Những người không sử dụng Lịch Google hoặc không có Tài khoản Google vẫn có thể đặt trước các tài nguyên của tổ chức bạn trong Google Workspace, chẳng hạn như phòng họp hoặc thiết bị. Tính năng này cho phép người dùng bên ngoài (ví dụ: những người dùng Microsoft Outlook) "mời" các tài nguyên của bạn tham gia cuộc họp của họ, giống như cách họ mời những khách khác.
Thiết lập quyền đặt trước cho người không phải người dùng Google
Bạn có thể thiết lập những người không phải người dùng Google được phép đặt trước tài nguyên của tổ chức.
Chế độ cài đặt cách chia sẻ lịch của một tài nguyên sẽ xác định những người dùng Google có thể đặt trước tài nguyên đó. Bạn có thể quản lý khả năng đặt trước tài nguyên của người dùng bên ngoài trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Thư mục Toà nhà và tài nguyên Tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Toà nhà và tài nguyên.
- Trong phần Quản lý tài nguyên, hãy nhấp vào Mở.
- Trên trang Tài nguyên, hãy nhấp vào tài nguyên mà bạn muốn thiết lập. Hoặc để thiết lập nhiều tài nguyên cùng một lúc, hãy chọn các hàng tương ứng rồi nhấp vào Chỉnh sửa.
- Nhấp vào Quyền đặt trước cho người không phải người dùng Google.
- (Không bắt buộc) Để xoá quyền, hãy đánh dấu vào hộp của một hoặc nhiều người dùng hoặc miền, sau đó nhấp vào Xoá.
Nhấp vào Thêm người không phải người dùng Google rồi nhập địa chỉ email hoặc tên miền của những người dùng bên ngoài mà bạn muốn cho phép đặt trước tài nguyên.
Lưu ý: Bạn có thể cấp quyền đặt trước tài nguyên cho các địa chỉ email bên ngoài cụ thể hoặc cho toàn bộ miền bên ngoài. Hệ thống chỉ nhận dạng miền con nếu đó là miền con chính xác.
Nhấp vào Thêm.
Khi sử dụng Lịch Interop, người dùng Microsoft Exchange có thể tìm kiếm tài nguyên Workspace theo tên và xem tình trạng còn trống của tài nguyên đó. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến bài viết Cho phép người dùng Exchange đặt trước tài nguyên Workspace.
Đặt trước tài nguyên với tư cách là người không phải người dùng Google
Người không phải người dùng Google có thể đặt trước tài nguyên Workspace bằng cách thêm tài nguyên đó vào danh sách khách mời của một sự kiện trong hệ thống lịch của riêng họ. Nếu người dùng có quyền đặt trước, tài nguyên sẽ xác nhận việc đặt trước qua email. Người dùng sẽ nhận được thông báo qua email nếu không có quyền đặt trước.
Quản trị viên có thể tìm thấy địa chỉ email của tài nguyên trong phần Quản lý tài nguyên của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Nếu bạn sử dụng Lịch Interop với Exchange, hãy đảm bảo rằng bạn đã thiết lập và thêm thông tin liên hệ qua email (sử dụng tên thân thiện với người dùng) cho các tài nguyên Workspace trong Exchange. Sau đó, người dùng Exchange có thể tìm kiếm theo tên tài nguyên thân thiện với người dùng và xem tình trạng còn trống của tài nguyên trước khi đặt trước.
Mẹo: Để xác nhận việc đặt phòng, hãy đảm bảo rằng người tổ chức sự kiện đã nhận được email xác nhận. Trạng thái hồi đáp cho một tài nguyên trong lịch của khách có thể không hiển thị trạng thái đặt trước hiện tại.