tự động—Nhấp vào Mũi tên xuống rồi chọn hệ thống trả lời tự động mà người gọi sẽ được chuyển tới. Nếu chọn một hệ thống trả lời tự động không có số điện thoại thì bạn sẽ gặp lỗi.
   • Số điện thoại—Nhập số điện thoại mà người gọi sẽ được chuyển tới. Để sử dụng số điện thoại không ở Hoa Kỳ, hãy nhấp vào Mũi tên xuống và chọn một quốc gia hoặc vùng trong danh sách.

Chuyển vào hộp thư thoại hoặc ngắt kết nối người gọi

Chọn một tùy chọn:

• Để ngắt kết nối người gọi sau khi phát lời chào, hãy nhấp vào Ngắt kết nối người gọi chuyển đến các bước tiếp theo để tuỳ chỉnh giờ làm việc.
• Để chuyển người gọi vào hộp thư thoại sau khi phát lời chào, hãy nhấp vào Chuyển vào hộp thư thoại Thêm lời chào thư thoại rồi chọn nhập thông báo hoặc tải thông báo đã ghi âm lên. Nhập tối đa 10 địa chỉ email để nhận tin nhắn thư thoại (bản chép lời và tệp MP3).

Bước 4: Tuỳ chỉnh giờ làm việc

Đối với các cuộc gọi ngoài giờ làm việc, hệ thống trả lời tự động có thể phát lời chào thay thế và xử lý các cuộc gọi khác nhau. Bạn cũng có thể quy định các lựa chọn cho ngày lễ hoặc khi bạn đóng cửa.

Thiết lập giờ mở cửa

1. Nhấp vào Chỉnh sửa giờ hoạt động.
2. Đối với Giờ mở cửa, chọn giờ làm việc của tổ chức:
   • 24 giờ mỗi ngày—(Mặc định) Hệ thống trả lời tự động luôn sử dụng các chế độ tiêu chuẩn mà bạn thiết lập. Các lựa chọn ngoài giờ sẽ không được sử dụng.
   • Giờ làm việc tuỳ chỉnh—Chọn giờ làm việc cho tổ chức của bạn. Khi có người gọi ngoài những giờ này, người gọi sẽ nghe thấy các lựa chọn ngoài giờ làm việc.
3. Khi hoàn tất việc đặt giờ, hãy nhấp vào Xong.

Thiết lập thời gian đóng cửa vào ngày lễ

1. Đối với Đóng cửa vào ngày lễ, hãy nhấp vào chọn ngày mà người gọi cần nghe thông báo sau giờ làm việc.
2. (Không bắt buộc) Để thêm nhiều ngày hơn, hãy lặp lại bước 1.
3. Khi bạn hoàn tất, nhấp vào Xong.

Thiết lập hành động ngoài giờ làm

1. Đối với Hành động ngoài giờ làm, hãy nhập thông báo mà người gọi nghe thấy khi ngoài giờ làm việc hoặc trong thời gian đóng cửa vào ngày lễ.

   Ví dụ: "Giờ hoạt động của chúng tôi là từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều theo giờ miền Đông, vui lòng gọi lại cho chúng tôi".

2. (Không bắt buộc) Để sử dụng một ngôn ngữ không phải là tiếng Anh (Mỹ), hãy nhấp vào Mặc định Tiếng Anh (Hoa Kỳ) – en-US rồi chọn một ngôn ngữ trong danh sách.

3. (Không bắt buộc) Để thêm thông báo khác bằng ngôn ngữ khác, hãy nhấp vào Thêm .

4. Đối với Chọn hành động, hãy nhấp vào Mũi tên xuống rồi chọn một lựa chọn trong bảng sau:

   Hành động sau khi phát thông báo	Nội dung mô tả
   Ngắt kết nối người gọi	Hệ thống trả lời tự động sẽ ngắt kết nối người gọi sau khi họ nghe thấy thông báo.
   Chuyển vào hộp thư thoại	Phát tin nhắn mà bạn nhập rồi chuyển người gọi vào hộp thư thoại. Bạn có thể nhập tối đa 10 địa chỉ email để nhận thư thoại.
   Chuyển người gọi	Bạn có thể nhập một thông báo bằng ngôn ngữ bạn chọn để phát cho người gọi trước khi họ được chuyển. Sau đó, hãy chọn chuyển người gọi đến một người dùng được cấp phép có số Google Voice, nhóm đổ chuông, hệ thống trả lời tự động hoặc một số điện thoại khác.

5. Khi bạn hoàn tất, nhấp vào Xong.

Bước 5: Thử nghiệm hệ thống trả lời tự động

Sau khi tạo hoặc sửa đổi hệ thống trả lời tự động, bạn có thể xem trước nội dung thay đổi rồi mới kích hoạt.

1. Nhấp vào Xem trước.

   

2. Sau lời nhắc, hãy nhấp vào Gọi.

   Google Voice sẽ mở ra trong một thẻ mới của trình duyệt. Trong bảng điều khiển bên, bạn có thể xem và nghe một cuộc gọi mẫu. Bảng điều khiển này sẽ xuất hiện trong một phút.

3. Chọn một mục:

   • Để thử nghiệm hệ thống trả lời tự động, hãy nhấp vào Gọi điện rồi chọn.
   • Để thay đổi hệ thống trả lời tự động, hãy quay lại các bước trước đó và thực hiện mọi nội dung cập nhật.

Bước 6: Xuất bản hệ thống trả lời tự động

Sau khi bạn thử nghiệm hệ thống trả lời tự động, hãy xuất bản để thêm hoặc thay thế phiên bản trước đó.

1. Ở dưới cùng, hãy nhấp vào Xuất bản.
2. Nếu bạn nhận được thông báo về bất kỳ lỗi hoặc thiếu thông tin nào trong quá trình thiết lập:
   1. Nhấp vào Đóng.
   2. Sửa lỗi.
   3. Xuất bản lại.
3. Sau khi bạn xác nhận, hãy nhấp vào Xuất bản.

Bước 7: Chỉ định số điện thoại

Để người gọi liên hệ được với hệ thống trả lời tự động, bạn cần chỉ định một số Google Voice cho hệ thống trả lời tự động đó (số này chưa được chỉ định cho người dùng).

1. Đối với Số điện thoại, hãy nhấp vào Chỉ định số rồi chọn một lựa chọn:
   • Để tạo số, hãy chọn Chỉ định số mới.
   • Để sử dụng lại một trong các số của hệ thống trả lời tự động, hãy chọn Tiếp nhận số.
   • Để chỉ định lại một số hiện có, hãy chọn Chỉ định lại số hiện có rồi làm theo các bước trong bài viết Chỉ định lại số Google Voice.

2. Đối với Quốc gia/vùng, hãy nhấp vào Mũi tên xuống rồi chọn một quốc gia hoặc vùng trong danh sách.

   Nếu chọn một vị trí không thuộc các vị trí Voice, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi. Để biết chi tiết, hãy xem bài viết Thêm vị trí Voice.

3. Đối với Địa chỉ dịch vụ, hãy nhập địa chỉ của tổ chức.

   Số Google Voice hiện có sẽ xuất hiện.

4. (Không bắt buộc) Để tìm số điện thoại khác, hãy nhấp vào Thay đổi bên cạnh số điện thoại trong danh sách, nhấp vào Chọn.

5. Nhấp vào Giao bài.

Khi bạn nhập thông tin, hệ thống sẽ lưu nội dung bạn thay đổi.

(Không bắt buộc) Bước 8: Chỉ định số nhận dạng người gọi đi làm hệ thống trả lời tự động

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn  Ứng dụng Google Workspace Google Voice.

   Truy cập vào Google Voice

   Bạn phải có vai trò Quản trị viên Google Voice.

2. Nhấp vào Cài đặt.
3. Nhấp vào Chính sách Số nhận dạng người gọi đi.
4. Nhấp vào Thêm tên nhận dạng người gọi theo tên hoặc số điện thoại, chọn số của hệ thống trả lời tự động nhấp vào Lưu.

Nếu bạn không nhận được số để thêm, thì không có số nhận dạng người gọi đi nào. Hãy tạo một hệ thống trả lời tự động mới để nhận thêm số.