منابع Google Workspace سازمان شما، مانند اتاقهای جلسه یا تجهیزات، میتوانند توسط افرادی که از تقویم گوگل استفاده نمیکنند یا حساب گوگل ندارند، رزرو شوند. این ویژگی به کاربران خارجی (به عنوان مثال، افرادی که از Microsoft Outlook استفاده میکنند) اجازه میدهد منابع شما را به جلسات خود "دعوت" کنند، همانطور که سایر مهمانان را دعوت میکنند.
پیکربندی مجوزهای رزرو برای کاربران غیر گوگل
میتوانید پیکربندی کنید که کدام کاربران غیر گوگل مجاز به رزرو منابع سازمان شما هستند.
تنظیمات اشتراکگذاری تقویم یک منبع، تعیین میکند که کدام کاربران گوگل میتوانند یک منبع را رزرو کنند. شما میتوانید توانایی کاربران خارجی برای رزرو منابع را در کنسول مدیریت گوگل مدیریت کنید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری ساختمانها و منابع نمای کلی .مستلزم داشتن امتیاز مدیریت ساختمانها و منابع است.
- در بخش مدیریت منابع ، روی «باز کردن» کلیک کنید.
- در صفحه منابع ، روی منبعی که میخواهید پیکربندی کنید کلیک کنید. یا برای پیکربندی چندین منبع به طور همزمان، ردیفهای مربوطه را انتخاب کرده و روی ویرایش کلیک کنید.
- روی مجوزهای رزرو برای کاربران غیر Google کلیک کنید.
- (اختیاری) برای حذف مجوزها، کادر مربوط به یک یا چند کاربر یا دامنه را علامت بزنید و سپس روی «حذف» کلیک کنید.
روی افزودن کاربران غیر گوگل کلیک کنید و آدرسهای ایمیل یا نامهای دامنه کاربران خارجی که میخواهید به آنها اجازه رزرو منبع را بدهید، وارد کنید.
توجه: شما میتوانید اجازه رزرو یک منبع را به آدرسهای ایمیل خارجی خاص یا به کل دامنههای خارجی بدهید. زیردامنهها فقط در صورتی شناسایی میشوند که دقیقاً مطابق باشند.
روی افزودن کلیک کنید.
با استفاده از Calendar Interop ، کاربران Microsoft Exchange میتوانند منابع Workspace را بر اساس نام جستجو کرده و در دسترس بودن آنها را مشاهده کنند. برای جزئیات بیشتر، به Allow Exchange users to book Workspace resources مراجعه کنید.
به عنوان کاربر غیر گوگل، منبعی را رزرو کنید
کاربران غیر گوگل میتوانند با افزودن منبع Workspace به فهرست مهمانان یک رویداد در سیستم تقویم خود، آن را رزرو کنند. اگر کاربر اجازه رزرو داشته باشد، منبع رزرو را از طریق ایمیل تأیید میکند. در صورتی که کاربر اجازه رزرو نداشته باشد، از طریق ایمیل به او اطلاع داده میشود.
مدیران میتوانند آدرس ایمیل منبع را در بخش مدیریت منابع کنسول مدیریت پیدا کنند. اگر از Calendar Interop با Exchange استفاده میکنید، مطمئن شوید که پیکربندی شده است و مخاطبین ایمیل (با استفاده از نامهای کاربرپسند) را برای منابع Workspace در Exchange اضافه کردهاید. کاربران Exchange میتوانند قبل از رزرو، بر اساس نام کاربرپسند منبع جستجو کرده و در دسترس بودن منبع را مشاهده کنند.
نکته: برای تأیید رزرو اتاق، مطمئن شوید که برگزارکننده رویداد ایمیل تأیید را دریافت کرده است. وضعیت RSVP برای یک منبع در تقویم مهمان ممکن است وضعیت رزرو فعلی را نشان ندهد.