רוצים לייצא רק חלק מהנתונים של הארגון? עוברים אל בחירת הנתונים מ-Workspace שרוצים לייצא.
באמצעות הכלי לייצוא נתונים, אתם יכולים לייצא את נתוני הארגון לארכיון של Google Cloud Storage ואז להוריד אותם.
כדי לאפשר למשתמשים להוריד את הנתונים שלהם, אתם צריכים להפעיל את Google Takeout ולהפנות אותם למאמר איך להוריד את הנתונים מחשבון Google שלכם.
לפני שמתחילים
דרישות
כדי לייצא את נתוני הארגון, אתם צריכים:
- להשתמש בחשבון סופר-אדמין ב-Google Workspace או ב-Cloud Identity שנפתח לפני 30 ימים לפחות (אלא אם יצרתם את החשבון הארגוני לפני פחות מ-30 ימים).
- להפעיל אימות דו-שלבי (2SV) בחשבון. אכיפה מסוג אימות דו-שלבי (2SV) נדרשת רק בחשבון של האדמין שמתחיל את הייצוא. כדי לבדוק אם מופעל אימות דו-שלבי בחשבון, צריך לבדוק את הגדרות האבטחה של החשבון.
כדי לגשת לנתונים שיוצאו, צריך להפעיל את Google Cloud בחשבון האדמין. איך מפעילים או משביתים את Google Cloud למשתמשים
אילו נתונים מיוצאים?
הכלי לייצוא נתונים מייצא את אותם נתונים שזמינים למשתמשים ב-Google Takeout. הוא מייצא גם נתונים שזמינים רק לאדמינים, כמו נתונים שנמחקו ונשמרו ב-Vault ונתונים בבעלות הלקוח. נתונים בבעלות הלקוח שייכים לארגון ולא למשתמשים ספציפיים, כמו הודעות ב-Gmail שהוכנסו להסגר בניהול האדמין.
- נתוני היומן – גם הנתונים הבאים בבעלות הלקוח כלולים בייצוא: מידע מובנה על הזמנת משאבים.
- נתוני ה-Chat – גם הנתונים הבאים בבעלות הלקוח כלולים בייצוא: הודעות וקבצים מצורפים שנשלחו בחדרים שנוצרו על ידי משתמשים בארגון שלכם.
- נתוני Chrome
- נתוני Classroom
- נתוני Cloud Search –(זמינים לאדמינים בלבד).
- נתונים של אנשי קשר
- נתוני Drive – גם הנתונים הבאים בבעלות הלקוח כלולים בייצוא: נתונים בתיקיות האחסון השיתופי ובמסמכים ששותפו.
- נתוני Gemini
- נתוני Gmail – גם הנתונים הבאים בבעלות הלקוח כלולים בייצוא:
- הודעות שהוכנסו להסגר בניהול האדמין.
- הודעות במצב הסודי של Gmail שבהן השולח והנמען שייכים לאותו דומיין.
- נתונים של קבוצות Google – בייצוא כלולים גם נתונים של קבוצות בארגון שלא בבעלות של אף אחד.
הערה: נתונים שנוצרו על ידי משתמשים בקבוצות לקוח זמינים רק למשתמשים האלה.
- נתוני Keep
- נתוני NotebookLM
- נתוני תזכורות
- סקריפטים שנוצרו על ידי התראות מותנות.
- נתוני Tasks
הערה: בייצוא כלולים גם נתונים מ-Tasks שנמחקו לאחרונה, כולל חותמות זמן של מחיקות.
- נתוני Voice – גם הנתונים הבאים בבעלות הלקוח כלולים בייצוא:
- הזמנות של ניודי מספרים
- הגדרות של המערכת לניתוב שיחות
- רשימה של טלפונים שולחניים
- כתובות לצורכי מס
- מזהה מס
- מספרי טלפון והקצאות של מספרי טלפון
- נתונים של רישיונות משתמשים
- קבוצות חיוג
הערה: גם נתוני Voice שנמחקו לאחרונה כלולים בייצוא.
הכלי לייצוא נתונים לא מייצא:
- נתונים של חשבונות משתמשים שנוצרו במהלך 24 השעות לפני תחילת הייצוא.
- נתונים שנמחקו, אלא אם הנתונים האלה נשמרו או הוחזקו לצרכים משפטיים לפי כללי המדיניות של Google Vault.
ייצוא מלא כולל נתונים של משתמשים עם סוגי החשבונות הבאים:
- חשבונות פעילים עם רישיון
- הושעה על ידי אדמין
- הועבר לארכיון
- Vault Former Employee
- לגבי ייצוא Chrome: חשבונות פעילים ב-Google Workspace for Education
איפה נשמרים הנתונים שיוצאו?
הכלי לייצוא נתונים מייצא את הנתונים של הארגון לקטגוריה Google Cloud Storage (GCS). כברירת מחדל, הכלי נותן קטגוריה זמנית של Cloud Storage ש-Google מספקת.
אם בוחרים קטגוריה ש-Google מספקת
- אפשר לבחור קטגוריה שמאוחסנת בארצות הברית, באירופה, או לציין שאין העדפה.
- הנתונים המיוצאים נמחקים באופן אוטומטי 60 יום לאחר תחילת הייצוא.
אם אתם בוחרים קטגוריה של Cloud Storage משלכם
כדי לשמור את הנתונים למשך יותר מ-60 יום, אתם צריכים ליצור ייצוא מותאם אישית ולבחור קטגוריה של Cloud Storage משלכם. איך מייצאים נתונים מ-Workspace ושומרים אותם במאגר מקומי?
כמה זמן לוקח לייצא נתונים?
כשמתחילים ייצוא, כל הסופר-אדמינים מקבלים אימייל על כך שיש ייצוא נתונים בהמתנה. הייצוא יהיה מוכן 48 שעות או יותר אחרי שעת ההתחלה. תקופת ההמתנה הזו מגינה על האבטחה של נתוני הארגון.
ייצוא נתונים נמשך בדרך כלל 72 שעות, אבל יכול גם להימשך עד 14 ימים – בהתאם להיקף הנתונים שמייצאים. כל הסופר-אדמינים מקבלים התראה באימייל כשתהליך הייצוא מסתיים. כל הסופר-אדמינים יכולים לראות את הייצוא.
ייצוא נתוני המשתמשים
לפניכם השלבים כדי להתחיל ייצוא מלא של נתוני הארגון. התהליך הזה אפשרי בכל המהדורות של Google Workspace. מידע על אפשרויות מתקדמות יותר מופיע במאמר בחירת הנתונים מ-Workspace שרוצים לייצא.
כדי לבצע את המשימה הזו צריך להיכנס לחשבון כסופר-אדמין.-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
נתונים
ייבוא וייצוא של נתונים
ייצוא נתונים.כדי לבצע את המשימה הזו צריך להיכנס לחשבון כסופר-אדמין.
- לוחצים על הגדרת ייצוא חדש.
- בתיבה שם, מזינים שם לייצוא.
- בתיבה סוג ייצוא, בוחרים רגיל.
- בתיבה היקף, מסמנים את האפשרות ייצוא כל נתוני המשתמשים של כל הארגון.
- בתיבה שירות, משאירים את כל השירותים מסומנים.
- מדלגים על התיבה תוויות.
- בתיבה טווח תאריכים וסוג, בוחרים טווח תאריכים. משאירים את התיבה ייצוא מתמשך לא מסומנת.
בתיבה יעד, בוחרים באפשרות קטגוריה של Cloud שמסופקת על ידי Google.
חשוב: בחלק מהמהדורות, תיבת היעד כוללת את האפשרות לייצא לקטגוריה של Cloud Storage בבעלותכם.
בוחרים את האזור של הקטגוריה:** ארה"ב**, אירופה או אין העדפה.
לוחצים על התחלת הייצוא.
משך הזמן המשוער מחושב, אם הוא זמין לייצוא שלכם. בסיום, מוצג הזמן המשוער לסיום.
צפייה בנתונים שייצאתם והורדת הנתונים
כשייצוא הנתונים יסתיים, סופר-אדמינים בארגון שלכם יקבלו התראה באימייל עם קישור לצפייה בארכיון. אפשר לגשת לארכיון גם דרך מסוף Google Admin.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
נתונים
ייבוא וייצוא של נתונים
ייצוא נתונים.כדי לבצע את המשימה הזו צריך להיכנס לחשבון כסופר-אדמין.
- בטבלה של ייצוא הנתונים מופיעים כל תהליכי ייצוא הנתונים, והיא כוללת את הפרטים האלה:
- השמות של תהליכי הייצוא
- תאריכי ההתחלה והסיום האחרונים
- מי הגדיר כל תהליך ייצוא
- סטטוס הייצוא
- פעולות שאפשר לבצע לגבי הנתונים שיוצאו
- בטבלה של ייצוא הנתונים, לוחצים על השם של תהליך הייצוא כדי לצפות בתצוגה מפורטת.
- בקטע היקף הייצוא, אפשר לראות אילו משתמשים, קבוצות או יחידות ארגוניות יוצאו.
- בקטע סטטוס אפשר לראות אם הייצוא הושלם או אם היו שגיאות:
- נכשל: – לא יוצאו נתונים
- שגיאות: חלק מהנתונים לא מופיעים בארכיון
- הושלם: – כל הנתונים יוצאו
- כדי לצפות בארכיון, לוחצים על פעולות
הצגת הארכיון.
- אם ייצוא הנתונים הסתיים עם שגיאות, אתם יכולים להריץ תיקון שגיאות.
צפייה בארכיון ייצוא הנתונים
ארכיון הנתונים שיוצאו זמין בקובצי ZIP (קבצים דחוסים). בתיקיית הבסיס יש רשימה של תיקיות משתמשים שמכילות את הנתונים שלהם בקובץ ZIP. המידע מחולק לפי שירות כמו Drive או Gmail ולפי מגבלת גודל הקובץ. לדוגמה, יכול להיות שלמשתמש יש נתוני Drive ו-Gmail מחולקים לכמה קבצים עם התוויות: Drive (חלק 1), Drive (חלק 2), Gmail (חלק 1) ו-Gmail (חלק 2).
הערה: סדר השירותים עשוי להשתנות בכל פעם שמייצאים נתונים. אז יכול להיות ש-Drive יופיע ראשון אחרי ייצוא מסוים, ובפעם אחרת Gmail יופיע ראשון.
כדי לצפות ולהוריד את ארכיון הנתונים המיוצאים:
- בממשק המשתמש של Cloud Storage, לוחצים על תיקיית הבסיס.
הערה: חלק מהנתונים, כמו קבצים בתיקיות אחסון שיתופי, שייכים לחשבון השירות ולא למשתמש. בארכיון הייצוא, חשבונות שירות נקראים 'משאב'.
בממשק המשתמש של Cloud Storage אפשר להוריד רק אובייקט אחד בכל פעם. כדי להוריד תיקייה או כמה אובייקטים בבת אחת, צריך להשתמש בכלי שורת הפקודה של אחסון Google Cloud.
דוגמה:
gcloud storage cp --continue-on-error --recursive
"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .
- לוחצים על קובץ ה-ZIP כדי להוריד את נתוני המשתמש.
- מחלצים את הקובץ כדי לראות את נתוני המשתמש לפי מוצר.