Là quản trị viên, bạn có thể thiết lập tính năng xếp hàng cuộc gọi cho các nhóm đổ chuông trong Google Voice. Với tính năng xếp hàng đợi cuộc gọi, khi tất cả thành viên trong nhóm đổ chuông đều bận, người gọi sẽ tự động được chuyển sang chế độ chờ cho đến khi có người rảnh. Bạn có thể tuỳ chỉnh:
- Âm thanh và thông báo phát trong khi người gọi chờ
- Số lượng người gọi tối đa và thời gian chờ trong hàng đợi
- Thông báo phát khi danh sách phát đã đầy
- Hành động được kích hoạt nếu cuộc gọi không được trả lời trong thời gian chờ tối đa
- Thời gian kết thúc trước khi một thành viên trong nhóm đổ chuông nhận cuộc gọi tiếp theo
Bật tính năng xếp hàng cuộc gọi cho một nhóm đổ chuông
Trước khi bắt đầu: Nếu muốn người gọi nghe thấy lời chào trước khi họ tham gia hàng đợi cuộc gọi, bạn có thể tạo một hệ thống trả lời tự động riêng để phát lời chào rồi chuyển cuộc gọi đến nhóm đổ chuông. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Thiết lập hệ thống trả lời tự động bằng giọng nói cho tổ chức của bạn.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Google Voice.Bạn phải có vai trò Quản trị viên Google Voice.
- Nhấp vào Nhóm đổ chuông nhóm đổ chuông mà bạn muốn sửa đổi.
- Nhấp vào Cấu hình.
- Chuyển đến mục Định tuyến cuộc gọi rồi đánh dấu vào hộp Xếp hàng cuộc gọi.
- Đối với Số người gọi tối đa trong hàng đợi, hãy chọn số người gọi tối đa mà bạn muốn cho phép trong hàng đợi.
- Đối với Thông báo khi hàng đợi đã đầy, hãy thêm một thông báo tuỳ chỉnh mà người gọi sẽ nghe thấy nếu hàng đợi đạt đến số lượng người gọi tối đa. Ví dụ: Rất tiếc, tất cả nhân viên hỗ trợ của chúng tôi đều đang bận hỗ trợ những khách hàng khác. Vui lòng gọi lại sau.
- Đối với Thời gian chờ tối đa trong hàng đợi, hãy chọn thời gian tối đa mà người gọi chờ trong hàng đợi.
Đối với Âm thanh chờ, hãy thêm lời chào hoặc nhạc mà bạn muốn người gọi nghe thấy trong khi họ chờ.
Âm thanh được phát lặp lại liên tục. Bạn có thể thêm bao nhiêu tệp âm thanh (lời chào và nhạc) tuỳ thích.
Đối với Thời gian chờ để nhận cuộc gọi tiếp theo, hãy chọn khoảng thời gian mà các thành viên trong nhóm đổ chuông có trước khi nhận cuộc gọi tiếp theo.
Đối với Đặt thời gian đổ chuông cho từng thành viên trong nhóm đổ chuông, hãy chọn thời lượng đổ chuông của mỗi điện thoại trước khi cuộc gọi chuyển sang thành viên tiếp theo trong nhóm đổ chuông.
Đối với Chọn hành động sẽ thực hiện khi không có người trả lời cuộc gọi, hãy chọn hành động sẽ thực hiện sau khi hết thời gian chờ tối đa.
Nhấp vào Lưu.
Lưu ý: Định kỳ xem xét các chế độ cài đặt này. Hãy thử các khoảng thời gian chờ và khoảng thời gian thông báo khác nhau để tìm ra sự cân bằng phù hợp cho người gọi.
Chủ đề có liên quan (đối với thành viên của nhóm đổ chuông)
Khi cần nghỉ ngơi, các thành viên trong nhóm đổ chuông có thể sử dụng chế độ Không làm phiền để chuyển hướng cuộc gọi đến một thành viên khác. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Quản lý trạng thái có thể nhận cuộc gọi trong Google Voice.