1 मई, 2025 से Google Chat में डायरेक्ट मैसेज पर, निजी डेटा के रखरखाव की नीतियां बदल जाएंगी.
एक मई से पहले, बाहरी लोगों के साथ किए जाने वाले डायरेक्ट मैसेज (1:1 डीएम) के लिए, निजी डेटा के रखरखाव की नीति को दोनों संगठन कंट्रोल कर सकते थे. इसका मतलब है कि हर संगठन की निजी डेटा के रखरखाव की नीतियों से यह तय होगा कि उसके उपयोगकर्ताओं को डायरेक्ट मैसेज में कितना पुराना डेटा दिखेगा. यह स्पेस में की गई बातचीत को मैनेज करने के तरीके से अलग है. स्पेस में की गई बातचीत पर, सिर्फ़ स्पेस बनाने वाले व्यक्ति के संगठन की निजी डेटा के रखरखाव की नीति लागू होती है.
आपको बता दें कि 1 मई से डायरेक्ट मैसेज पर, निजी डेटा के रखरखाव के वे नियम लागू होंगे जिन्हें मैसेज शुरू करने वाले संगठन ने तय किया है.
इस बदलाव के बावजूद, एडमिन अपने संगठन के लिए, निजी डेटा के रखरखाव की नीतियां लागू कर सकेगा. साथ ही, Vault की नीतियां लागू करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, Google Vault में बातचीत ऐक्सेस कर सकेगा.
इवेंट की टाइमलाइन
1 मई, 2025 से बाहरी लोगों के साथ किए जाने वाले सभी नए डायरेक्ट मैसेज पर, निजी डेटा के रखरखाव की वह नीति लागू होगी जिसे मैसेज शुरू करने वाले व्यक्ति ने तय किया है.
2 जून, 2025 से बाहरी लोगों के साथ किए गए मौजूदा डायरेक्ट मैसेज को माइग्रेट करने की प्रोसेस शुरू कर दी जाएगी. ऐसा डायरेक्ट मैसेज शुरू करने वाले व्यक्ति की तय की गई नीति के हिसाब से होगा.
हमारा अनुमान है कि 1 अगस्त, 2025 तक, सीधी बातचीत के सभी डायरेक्ट मैसेज के लिए माइग्रेशन की प्रोसेस पूरी हो जाएगी.
हम माइग्रेशन की प्रोसेस पूरी होने के छह महीने बाद तक, उन डायरेक्ट मैसेज को Google Vault में सेव रखेंगे जिन पर इस बदलाव का असर पड़ा है. इसके अलावा, हम डेटा एक्सपोर्ट टूल की मदद से, डेटा को एक्सपोर्ट करने की सुविधा भी देंगे, ताकि संगठनों को अपने डेटा की कॉपी डाउनलोड करने के लिए समय मिल सके. यह सुविधा 1 फ़रवरी, 2026 तक उपलब्ध रहेगी. हालांकि, कॉन्टेंट मिटाने के लिए सेट किए गए सभी नियम लागू रहेंगे.
ध्यान दें: अगर आपको एडमिन के तौर पर, अपने संगठन के उपयोगकर्ताओं की बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ की गई सभी बातचीत की कॉपी सेव रखनी है, तो हमारा सुझाव है कि आपके पास Vault में निजी डेटा के रखरखाव की चालू नीति होनी चाहिए.
डेटा माइग्रेशन से पहले, एडमिन क्या कर सकते हैं?
हमारा सुझाव है कि एडमिन, माइग्रेशन से पहले ये काम करें:
- बाहरी लोगों के साथ बातचीत के लिए Chat की सेटिंग देखें
- चैट डेटा को सुरक्षित रखने की नीति के बारे में कर्मचारियों के सवालों के जवाब देने के लिए तैयार रहें
- निजी डेटा के रखरखाव की नीतियां देखना
- (ज़रूरी नहीं) अपने संगठन के लिए Vault सेट अप करना
- (ज़रूरी नहीं) संगठन से बाहर के लोगों के साथ हुई बातचीत की कॉपी पाना
- (ज़रूरी नहीं) कॉन्टेंट संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष की सुविधा सेट अप करना
डेटा को सुरक्षित रखने से जुड़ी नीतियां देखना
पक्का करें कि आपने डेटा को सही समय तक सेव रखने के लिए, Vault की कोई नीति सेट की हो. अगर Vault की कोई नीति कॉन्फ़िगर नहीं की गई है, तो ऐसा हो सकता है कि जिन बातचीत को फ़िलहाल ऐक्सेस किया जा सकता है उनमें मौजूद मैसेज मिट जाएं. ज़्यादा जानने के लिए, निजी डेटा के रखरखाव के नियमों और कुछ समय के लिए डेटा के रखरखाव पर रोक लगाने की सुविधा को मैनेज करना लेख पढ़ें.
(ज़रूरी नहीं) अपने संगठन के लिए Vault सेट अप करना
अगर आपको अपने संगठन से भेजे गए सभी मैसेज सेव रखने हैं और आपके पास Vault का चालू लाइसेंस नहीं है, तो Vault के लाइसेंस से जुड़े निर्देशों का पालन करें. इसके बाद, अपने संगठन के लिए Vault सेट अप करें.
(ज़रूरी नहीं) अगस्त में, बाहरी लोगों के साथ हुई बातचीत की कॉपी पाएं
अगर आपको बाहरी लोगों के साथ की गई उन बातचीत की कॉपी चाहिए जिन पर इस बदलाव का असर हुआ है, तो ये कार्रवाइयां करें:
is:externalmanagedसर्च ऑपरेटर का इस्तेमाल करके, Vault से डेटा एक्सपोर्ट करें. इस ऑपरेटर की मदद से, सिर्फ़ उन डायरेक्ट मैसेज को एक्सपोर्ट किया जा सकेगा जिन्हें कोई दूसरा संगठन मैनेज करता है. कृपया यह डेटा 1 अगस्त, 2025 के बाद एक्सपोर्ट करें.- अपने डोमेन का डेटा एक्सपोर्ट करने का अनुरोध करें. अगर आपको इस एक्सपोर्ट का अनुरोध करना है, तो कृपया 1 अगस्त, 2025 के बाद ऐसा करें.
(ज़रूरी नहीं) कॉन्टेंट संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष की सुविधा सेट अप करना
अगर आपको Chat का सारा डेटा बनाए रखना है, लेकिन आपके पास Vault नहीं है, तो तीसरे पक्ष के टूल का इस्तेमाल करके डेटा संग्रहित करने की सुविधा सेट अप की जा सकती है.
डायरेक्ट मैसेज सेव रखने की अवधि में हुए बदलावों के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
इस बदलाव के बाद, डायरेक्ट मैसेज पर निजी डेटा के रखरखाव की नीति कैसे लागू होगी?
बाहरी लोगों के साथ डायरेक्ट मैसेज शुरू करने वाले व्यक्ति की तय की गई नीति, बातचीत में शामिल दोनों उपयोगकर्ताओं पर लागू होगी. उदाहरण के लिए, अगर किसी बाहरी उपयोगकर्ता ने दो साल पहले आपसे डायरेक्ट मैसेज के ज़रिए बातचीत शुरू की थी, तो उस पर (या उसके संगठन पर) निजी डेटा के रखरखाव की नीति लागू होगी. चैट मिटाए जाने के बाद भी, क्रिएटर इसे नहीं बदल सकता.
क्या उपयोगकर्ताओं और एडमिन को, दो लोगों के बीच हुई डायरेक्ट मैसेज बातचीत के लिए निजी डेटा के रखरखाव की नीति के बारे में पता चलेगा?
नहीं, निजता की वजहों से, हम किसी बातचीत से जुड़े डेटा को सुरक्षित रखने की नीति नहीं दिखा सकते. हालांकि, सभी बातचीत में यह टेक्स्ट दिखेगा कि बातचीत किसने शुरू की. इससे यह भी पता चलेगा कि इस पर किसकी नीति लागू होती है.
क्या निजी डेटा के रखरखाव की नीति के तहत सभी मैसेज मिटा दिए जाने के बाद, और किसी उपयोगकर्ता के नया मैसेज भेजने पर, मैसेज शुरू करने वाले व्यक्ति का नाम बदल जाता है?
नहीं, यह नीति तब लागू होती है, जब कोई उपयोगकर्ता किसी दूसरे उपयोगकर्ता के साथ पहली बार बातचीत करता है. इसके बाद, इसे बदला नहीं जा सकता. Chat में, बातचीत के सबसे ऊपर दोनों उपयोगकर्ताओं को यह दिखेगा कि 1:1 डायरेक्ट मैसेज किसने शुरू किया.
क्या मैं या मेरे संगठन के उपयोगकर्ता यह चुन सकते हैं कि कौनसे 1:1 डायरेक्ट मैसेज के लिए, निजी डेटा के रखरखाव की मेरी नीति का इस्तेमाल किया जाए और कौनसे मैसेज के लिए किसी दूसरे संगठन की नीति का इस्तेमाल किया जाए?
नहीं.
क्या डेटा को सुरक्षित रखने की नीतियां, अलग-अलग संगठनों की नीतियों के आधार पर अलग-अलग उपयोगकर्ताओं पर लागू होंगी या भेजने वाले व्यक्ति के संगठन की नीति के आधार पर दोनों उपयोगकर्ताओं पर लागू होंगी?
इस बदलाव के बाद, बाहरी लोगों के साथ की गई बातचीत के लिए, बातचीत शुरू करने वाले व्यक्ति के निजी डेटा के रखरखाव की नीति लागू होती है. यह नीति, बातचीत में शामिल सभी मैसेज पर लागू होती है. मैसेज, क्रिएटर के लिए कॉन्फ़िगर की गई निजी डेटा के रखरखाव की नीति के मुताबिक मिटा दिए जाएंगे.
एडमिन के तौर पर, क्या Vault में सीधी बातचीत के डायरेक्ट मैसेज ऐक्सेस करने के तरीके में कोई बदलाव हो रहा है?
अगर एडमिन ने अपने संगठन के सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, Vault की नीति लागू की है, तो उनके उपयोगकर्ताओं के मैसेज दिखने की संख्या में कोई कमी नहीं आएगी. कुछ मामलों में, Vault में उपलब्ध मैसेज की संख्या बढ़ जाएगी. ऐसा तब हो सकता है, जब क्रिएटर ने बातचीत में शामिल अन्य लोगों की तुलना में, निजी डेटा के रखरखाव की अवधि ज़्यादा रखी हो. यह पक्का करने के लिए कि क्रिएटर्स के अलावा अन्य एडमिन को उन मैसेज का ऐक्सेस मिल सके जिन्हें उनका उपयोगकर्ता देख सकता है, वे मैसेज Vault में मौजूद रहेंगे. भले ही, उन्हें मिटाने के लिए कोई नीति कॉन्फ़िगर की गई हो.
एडमिन के तौर पर, क्या डेटा एक्सपोर्ट टूल की मदद से ऐक्सेस किए जा सकने वाले डायरेक्ट मैसेज में कोई बदलाव हो रहा है?
अगर आपके पास Vault है और आपने सभी उपयोगकर्ताओं के लिए Vault की नीति लागू की है, तो डेटा एक्सपोर्ट टूल की मदद से डायरेक्ट मैसेज डाउनलोड करने की सुविधा पर कोई असर नहीं पड़ेगा. अगर आपके पास Vault नहीं है या आपने सभी बातचीत पर कोई नीति लागू नहीं की है, तो ऐसा हो सकता है कि डेटा एक्सपोर्ट टूल में पहले से उपलब्ध कुछ बातचीत, कुछ समय बाद उपलब्ध न हों. हम माइग्रेशन के बाद, उन संगठनों के लिए छह महीने तक पूरा डेटा सेव रखेंगे जो डेटा एक्सपोर्ट करना चाहते हैं. हालांकि, कॉन्टेंट मिटाने के लिए सेट किए गए सभी नियम लागू रहेंगे.
क्या मेरे संगठन के दो उपयोगकर्ताओं के बीच हुए डायरेक्ट मैसेज पर कोई असर पड़ेगा?
अगर एक ही संगठन के दो उपयोगकर्ताओं के लिए, निजी डेटा के रखरखाव की अलग-अलग नीतियां लागू होती हैं, तो हम Chat और Vault में हर उपयोगकर्ता के लिए उन नीतियों का पालन करते हैं. माइग्रेशन के बाद, हम डेटा को सुरक्षित रखने से जुड़ी दोनों नीतियों में से ज़्यादा अवधि वाली नीति का पालन करेंगे. अगर किसी उपयोगकर्ता के पास निजी डेटा के रखरखाव का कस्टम नियम है, जबकि दूसरे के पास निजी डेटा के रखरखाव का डिफ़ॉल्ट नियम है, तो दोनों उपयोगकर्ताओं के लिए कस्टम नियम को प्राथमिकता दी जाएगी.
अगर किसी उपयोगकर्ता पर ईमेल अपने-आप मिटने की नीति लागू होती है, तो वह नीति Chat में मौजूद दोनों उपयोगकर्ताओं के मैसेज मिटा देगी. अगर दोनों उपयोगकर्ताओं के लिए, मैसेज अपने-आप मिटने की नीति लागू है, तो दोनों उपयोगकर्ताओं के लिए, कम अवधि वाली नीति लागू होगी. Chat से मैसेज मिटा दिए जाने के बाद भी, वे Vault में निजी डेटा के रखरखाव की नीति के मुताबिक सेव रहेंगे.
क्या इस बदलाव का असर कानूनी रोक पर पड़ेगा?
नहीं.
क्या इस बदलाव का असर डेटा क्षेत्रों पर पड़ेगा?
नहीं.
क्या किसी दूसरे संगठन के बनाए गए डायरेक्ट मैसेज पर, निजी डेटा के रखरखाव या ऑटोमैटिकली मिटने की नीति लागू की जा सकती है?
माइग्रेशन के बाद, चैट सिर्फ़ क्रिएटर की सेट की गई नीति का पालन करेगी. हालांकि, Vault में मौजूद डेटा के लिए, नीतियां अब भी लागू रहेंगी. भले ही, बातचीत की शुरुआत किसी ने भी की हो.
क्या असली उपयोगकर्ता के डेटा को ट्रांसफ़र करने की सुविधा पर असर पड़ेगा?
असली उपयोगकर्ता के लिए डेटा एक्सपोर्ट करने की सुविधा, Chat के यूज़र इंटरफ़ेस में दिखने वाले सभी मैसेज को एक्सपोर्ट करती रहेगी. हालांकि, इसमें 1 फ़रवरी, 2026 तक, माइग्रेशन से जुड़े सभी मैसेज शामिल होंगे.
इस बदलाव से पहले और बाद में, उपयोगकर्ता को बनाए रखने की सुविधा कैसे काम करती थी? इसके कुछ उदाहरण क्या हैं?
बदलाव से पहले, निजी डेटा के रखरखाव की नीतियां कैसे काम करती थीं, इसका उदाहरण: कंपनी A के उपयोगकर्ता A के लिए, निजी डेटा के रखरखाव की नीति तीन महीने की है. वहीं, कंपनी B के उपयोगकर्ता B के लिए, यह नीति छह महीने की है. उपयोगकर्ता A और उपयोगकर्ता B के बीच मैसेज भेजा जाता है. Chat में, उपयोगकर्ता A को तीन महीने बाद बातचीत नहीं दिखेगी. वहीं, उपयोगकर्ता B को छह महीने बाद बातचीत नहीं दिखेगी. Vault में, हर संगठन के एडमिन अब अपनी सेट की गई नीति (तीन या छह महीने*) के आधार पर बातचीत नहीं देख पाएंगे.
माइग्रेशन के बाद, निजी डेटा के रखरखाव की नीतियां कैसे काम करती हैं, इसका उदाहरण: कंपनी A (क्रिएटर) के उपयोगकर्ता A के लिए, निजी डेटा के रखरखाव की नीति तीन महीने की है. वहीं, कंपनी B के उपयोगकर्ता B के लिए, निजी डेटा के रखरखाव की नीति छह महीने की है. Chat में, तीन महीने बाद दोनों उपयोगकर्ताओं को बातचीत नहीं दिखेगी. ऐसा इसलिए है, क्योंकि क्रिएटर (उपयोगकर्ता A) के लिए निजी डेटा के रखरखाव की नीति तय करती है कि Chat में बातचीत दिखेगी या नहीं. Vault के लिए यह अलग है. इसमें Vault एडमिन को बातचीत की जानकारी दिखेगी. यह जानकारी, निजी डेटा के रखरखाव की नीति के मुताबिक दिखेगी. उदाहरण के लिए, कंपनी A के एडमिन के लिए निजी डेटा के रखरखाव की नीति तीन महीने की है, जबकि कंपनी B के एडमिन के लिए यह नीति छह महीने की है. हर एडमिन को, निजी डेटा के रखरखाव की चुनी गई नीति* के हिसाब से Vault में बातचीत दिखेगी.
माइग्रेशन के बाद, निजी डेटा के रखरखाव की नीतियां कैसे काम करती हैं, इसका उदाहरण: कंपनी A के उपयोगकर्ता A के लिए, निजी डेटा के रखरखाव की अवधि तीन महीने है. वहीं, कंपनी B के उपयोगकर्ता B (क्रिएटर) के लिए, निजी डेटा के रखरखाव की अवधि छह महीने है. ऊपर दिए गए उदाहरण की तरह ही, दोनों उपयोगकर्ताओं को छह महीने तक बातचीत दिखेगी. ऐसा इसलिए, क्योंकि Chat में कॉन्टेंट बनाने वाले व्यक्ति के निजी डेटा के रखरखाव की नीति का पालन किया जाता है. Vault के एडमिन के लिए, दोनों कंपनियां छह* महीने तक बातचीत देख सकेंगी. कंपनी A की विज़िबिलिटी को बढ़ाया जाता है, ताकि वह उन मैसेज को ऐक्सेस कर सके जिन्हें उसका उपयोगकर्ता देख सकता है.
*ध्यान दें: निजी डेटा के रखरखाव की नीति की समयसीमा खत्म होने के बाद, Vault में भी मैसेज मिटाने से पहले 30 दिनों का समय मिलता है.