הגנה על הודעות ב-Gmail בעזרת המצב הסודי

המאמר הזה מיועד לאדמינים. כאן מופיע מידע נוסף על שימוש במצב הסודי של Gmail.

המצב הסודי של Gmail זמין בכל המהדורות של Google Workspace.

בעזרת המצב הסודי של Gmail, המשתמשים שלכם יכולים להגן על המידע הרגיש שלהם מפני שיתוף מקרי או ללא הרשאה. אי אפשר להעביר, להעתיק, להדפיס או להוריד הודעות וקבצים מצורפים במצב הסודי.‎

המצב הזה מאפשר לכם:

  • לקבוע תאריך תפוגה להודעה
  • לבטל את הגישה להודעה בכל שלב
  • לדרוש קוד אימות בהודעת טקסט כדי לפתוח הודעה

אי אפשר לתזמן שליחה של הודעות במצב סודי.

חשוב לדעת: המטרה של המצב הסודי היא למנוע מהנמענים לשתף הודעות אימייל. ‫Gmail תמיד מנסה לחסום את האפשרות לבצע צילומי מסך של הודעות וקבצים מצורפים במצב סודי. ובכל זאת, אנשים עשויים להשתמש באפליקציות צד שלישי כדי להעתיק או להוריד הודעות או קבצים מצורפים.

איך הודעות במצב סודי מטופלות ב-Gmail

כששולחים הודעה במצב סודי ב-Gmail, גוף ההודעה וכל הקבצים המצורפים מוסרים, ובמקומם מוכנס קישור לתוכן הזה.

ב-Gmail, התוכן שמקושר מופיע כחלק מההודעה. תוכנות אימייל מצד שלישי מציגות קישור במקום התוכן של ההודעה.

‫Google Vault והודעות במצב סודי

‫Google Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור, לחפש ולייצא את כל ההודעות שנשלחות במצב הסודי על ידי משתמשים בדומיין. אין ל-Vault גישה לתוכן של הודעות במצב סודי שנשלחות לארגון משולחים חיצוניים, וגם לא הרשאת קריאה. אם נעשה בדומיין שלכם שימוש ב-Vault, אתם צריכים לבדוק איך Vault מטפל בהודעות במצב סודי.

כדי לתת מענה לצורך של Vault לגשת להודעות במצב סודי, Gmail מצרף עותק של התוכן במצב הסודי להודעה שהנמען מקבל.

כל מה שצריך לדעת על העותק הזה:

  • הוא מצורף רק כששולח ההודעה והנמען הם מאותו הארגון.
  • הוא זמין רק ל-Vault.
  • השולחים והנמענים לא יכולים לגשת לעותק מ-Gmail.
  • כלים מצד שלישי להעברת אימיילים לארכיון לא יכולים לגשת לעותק.

כדי למחוק את כל העותקים של הודעות במצב סודי, חייבים למחוק אותם מהחשבון של השולח ומהחשבונות של כל הנמענים.

כלים מצד שלישי של העברה לארכיון והודעות במצב סודי

כשהודעה נשלחת במצב הסודי של Gmail‏, Gmail מחליף את גוף ההודעה ואת הקבצים המצורפים בקישור. רק הנושא והקישור נשלחים, באמצעות SMTP.

אם נעשה בדומיין שימוש בכלי העברה לארכיון או ediscovery מצד שלישי, יכולה להיות סתירה בין המצב הסודי של Gmail לבין מדיניות שמירת נתונים וה-ediscovery של הארגון. לפני שמפעילים את התכונה הזו, מומלץ לדון בהשפעה שלה עם האדמינים של ediscovery וקובעי מדיניות אחרים.

איך מפעילים או משביתים את המצב הסודי של Gmail

אפשר להפעיל או להשבית את המצב הסודי של Gmail בכל הדומיין, או ביחידות ארגוניות ספציפיות. כשמשביתים את המצב הסודי, המשתמשים בארגון לא יכולים לשלוח הודעות Gmail במצב סודי.

כדי למנוע מהמשתמשים בארגון לקבל הודעות במצב סודי, אתם צריכים להגדיר כלל תאימות לחסימת הודעות נכנסות במצב סודי.

כדי להפעיל או להשבית את המצב הסודי של Gmail בארגון:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות ואזGoogle Workspace ואזGmail ואזהגדרות משתמש.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

  2. בהגדרות משתמש, גוללים אל מצב סודי.
  3. מסמנים או מבטלים את הסימון של התיבה שליד הפעלה של מצב סודי.
  4. שומרים את השינויים.
השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף

כדי להפעיל או להשבית את המצב הסודי של Gmail ליחידה ארגונית:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות ואזGoogle Workspace ואזGmail ואזהגדרות משתמש.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

  2. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית.
  3. גוללים אל מצב סודי ומסמנים או מבטלים את הסימון של התיבה שליד הפעלה של מצב סודי.
  4. לוחצים על שמירה.
השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף

איך חוסמים הודעות נכנסות במצב סודי

כדי ליצור כלל תאימות לחסימת הודעות נכנסות במצב סודי בדומיין, פועלים לפי ההוראות בקטע הזה.

הערה: למידע מפורט על יצירה של כללי תאימות לסוגי תוכן שונים, אפשר לעיין במאמר בנושא הגדרת כללים לסינון לפי עמידה במדיניות.

איך הודעות מפעילות כללי תאימות

כך כללי התאימות שלכם משפיעים על ההודעות במצב הסודי של Gmail:

  • ההודעות היוצאות כפופות לכל כללי התאימות שמוגדרים לגבי נושא ההודעה, הגוף שלה והקבצים המצורפים.
  • הודעות יוצאות שמתאימות לכללי התאימות להסרת קבצים מצורפים לא נשלחות. השולח מקבל הודעה חוזרת בהתאם.
  • ההודעות הנכנסות נבדקות, אבל רק כותרת ההודעה (כולל הנושא) נסרקת.

איך הודעות במצב סודי מועברות להסגר

כך הודעות במצב הסודי של Gmail מועברות להסגר:

  • הודעות נכנסות במצב סודי נשלחות להסגר בניהול אדמין, אבל רק הכותרת של ההודעות נסרקת.
  • הודעות יוצאות במצב סודי לא נשלחות להסגר בניהול אדמין. הן נדחות והשולח מקבל הודעה חוזרת בהתאם.

כדי לחסום הודעות נכנסות במצב סודי:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות ואזGoogle Workspace ואזGmail ואזתאימות.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

  2. מצביעים על ההגדרה "סינון לפי עמידה במדיניות" ולוחצים על הגדרה. אם כבר הגדרתם כללי תאימות לסוגים אחרים של אימיילים, מצביעים על אחד מהכללים ולוחצים על הוספת כלל.

    מופיעה תיבת דו-שיח להוספת הגדרה. כאן אתם יכולים להזין שם, לבחור את סוג ההודעה שאתם רוצים לסנן ולהגדיר איזו פעולה צריך לבצע בהתאם לסוג ההודעה.

  3. בתיבת הדו-שיח להוספת הגדרה, מציינים את המידע הבא:

    • נותנים שם לכלל.
    • בקטע הודעות האימייל שיושפעו מההגדרה, מסמנים את התיבה של הודעות נכנסות.
    • מתוך ״הוספת ביטויים״, בוחרים באפשרות אם ההודעה תואמת לפחות לאחד מהתנאים הבאים.
    • ב״ביטויים״, לוחצים על הוספה, ואז בוחרים באפשרות התאמה למטא-נתונים.
    • מתוך התפריט הנפתח "מאפיין", בוחרים באפשרות מצב סודי של Gmail, ובסוג ההתאמה, בוחרים באפשרות ההודעה במצב סודי של Gmail.
    • לוחצים על שמירה.

  4. בקטע הבא, שנקבע בו איזו פעולה תתבצע אם תימצא התאמה לביטויים, בוחרים באפשרות דחיית ההודעה.

  5. (אופציונלי) יוצרים הודעת דחייה מותאמת אישית שנשלחת אוטומטית לשולחים של הודעות שנחסמו.

  6. לוחצים על שמירה.

השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף