Cuando una sala de reuniones rechace una reunión, reemplázala por una similar. Las salas de reuniones pueden rechazar reuniones porque ya están reservadas, las instalaciones quitaron una sala de reuniones por mantenimiento o una serie de reuniones recurrentes tuvo un conflicto de sala de reuniones único. En el caso de las salas de reuniones con capacidad para hasta 70 personas, el Calendario de Google intenta automáticamente encontrar y, si está disponible, reservar un reemplazo adecuado:
- En el mismo edificio
- Con el mismo equipamiento
- De un tamaño razonable, según la cantidad de asistentes (la nueva sala de reuniones debe tener capacidad para todos los asistentes sin ser demasiado grande). Si la nueva sala de reuniones es demasiado grande, no se reservará como reemplazo automático.
Cómo usar el reemplazo automático de salas de reuniones
El reemplazo automático de salas de reuniones está activado de forma predeterminada, pero solo reemplaza las salas de reuniones cuando se cumplen las siguientes condiciones:
- Las salas de reuniones se definen como recursos estructurados y se clasifican como espacios de reuniones.
- Los usuarios tienen establecida su ubicación de trabajo, y las salas de reuniones son recursos estructurados en sus edificios.
Solo los usuarios que tengan establecida una ubicación de trabajo y recursos estructurados en su edificio verán la opción Reemplazo automático de salas de reuniones.
Cómo definir salas de reuniones como recursos estructurados en la Consola del administrador
Elige la categoría correcta para todas las salas de reuniones. Si etiquetas los recursos de forma incorrecta, por ejemplo, si etiquetas un espacio social como un espacio de reuniones, es posible que se reemplace la sala de reuniones de forma incorrecta. Para cambiar la categoría de una sala de reuniones, sigue estos pasos:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Descripción general.Es necesario contar con el privilegio de administrador Edificios y recursos.
- En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
- En Recursos, haz clic en el nombre de la sala de reuniones.
- Haz clic en Detalles.
- Elige la categoría adecuada:
- Espacio de reuniones: Recursos utilizados para reuniones o conferencias que pueden ser tan pequeños como una sala con un teléfono.
- Otro recurso: Recursos que no se usan para reuniones, por ejemplo, una bicicleta o un automóvil de la empresa.
- Haz clic en Guardar.
Cómo definir salas de reuniones como recursos estructurados con la API o el método CSV
Ve a Crea edificios, funciones y recursos de calendario para obtener instrucciones para definir recursos con la API o el método CSV. Establece la categoría de recurso en CONFERENCE_ROOM.
Notificaciones que puedes esperar
En el caso de los eventos programados en los próximos 3 meses, ocurrirá lo siguiente:
- Calendario envía notificaciones por correo electrónico al organizador y a los invitados para informarles sobre la sala de reuniones que se reservó.
- Si hay más de 20 invitados, Calendario solo notifica al organizador y al creador.
Además, si una sala de reuniones rechaza una reunión, ocurrirá lo siguiente:
- Una serie de eventos recurrentes: Solo se envía un correo electrónico.
- Un evento de una serie de eventos recurrentes (una excepción): Calendario envía hasta 8 correos electrónicos, uno por cada excepción. Si hay más de 8, se rechaza toda la serie.
Cómo desactivar el reemplazo automático de salas de reuniones
Sigue estos pasos para desactivar la función:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Descripción general.Es necesario contar con el privilegio de administrador Edificios y recursos.
- Ve a Configuración global de salas de reuniones.
- Desactiva Permitir el reemplazo automático de salas de reuniones.