एडमिन के तौर पर, Google Chat के मैसेज को ईमेल जर्नल के संग्रह के तौर पर संग्रहित करने के लिए, किसी तीसरे पक्ष के समाधान को सेट अप किया जा सकता है. यह समाधान इनके लिए काम का हो सकता है:
- इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज से जुड़ी ज़रूरी शर्तों का पालन करना, जैसे कि एसईसी का नियम 17a-4
- डेटा संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष के समाधान का इस्तेमाल जारी रखना
इंटिग्रेशन की सुविधा कैसे काम करती है
Chat को तीसरे पक्ष के संग्रह समाधान के साथ इंटिग्रेट करने के लिए, वह ईमेल पता डालें जिस पर जर्नल मैसेज फ़ॉरवर्ड किए जाते हैं.
- आर्काइव करने की सुविधा तब शुरू होती है, जब सीधी बातचीत, ग्रुप चैट या स्पेस में कम से कम एक व्यक्ति ने आर्काइव करने की सुविधा चालू की हो.
ध्यान दें: सिर्फ़ आपके संगठन के मालिकाना हक वाले स्पेस के मैसेज संग्रहित किए जाते हैं. बाहरी उपयोगकर्ताओं के मालिकाना हक वाले स्पेस के मैसेज संग्रहित नहीं किए जाते. - संग्रह करने की सुविधा चालू रखने वाले आखिरी उपयोगकर्ता के ग्रुप चैट या स्पेस छोड़ने के तीन दिन बाद, संग्रह करने की सुविधा बंद हो जाती है. इस समय के बाद चैट में भेजे गए मैसेज संग्रहित नहीं किए जाते.
अहम जानकारी: तीसरे पक्ष के टूल के ज़रिए डेटा को संग्रहित करने के लिए, यह ज़रूरी है कि मैसेज को ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी (टीएलएस) कनेक्शन के ज़रिए भेजा जाए. TLS एक सुरक्षा प्रोटोकॉल है. यह ईमेल को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) करता है, ताकि उसकी निजता बनी रहे. अगर टीएलएस की सुविधा के साथ काम न करने वाले किसी तीसरे पक्ष के संग्रह समाधान पर जर्नल मैसेज भेजने की कोशिश की जाती है, तो मैसेज डिलीवर नहीं होंगे.
शुरू करने से पहले
'रिकॉर्ड में शामिल नहीं' के तौर पर मार्क किए गए मैसेज को संग्रहित नहीं किया जाता. इसलिए, हमारा सुझाव है कि आप:
- चैट का इतिहास सेव करने की सुविधा चालू करें. इसे चालू या बंद करने का तरीका जानने के लिए, चैट के इतिहास को चालू या बंद करना लेख पढ़ें.
- उपयोगकर्ताओं को चैट के इतिहास की सेटिंग बदलने की अनुमति न दें.
- बाहरी स्पेस की सुविधा बंद करके, उपयोगकर्ताओं को आपके संगठन के बाहर के स्पेस बनाने या उनमें शामिल होने से रोकें. ज़्यादा जानकारी के लिए, संगठन से बाहर के लोगों के साथ चैट करने और स्पेसेज़ में चैट करने के विकल्पों को कंट्रोल करना लेख पढ़ें.
कॉन्टेंट संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष की सुविधा सेट अप करना
शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई डिपार्टमेंट या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की इकाई जोड़ें पर जाएं.
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Google Chat पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- कॉन्टेंट संग्रहित करने के लिए, तीसरे पक्ष की सुविधा से जुड़ी सेटिंग पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) अगर आपको यह सेटिंग किसी डिपार्टमेंट या टीम के लिए लागू करनी है, तो साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई चुनें.
- कॉन्टेंट संग्रहित करने की सुविधा चालू की गई को चुनें.
- डेस्टिनेशन का पता में, वह ईमेल पता डालें जिस पर आपको जर्नल के मैसेज भेजने हैं.
- मैसेज संग्रहित किए जाने की फ़्रीक्वेंसी में जाकर, यह तय करें कि मैसेज कितने-कितने समय पर जनरेट किए जाएं (हर 1 से 24 घंटे के बीच).
- (ज़रूरी नहीं) कस्टम हेडर में, ईमेल मैसेज के उन हेडर की कॉमा-सेपरेटेड लिस्ट डालें जिनका इस्तेमाल, चैट मैसेज की यूनीक पहचान करने के लिए किया जाना चाहिए.
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सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलें पर क्लिक किया जा सकता है.
इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.