আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্যরা যাতে একই গুগল ভয়েস নম্বর থেকে আসা কলের উত্তর দিতে পারেন, তার জন্য আপনি রিং গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। সদস্যরা রিং গ্রুপ ব্যবহার করে পালাক্রমে কলের উত্তর দেন, এই গ্রুপগুলোকে হান্ট গ্রুপও বলা হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার সেলস টিমের জন্য একটি রিং গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। যতক্ষণ না কেউ উত্তর দিচ্ছে, ততক্ষণ পর্যন্ত টিমের সকল সদস্যের কাছে কল আসতে পারে। অথবা, আপনি সদস্যদের কাছে এলোমেলোভাবে এক এক করে কল পাঠাতে পারেন।
দ্রষ্টব্য:
- আপনি রিং গ্রুপে যে সদস্যদের যুক্ত করবেন, তাদের অবশ্যই একটি ভয়েস লাইসেন্স এবং বরাদ্দকৃত নম্বর থাকতে হবে।
- প্রতিটি রিং গ্রুপকে তার নিজস্ব ফোন নম্বর যোগ করতে হবে।
- রিং গ্রুপে আসা কল কোনো সদস্যের লিঙ্ক করা ফোন নম্বরে ফরওয়ার্ড করা যেতে পারে। যদি কলটি সদস্যের ক্যারিয়ারের মাধ্যমে সংযুক্ত হয় , তবে সদস্য একটি প্রম্পট শুনতে পান যা নিশ্চিত করে যে কেউ কলটির উত্তর দিয়েছে।
ধাপ ১: রিং গ্রুপের নাম দিন এবং সদস্য যুক্ত করুন
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস গুগল ভয়েস ।এর জন্য গুগল ভয়েস অ্যাডমিন রোল প্রয়োজন।
- রিং গ্রুপগুলিতে ক্লিক করুন।
- উপরে, তৈরি করুন- এ ক্লিক করুন।
- Details-এর অধীনে, প্রদর্শনের নাম লিখুন এবং ঐচ্ছিকভাবে একটি বিবরণ যোগ করুন।
- মেম্বার্স-এর অধীনে, ফাইন্ড ইউজার্স ফিল্ডে, রিং গ্রুপের সদস্যদের এক এক করে প্রবেশ করান। আপনি সর্বোচ্চ ৫০ জন সদস্য যোগ করতে পারবেন।
- চালিয়ে যান-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ২: কল হ্যান্ডলিং সেট আপ করুন
'কল হ্যান্ডলিং কনফিগার করুন ' বিভাগে, রিং গ্রুপে আসা ইনকামিং কলগুলো কীভাবে হ্যান্ডেল করা হবে তা সেট আপ করুন।
দ্রষ্টব্য : রিং গ্রুপের অংশ হিসেবে কলে থাকাকালীন আপনি ইনকামিং কল নোটিফিকেশন পাবেন, কিন্তু মিসড কল নোটিফিকেশন পাবেন না।
১. আংটির ক্রম নির্ধারণ করুন
কল রাউটিং প্যাটার্ন মেনু থেকে, ইনকামিং কলের জন্য রিং অর্ডার সেট করুন:
- রাউন্ড রবিন — কেউ উত্তর না দেওয়া পর্যন্ত প্রত্যেক সদস্যকে এলোমেলোভাবে রিং করা হয়। গ্রুপের পরবর্তী সদস্যের কাছে কলটি পাঠানোর আগে প্রত্যেক সদস্য কতক্ষণ সময় পাবে, তা আপনি নির্ধারণ করতে পারেন। এছাড়াও আপনি কলের সর্বোচ্চ সময়কাল নির্ধারণ করতে পারেন, অর্থাৎ গ্রুপ থেকে অন্য কলে পাঠানোর আগে একটি কল কতক্ষণ রিং হবে।
- একযোগে — কেউ উত্তর না দেওয়া পর্যন্ত সকল সদস্যের কাছে একসাথে রিং বাজে। আপনি মোট রিংয়ের সময়কালও নির্ধারণ করতে পারেন, যা হলো কলটি রিডাইরেক্ট হওয়ার আগে গ্রুপটি উত্তর দেওয়ার জন্য কতক্ষণ সময় পাবে।
- নির্দিষ্ট ক্রম — কেউ উত্তর না দেওয়া পর্যন্ত ক্রমানুসারে প্রত্যেক সদস্যের কাছে কল আসে। ক্রমানুসারে পরবর্তী সদস্যের কাছে কল পাঠানোর আগে প্রত্যেক সদস্য কতক্ষণ সময় পাবে, তা আপনি নির্ধারণ করতে পারেন। এছাড়াও আপনি কলের সর্বোচ্চ সময়কাল নির্ধারণ করতে পারেন, অর্থাৎ গ্রুপ থেকে অন্য কলে পাঠানোর আগে একটি কল কতক্ষণ রিং হবে।
২. আউটবাউন্ড কল করুন
আউটবাউন্ড কলারদের অধীনে, অনুমোদিত ব্যবহারকারীরা রিং গ্রুপে নির্ধারিত নম্বর ব্যবহার করে আউটবাউন্ড কল করতে পারেন। এছাড়াও, রিং গ্রুপের সকল সদস্যকে কল করার অনুমতি দেওয়া যেতে পারে।
- আপনি যদি চান রিং গ্রুপের সকল সদস্য আউটবাউন্ড কল করতে পারুক, তাহলে ‘রিং গ্রুপের সকল সদস্য কল করতে পারে’ বিকল্পটি চেক করুন।
পরবর্তীতে, আপনি রিং গ্রুপে নতুন সদস্য যোগ করলে, তারা আউটবাউন্ড কল করার অনুমতি পাবে। - আপনি যদি রিং গ্রুপের বাইরে থেকে লোক যুক্ত করতে চান অথবা শুধুমাত্র নির্দিষ্ট কিছু লোককে আউটবাউন্ড কল করার অনুমতি দিতে চান, তাহলে ‘Authorized callers’-এর অধীনে ‘Find users’-এ ক্লিক করুন এবং ব্যবহারকারীদের নাম প্রবেশ করান।
৩. উত্তর না দেওয়া কলের জন্য বিকল্প সেট করুন
উত্তর না দেওয়া কলগুলির নিচে, নিচের তীরচিহ্নে ক্লিক করুন।
এবং ৩০ সেকেন্ড পর কল রিসিভ না করা হলে কী হবে তা নির্বাচন করুন:
- রিং হতে থাকা — আপনার সেট করা ক্রম অনুসারে, হান্ট গ্রুপের ব্যবহারকারীদের কাছে কল রিং হতে থাকে।
- একটি বার্তা বাজিয়ে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করুন —কলকারীরা একটি বার্তা শোনেন এবং তারপর কলটি বিচ্ছিন্ন হয়ে যায়।
- একটি ঘোষণা যোগ করুন —কলটি বিচ্ছিন্ন হওয়ার আগে কলারদের শোনার জন্য একটি ঘোষণা লিখুন। আপনি বিভিন্ন ভাষার জন্য একাধিক বার্তা রাখতে পারেন।
- কলার ফরওয়ার্ড করুন — কল অন্য একটি ফোন নম্বরে ফরওয়ার্ড হয়ে যায়। ফরওয়ার্ড টাইপ ফিল্ডে, ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন। এবং স্থানান্তরের ধরণ নির্বাচন করুন:
- ব্যবহারকারী — আপনার প্রতিষ্ঠানের যে ব্যক্তির কাছে কলারদের ট্রান্সফার করতে চান, তার ইমেল ঠিকানা লিখুন। আপনি টেক্সট টাইপ করার সাথে সাথে, গুগল ভয়েস লাইসেন্স আছে এমন ব্যবহারকারীদের একটি তালিকা খুলে যাবে। আপনি যদি এমন কোনো ব্যবহারকারীকে নির্বাচন করেন যার ফোন নম্বর নেই, তাহলে একটি এরর মেসেজ পাবেন।
- অটো অ্যাটেনডেন্ট — নিচের তীরচিহ্নে ক্লিক করুন এবং কলারদের স্থানান্তরের জন্য অটো অ্যাটেন্ডেন্ট নির্বাচন করুন। অটো অ্যাটেন্ডেন্টের জন্য একটি ফোন নম্বর প্রয়োজন, অন্যথায় আপনি একটি ত্রুটি বার্তা পাবেন।
- রিং গ্রুপ — নিচের তীরচিহ্নে ক্লিক করুন এবং কল স্থানান্তরের জন্য রিং গ্রুপটি নির্বাচন করুন। রিং গ্রুপে ফোন নম্বরসহ অন্তত একজন সদস্য থাকা আবশ্যক, অন্যথায় আপনি একটি ত্রুটি বার্তা পাবেন।
- ফোন নম্বর —কলকারীদের স্থানান্তর করার জন্য ফোন নম্বরটি লিখুন। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের বাইরের কোনো ফোন নম্বর ব্যবহার করতে, নিচের তীরচিহ্নে ক্লিক করুন। এবং তালিকা থেকে একটি দেশ বা অঞ্চল নির্বাচন করুন।
- ভয়েসমেইলে পাঠান —কলটি ভয়েসমেইলে ফরোয়ার্ড করা হয়।
- ভয়েসমেইল গ্রিটিং —কলটি ভয়েসমেইলে যাওয়ার আগে কলাররা যে ঘোষণাটি শুনবেন, তা লিখুন। আপনি বিভিন্ন ভাষার জন্য আলাদা ভয়েসমেইল গ্রিটিং রাখতে পারেন।
এই রিং গ্রুপটি তৈরি করুন -এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৩: রিং গ্রুপটিকে সংখ্যা বরাদ্দ করুন
রিং গ্রুপ তৈরি করার পরে, কলারদের রিং গ্রুপে পৌঁছানোর জন্য এক বা একাধিক নম্বর নির্ধারণ করে দিন।
দ্রষ্টব্য : আপনি যদি নতুন নম্বর নিতে না চান, তাহলে রিং গ্রুপগুলো গ্রাহকের তালিকা থেকে যেকোনো নম্বর পুনরায় ব্যবহার করতে পারে। বিস্তারিত জানতে, ‘একটি ভয়েস নম্বর পুনরায় বরাদ্দ করুন’ অংশে যান।
- বামদিকে, ‘একটি নম্বর নির্ধারণ করুন’ (Assign A Number) -এ ক্লিক করুন।
- দেশ/অঞ্চল ক্ষেত্রে, নিচের তীরচিহ্নে ক্লিক করুন। এবং দেশ বা অঞ্চল নির্বাচন করুন।
সার্ভিস অ্যাড্রেস ফিল্ডে নম্বরটির সার্ভিস অ্যাড্রেস নির্বাচন করুন।
তালিকাটি আপনার ভয়েস লোকেশনগুলো দেখায়। গুগল ভয়েস নম্বর ফিল্ডে, ভয়েস একটি উপলব্ধ নম্বর দেখায়। - একটি বিকল্প বেছে নিন:
- নম্বরটি রাখতে, অ্যাসাইন-এ ক্লিক করুন।
- অন্য একটি নম্বর খুঁজে পেতে:
- পরিবর্তন-এ ক্লিক করুন।
- তালিকার কোনো নম্বরের পাশে থাকা ' নির্বাচন করুন' বোতামে চাপ দিন।
- অ্যাসাইন-এ ক্লিক করুন।
- শেষ করুন- এ ক্লিক করুন।
একই সাথে একাধিক কল গ্রহণ করা
রিং গ্রুপের প্রকারভেদের উপর নির্ভর করে, একটি রিং গ্রুপ একই সাথে একাধিক কল গ্রহণ করতে পারে।
- একই সাথে একাধিক কলে থাকা কোনো ব্যবহারকারীর ক্ষেত্রে, তিনি প্রথম কলটি প্রত্যাখ্যান বা গ্রহণ না করা পর্যন্ত তাকে কল করা হবে না।
- ফিক্সড এবং রাউন্ড রবিন গ্রুপের ক্ষেত্রে, রিং গ্রুপটি তখনও কল পেতে থাকা ব্যক্তিকে এড়িয়ে যাবে। লাইনে থাকা পরবর্তী ব্যক্তি কলটি ধরবেন। আউটবাউন্ড কলের ক্ষেত্রে, এটি কোনো বিষয় নয়। ব্যবহারকারীরা যত খুশি কলার রাখতে পারেন।
রিং গ্রুপে কীভাবে সরাসরি কল করা যায়
রিং গ্রুপ সেটিংস আপনাকে ইনকামিং কল প্রবাহ পরিচালনা করতে সাহায্য করে। এই সেটিংসে অন্যান্য গুগল ভয়েস পরিষেবাগুলো দেখানো হয়, যেগুলোকে আপনি রিং গ্রুপে কলের উৎস হিসেবে কনফিগার করেছেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি গ্রুপে কল পাঠানোর জন্য একটি অটো অ্যাটেনডেন্ট সেট করতে পারেন।
রিং গ্রুপের সদস্যদের প্রাপ্যতা
রিং গ্রুপের সদস্যরা গুগল ভয়েস প্রেজেন্স সেটিংয়ের মাধ্যমে রিং গ্রুপে কল রিসিভ করার জন্য তাদের প্রাপ্যতা নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, গুগল ভয়েস-এ ‘ম্যানেজ কল অ্যাভেইলেবিলিটি’ -তে যান।
রিং গ্রুপ ম্যানেজার
ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা তাদের ডোমেইনের ব্যবহারকারীদের রিং গ্রুপ পরিচালনার ক্ষমতা প্রদান করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, “একজন ভয়েস ব্যবহারকারীকে রিং গ্রুপ ম্যানেজার বানান” অংশে যান।