為 Google Beam 設定 Google 日曆和 Microsoft Outlook 互通性

本文僅適用於 Meet 版 Google Beam 授權。

如果貴機構使用 Meet 版 Google Beam 和 Microsoft Outlook，啟用日曆協同整合服務後，您在預訂會議時，就能簡化支援 Beam 的會議室預訂程序。為 Microsoft 365 使用者提供流暢的預訂體驗。

整合後，使用者就能直接在 Outlook 日曆中查看 Meet 版 Google Beam 會議室的空檔時間，並預約使用。請完成下列兩個工作流程，為 Beam 房間設定互通性。

設定基本互通性

如要讓 Microsoft Exchange 和 Google 日曆搭配運作，請完成日曆協同整合服務設定工作流程。使用者就能在兩個系統中查看空閒時間。

設定其他可用性憑證

除了為貴機構的 Google Workspace 帳戶設定可用性位址空間，您還需要在日曆互通設定的步驟 3中，為 resource.calendar.google.com 網域產生一組憑證，並在步驟 4 中新增其可用性位址空間。

建立第二個憑證時，Google 角色帳戶及其憑證檔案應與初始設定中使用的相同，且您應設定要新增至 resource.calendar.google.com 的 Google 可用性地址：

設定 Beam 適用的日曆協同整合服務時，需要額外憑證的範例

由於 Google Workspace 資源一律會使用 @resource.calendar.google.com 電子郵件地址 (一般使用者則使用網域中的地址)，因此從 Exchange 的角度來看，這兩個網域並不相同，需要額外執行這個步驟。完成這項設定步驟後，Exchange 就能將 Google Workspace 資源的行事曆空閒時間要求，正確地轉送至 Google 日曆。

將 Beam 會議室設為 Google 日曆資源

在 Google 管理控制台中，每個裝有 Beam 裝置的會議室都應做為資源存在。資源建立完成後，即可將會議室標記為「Google Beam」功能，方便搜尋及篩選。

如要將 Beam 會議室設為資源，請按照下列步驟操作：

  1. 如果 Google 管理控制台尚未將會議室視為資源，請先按照「建立建築物、設施和日曆資源」一文「新增資源」一節的步驟新增會議室。
  2. 為所有要使用 Beam 裝置的會議室建立會議室資源後，請按照「將 Google Beam 新增為資源功能」一文中的步驟，建立 Google Beam 的標記並新增至會議室。這樣在安排會議時，就能更輕鬆找到這些會議室。
  3. 請記下系統自動指派給每個會議室的資源電子郵件地址，您會在下一節中用到這些地址，在 Outlook 端為每個會議室建立使用者。如要查看會議室詳細資料中的電子郵件地址，請依序前往「選單」圖示 接下來「目錄」接下來「建築物與資源」，然後點選會議室名稱。

以 Outlook 使用者身分設定支援 Beam 的會議室

由於 Google 日曆和 Outlook 處理會議室資源的方式不同，因此 Beam 會議室必須設定為 Outlook 使用者，才能讓兩個系統都能存取。請將這些資源設為全公司聯絡人，這樣 Microsoft 安排助理就會向所有使用者顯示這些資源。

注意：根據預設，每位使用者都能透過會議室的電子郵件 ID 新增聯絡人，因此建議您在管理員層級新增會議室。此外，如果沒有新增全公司聯絡人，排程小幫手就不會顯示會議室的空檔。

如要將會議室新增為使用者，請按照下列步驟操作：

  1. 開啟 Outlook 管理中心，為整個機構新增外部聯絡人。 請參閱 Microsoft 說明文件，瞭解如何：
  2. 更新每個聊天室使用者的聯絡人名稱，方便使用者快速找到所需資訊。
    • 設定名字、姓氏和顯示名稱。
    • 命名慣例應包含「Google Beam」、房間名稱和座標。
    • 系統提示時，請將會議室的電子郵件地址設為與 Google 管理控制台中會議室所用的電子郵件地址相同。

預約會議，驗證互通性

如要驗證 Outlook 和 Google 日曆之間的互通性，請在 Outlook 中測試下列工作流程：

  • 直接預訂：發起人在新會議中新增 Beam 會議室和 Google Meet 詳細資料。
  • 稍後新增會議室：發起人將 Beam 會議室新增至現有邀請。
  • 邀請對象發起的編輯作業：與會者在現有邀請中新增 Beam 會議室。

如果會議室和 Meet 詳細資料都顯示在會議室的觸控螢幕上，或 Google 管理控制台的會議室日曆中，表示會議室已成功加入會議。變更應會立即生效。

如要在管理控制台中查看日曆：

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「裝置」圖示 接下來「Google Meet 設備」接下來「裝置」。

    部分功能可能需要 Meet 設備的「查看裝置」或/及「管理日曆指派設定」權限才能使用。

  2. 按一下「視訊通話與日曆」面板，然後點選查看會議室日曆上的活動。

安裝 Google Meet 外掛程式

如要為活動產生 Meet 詳細資料，使用者必須在 Outlook 中安裝 Google Meet 增益集。如果貴機構支援集中式部署，建議使用該方法，操作說明請參閱 Microsoft 文件。如果無法集中部署，可以請使用者直接安裝。請提供下列操作說明：

  1. 登入 Outlook 使用者帳戶。
  2. 前往 Microsoft AppSource 商店。
  3. 按一下「立即取得」。
  4. 登入 Microsoft Marketplace，然後按照操作說明安裝及啟用 Google Meet 增益集。