در تاریخ ۱ می ۲۰۲۵، سیاستهای نگهداری پیامهای مستقیم ۱:۱ در گوگل چت تغییر خواهد کرد.
قبل از اول ماه مه، سیاست نگهداری پیامهای مستقیم ۱:۱ (DMهای ۱:۱) با شرکتکنندگان خارجی میتوانست توسط هر دو سازمان کنترل شود. این بدان معناست که سیاستهای نگهداری هر سازمان بر میزان تاریخچهای که کاربرانش در DM ۱:۱ میبینند تأثیر میگذارد. این با نحوه مدیریت مکالمات فضایی متفاوت است، که در آن فقط سیاست نگهداری سازمان سازنده بر آن مکالمات تأثیر میگذارد.
از اول ماه مه، پیامهای مستقیم ۱:۱ فقط از قوانین نگهداری سازمان ایجادکننده پیروی خواهند کرد.
این تغییر تاثیری بر توانایی شما در اعمال سیاستهای نگهداری یا امکان دسترسی به مکالمات در Google Vault برای کاربرانی که سیاستهای Vault را اعمال کردهاند، ندارد.
گاهشمار رویدادها
از اول ماه مه ۲۰۲۵، تمام پیامهای مستقیم جدید ۱:۱ با کاربران خارجی، از سیاست حفظ و نگهداری سازنده پیام پیروی خواهند کرد.
از ۲ ژوئن ۲۰۲۵، پیامهای مستقیم موجود ۱:۱ با کاربران خارجی، به سیاست حفظ و نگهداری خالق پیام منتقل خواهند شد.
پیشبینی میکنیم تا اول آگوست ۲۰۲۵، فرآیند مهاجرت برای همه پیامهای مستقیم یک به یک (۱:۱) تکمیل شود.
تا اول فوریه ۲۰۲۶، پیامهای مستقیم ۱:۱ آسیبدیده را به مدت ۶ ماه پس از پایان انتقال، در Google Vault یا Data Export نگه خواهیم داشت تا سازمانها بتوانند یک نسخه از دادهها را دانلود کنند. با این حال، هرگونه قوانینی که برای حذف محتوا تعیین شده باشد، همچنان رعایت خواهد شد.
توجه: به عنوان یک مدیر، اگر میخواهید یک کپی از تمام پیامهایی که کاربران سازمان شما با کاربران خارجی دارند را نگه دارید، توصیه میکنیم یک سیاست فعال برای نگهداری Vault داشته باشید.
مدیران سیستم پیش از انتقال دادهها چه کاری میتوانند انجام دهند؟
توصیه میکنیم مدیران قبل از مهاجرت موارد زیر را انجام دهند:
- تنظیمات چت خارجی خود را تأیید کنید
- آماده پاسخگویی به سوالات کارمندان در مورد سیاست حفظ چت باشید
- سیاستهای حفظ حریم خصوصی خود را بررسی کنید
- (اختیاری) Vault را برای سازمان خود تنظیم کنید
- (اختیاری) دریافت یک کپی از مکالمات خارجی
- (اختیاری) تنظیم بایگانی شخص ثالث
سیاستهای حفظ حریم خصوصی خود را بررسی کنید
مطمئن شوید که یک سیاست Vault برای نگهداری دادهها برای مدت زمان مناسب تنظیم کردهاید. اگر هیچ سیاستی برای Vault پیکربندی نشده باشد، ممکن است پیامهای موجود در برخی از مکالماتی که در حال حاضر به آنها دسترسی دارید حذف شوند. برای کسب اطلاعات بیشتر، مدیریت قوانین نگهداری و نگهداری را مطالعه کنید.
(اختیاری) Vault را برای سازمان خود تنظیم کنید
اگر میخواهید تمام پیامهای ارسالی توسط سازمان خود را حفظ کنید و مجوز Vault فعالی ندارید، دستورالعملهای مربوط به صدور مجوز Vault را دنبال کنید و سپس Vault را برای سازمان خود راهاندازی کنید .
(اختیاری) در ماه اوت، یک کپی از مکالمات خارجی دریافت کنید
برای دریافت یک کپی از مکالمات خارجی که احتمالاً تحت تأثیر این مهاجرت قرار گرفتهاند:
- با استفاده از عملگر جستجوی
is:externalmanagedاز Vault خروجی بگیرید. این عملگر فقط دایرکتهای ۱:۱ مدیریتشده توسط سازمان دیگری را برمیگرداند. لطفاً این دادهها را پس از ۱ آگوست ۲۰۲۵ خروجی بگیرید . - درخواست خروجی گرفتن از اطلاعات دامنه خود را بدهید. اگر مایل به درخواست این خروجی هستید، لطفاً این کار را پس از ۱ آگوست ۲۰۲۵ انجام دهید .
(اختیاری) تنظیم بایگانی شخص ثالث
اگر میخواهید تمام دادههای چت را حفظ کنید، اما Vault ندارید، میتوانید بایگانی شخص ثالث را راهاندازی کنید.
تغییرات مربوط به حفظ پیامهای مستقیم (سوالات متداول)
پس از این تغییر، نحوهی اعمال سیاست حفظ مشتری برای پیامهای مستقیم تک به تک چگونه تعیین میشود؟
هر کسی که یک پیام مستقیم ۱:۱ خارجی ایجاد کرده باشد، سیاست حفظ حریم خصوصی او برای هر دو کاربر حاضر در مکالمه اعمال خواهد شد. برای مثال، اگر یک کاربر خارجی ۲ سال پیش یک پیام مستقیم ۱:۱ با شما ایجاد کرده باشد، سیاست حفظ حریم خصوصی او (یا سازمانش) اعمال خواهد شد. حتی اگر مکالمه حذف شود، ایجادکننده پیام نمیتواند تغییر کند.
آیا کاربران و مدیران از سیاست حفظ اطلاعات در یک گفتگوی پیام مستقیم یک به یک که در آن هستند، مطلع خواهند بود؟
خیر، به دلایل حفظ حریم خصوصی، ما قادر به نمایش سیاست حفظ حریم خصوصی یک مکالمه نیستیم. با این حال، تمام مکالمات متنی را نشان میدهند که نشان میدهد چه کسی مکالمه را شروع کرده و به طور کلی، سیاست چه کسی در مورد آن اعمال میشود.
آیا بعد از اینکه همه پیامها طبق سیاست حفظ حریم خصوصی حذف شدند و کاربر پیام جدیدی ارسال کرد، سازنده پیام تغییر میکند؟
خیر، این سیاست از اولین باری که کاربر با کاربر دیگری مکالمهای ایجاد میکند، اعمال میشود. پس از آن دیگر قابل تغییر نیست. چت به هر دو کاربر نشان میدهد که کدام شخص پیام مستقیم ۱:۱ را در بالای مکالمه آغاز کرده است.
آیا من یا کاربران سازمانم میتوانیم انتخاب کنیم که کدام پیامهای مستقیم تک به تک از سیاست حفظ حریم خصوصی من و کدام یک از سیاست سازمان دیگری استفاده کنند؟
خیر.
آیا سیاستهای نگهداری بر اساس سیاستهای جداگانهی سازمان برای هر کاربر اعمال خواهد شد یا بر اساس سیاستهای مبدأ، برای هر دو کاربر؟
پس از این تغییر، برای مکالمات خارجی، سیاست حفظ پیام ایجادکننده برای همه پیامهای موجود در مکالمه اعمال میشود. پیامها پس از عبور از سیاست حفظ پیام پیکربندیشده برای ایجادکننده، حذف خواهند شد.
به عنوان مدیر، آیا چیزی وجود دارد که دسترسی من به پیامهای مستقیم یک به یک در Vault را تغییر دهد؟
اگر مدیران، سیاست Vault را برای همه کاربران سازمان خود اعمال کنند، هیچ کاهشی در میزان دیده شدن پیامهای کاربرانشان ایجاد نخواهد شد. مواردی وجود دارد که تعداد پیامهای موجود در Vault افزایش مییابد. این اتفاق زمانی میافتد که سازنده پیام، سیاست نگهداری طولانیتری نسبت به هر کس دیگری در مکالمه داشته باشد. برای اطمینان از اینکه مدیران غیر سازنده میتوانند به پیامهایی که کاربرشان میتواند ببیند دسترسی داشته باشند، آن پیامها در Vault قرار خواهند گرفت، حتی اگر سیاستی برای حذف آنها پیکربندی شده باشد.
به عنوان مدیر، آیا تغییری در پیامهای دایرکت تک به تکی که میتوانم از طریق Data Export به آنها دسترسی داشته باشم، ایجاد میشود؟
اگر Vault دارید و سیاست Vault را برای همه کاربران اعمال کردهاید، هیچ تاثیری بر امکان دانلود پیامهای مستقیم ۱:۱ از طریق Data Export نخواهد داشت. اگر Vault ندارید یا سیاستی برای همه مکالمات اعمال نکردهاید، ممکن است برخی از مکالماتی که قبلاً در Data Export در دسترس بودند، در مقطعی از دسترس خارج شوند. ما تمام دادهها را به مدت ۶ ماه پس از انتقال برای سازمانهایی که مایل به انجام Data Export هستند، حفظ خواهیم کرد. با این حال، هرگونه قانونی که برای حذف محتوا تعیین شده باشد، همچنان رعایت خواهد شد.
آیا تاثیری بر پیامهای مستقیم یک به یک بین دو کاربر در سازمان من خواهد داشت؟
در صورتی که دو کاربر در یک سازمان سیاستهای نگهداری متناقضی داشته باشند، ما آن سیاستها را برای هر کاربر در Chat و Vault به طور جداگانه رعایت میکنیم. پس از انجام مهاجرت، از بین دو سیاست نگهداری، سیاستی که طولانیتر است را رعایت خواهیم کرد. اگر یک کاربر قانون نگهداری سفارشی داشته باشد و دیگری قانون نگهداری پیشفرض، قانون سفارشی برای هر دو کاربر اولویت خواهد داشت.
اگر سیاست حذف خودکار برای یک کاربر اعمال شود، آن سیاست پیامهای هر دو کاربر را در چت حذف میکند. اگر هر دو کاربر سیاست حذف خودکار داشته باشند، کوتاهترین سیاست برای هر دو کاربر اعمال خواهد شد. حتی اگر پیامها از چت حذف شوند، مطابق با سیاست نگهداری پیکربندیشده، همچنان در Vault نگهداری میشوند.
آیا این تغییر تاثیری بر داراییهای قانونی خواهد داشت؟
خیر.
آیا این تغییر تاثیری بر مناطق داده خواهد داشت؟
خیر.
آیا میتوانم سیاست حفظ یا حذف خودکار را برای پیام مستقیم یک به یک ایجاد شده توسط سازمان دیگری اعمال کنم؟
پس از این انتقال، چت فقط به سیاستهای تعیینشده توسط سازنده احترام میگذارد. با این حال، برای دادههای موجود در Vault، سیاستها صرف نظر از اینکه چه کسی مکالمه را ایجاد کرده است، همچنان رعایت خواهند شد.
آیا برداشت نهایی کاربر نهایی تحت تأثیر قرار خواهد گرفت؟
خروجی کاربر نهایی همچنان هر پیامی را که کاربر میتواند در رابط کاربری چت ببیند، صادر میکند، با این حال، بهطور موقت هر پیامی را که تحت تأثیر این انتقال قرار گرفته باشد، تا ۱ فوریه ۲۰۲۶ شامل خواهد شد.
چند نمونه از نحوهی عملکرد حفظ مشتری قبل و بعد از این تغییر را بیان کنید؟
مثالی از نحوه عملکرد سیاستهای حفظ اطلاعات قبل از تغییر : کاربر A از شرکت A دارای سیاست حفظ اطلاعات ۳ ماهه و کاربر B از شرکت B دارای سیاست حفظ اطلاعات ۶ ماهه است. پیامی بین کاربر A و کاربر B ارسال میشود. در چت، کاربر A پس از ۳ ماه دیگر مکالمه را نمیبیند، در حالی که کاربر B تا ۶ ماه نمیتواند مکالمه را ببیند. در Vault، مدیران هر سازمان دیگر نمیتوانند مکالمات را بر اساس سیاست تعیین شده خود (۳ یا ۶ ماه*) ببینند.
مثالی از نحوه عملکرد سیاستهای نگهداری پس از مهاجرت : کاربر A از شرکت A (ایجادکننده) دارای سیاست نگهداری ۳ ماهه و کاربر B از شرکت B دارای سیاست نگهداری ۶ ماهه است. در چت، پس از ۳ ماه، هیچکدام از کاربران مکالمه را نخواهند دید. دلیل این امر آن است که سیاست نگهداری ایجادکننده (کاربر A) میزان دیده شدن مکالمه در چت را تعیین میکند. این موضوع برای Vault متفاوت است، جایی که مدیر Vault طبق سیاست نگهداری خود، به مکالمه دسترسی خواهد داشت. به عنوان مثال، مدیر شرکت A دارای سیاست نگهداری ۳ ماهه است، در حالی که مدیر شرکت B سیاست طولانیتری به مدت ۶ ماه دارد. هر مدیر مکالمه را در Vault برای سیاست نگهداری انتخابی خود* مشاهده خواهد کرد.
مثالی از نحوه عملکرد سیاستهای حفظ حریم خصوصی پس از مهاجرت : کاربر A از شرکت A دارای سیاست حفظ حریم خصوصی ۳ ماهه و کاربر B از شرکت B (ایجادکننده) دارای سیاست حفظ حریم خصوصی ۶ ماهه است. مشابه مثال بالا، هر دو کاربر به مدت ۶ ماه قابلیت مشاهده مکالمه را حفظ میکنند، زیرا سیاست حفظ حریم خصوصی ایجادکننده در چت رعایت میشود. برای مدیران در Vault، هر دو شرکت به مدت ۶* ماه مکالمات را مشاهده خواهند کرد. قابلیت مشاهده شرکت A افزایش مییابد تا اطمینان حاصل شود که آنها میتوانند به پیامهایی که کاربرانشان میتوانند ببینند، دسترسی داشته باشند.
*نکته: Vault همچنین یک دوره حذف ۳۰ روزه پس از انقضای سیاست نگهداری قبل از حذف پیامها دارد.