Hướng dẫn về những thay đổi đối với việc giữ lại tin nhắn trực tiếp 1:1 trong Chat

Kể từ ngày 1 tháng 5 năm 2025, chính sách giữ lại dữ liệu cho tin nhắn trực tiếp 1:1 trong Google Chat sẽ thay đổi.

Trước ngày 1 tháng 5, cả hai tổ chức đều có thể kiểm soát chính sách giữ lại dữ liệu cho tin nhắn trực tiếp 1:1 với người tham gia bên ngoài. Điều này có nghĩa là chính sách giữ lại dữ liệu của mỗi tổ chức sẽ ảnh hưởng đến lượng nhật ký mà người dùng của họ nhìn thấy trong tin nhắn trực tiếp 1:1. Điều này khác với cách xử lý các cuộc trò chuyện trong không gian, trong đó chỉ có chính sách giữ lại dữ liệu của tổ chức của người tạo mới ảnh hưởng đến những cuộc trò chuyện đó.

Kể từ ngày 1 tháng 5, tin nhắn trực tiếp 1:1 sẽ bắt đầu chuyển sang chỉ tuân thủ các quy tắc lưu giữ của tổ chức tạo.

Sự thay đổi này không ảnh hưởng đến khả năng áp dụng chính sách lưu giữ hoặc khả năng truy cập vào cuộc trò chuyện trong Google Vault đối với những người dùng áp dụng chính sách Vault.

Dòng thời gian của các sự kiện

Kể từ ngày 1 tháng 5 năm 2025, tất cả tin nhắn trực tiếp 1:1 mới với người dùng bên ngoài sẽ tuân theo chính sách giữ lại dữ liệu của người tạo.

Kể từ ngày 2 tháng 6 năm 2025, các tin nhắn trực tiếp 1:1 hiện có với người dùng bên ngoài sẽ di chuyển để tuân thủ chính sách giữ lại dữ liệu của người tạo.

Chậm nhất là ngày 1 tháng 8 năm 2025, chúng tôi dự kiến quá trình di chuyển sẽ hoàn tất đối với tất cả tin nhắn trực tiếp 1:1.

Tới ngày 1 tháng 2 năm 2026, chúng tôi sẽ lưu giữ những tin nhắn trực tiếp 1:1 bị ảnh hưởng vào Google Vault hoặc công cụ Xuất dữ liệu trong 6 tháng tính từ khi di chuyển xong để các tổ chức có thể tải bản sao dữ liệu xuống. Tuy nhiên, mọi quy tắc được đặt để xoá nội dung sẽ tiếp tục được áp dụng.

Lưu ý: Nếu muốn giữ lại bản sao của tất cả tin nhắn mà người dùng trong tổ chức của bạn trao đổi với người dùng bên ngoài, thì quản trị viên nên có một chính sách giữ lại dữ liệu đang hoạt động trong Vault.

Quản trị viên có thể làm gì trước khi di chuyển dữ liệu?

Quản trị viên nên thực hiện những việc sau trước khi di chuyển:

Kiểm tra chính sách lưu giữ

Đảm bảo bạn đã đặt chính sách Vault để lưu giữ dữ liệu trong khoảng thời gian thích hợp. Nếu bạn không định cấu hình chính sách Vault, thì các tin nhắn trong một số cuộc trò chuyện mà bạn hiện có quyền truy cập có thể bị xoá. Để tìm hiểu thêm, hãy đọc bài viết Quản lý quy tắc lưu giữ và lệnh tạm ngưng.

(Không bắt buộc) Thiết lập Vault cho tổ chức của bạn

Nếu bạn muốn giữ lại tất cả thư do tổ chức của bạn gửi và không có giấy phép Vault đang hoạt động, hãy làm theo hướng dẫn về Giấy phép Vault, sau đó Thiết lập Vault cho tổ chức của bạn.

(Không bắt buộc) Nhận bản sao của các cuộc trò chuyện với người bên ngoài tổ chức vào tháng 8

Cách tải xuống một bản sao gồm những cuộc trò chuyện với người tham gia bên ngoài có thể bị ảnh hưởng do quá trình di chuyển này:

  1. Xuất dữ liệu bằng Vault bằng toán tử tìm kiếm is:externalmanaged. Toán tử này sẽ chỉ trả về những tin nhắn trực tiếp 1:1 do một tổ chức khác quản lý. Vui lòng xuất dữ liệu này sau ngày 1 tháng 8 năm 2025.
  2. Yêu cầu Xuất dữ liệu cho miền của bạn. Nếu bạn muốn yêu cầu xuất dữ liệu này, vui lòng yêu cầu sau ngày 1 tháng 8 năm 2025.

(Không bắt buộc) Thiết lập dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba

Nếu muốn lưu giữ tất cả dữ liệu trên Chat nhưng không có Vault, bạn có thể thiết lập tính năng lưu trữ của bên thứ ba.

Câu hỏi thường gặp về những thay đổi đối với việc giữ lại tin nhắn trực tiếp

Sau thay đổi này, cách áp dụng chính sách giữ lại dữ liệu cho tin nhắn trực tiếp 1:1 sẽ được xác định như thế nào?

Bất kể ai tạo tin nhắn trực tiếp 1:1 với người tham gia bên ngoài, chính sách giữ lại dữ liệu của người đó sẽ được áp dụng cho cả hai người dùng trong cuộc trò chuyện. Ví dụ: Nếu một người dùng bên ngoài tạo tin nhắn trực tiếp 1:1 với bạn cách đây 2 năm, thì họ (hoặc tổ chức của họ) sẽ áp dụng chính sách giữ lại dữ liệu của họ. Nhà sáng tạo không thể thay đổi ngay cả khi cuộc trò chuyện bị xoá.

Người dùng và quản trị viên có biết chính sách giữ lại dữ liệu của cuộc trò chuyện nhắn tin trực tiếp 1:1 mà họ tham gia không?

Không, vì lý do bảo mật, chúng tôi không thể cho bạn xem chính sách giữ lại dữ liệu của cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, tất cả cuộc trò chuyện sẽ hiển thị văn bản cho biết người đã bắt đầu cuộc trò chuyện và do đó, chính sách của người đó sẽ áp dụng cho cuộc trò chuyện.

Người tạo có thay đổi sau khi tất cả thư bị xoá theo chính sách giữ lại dữ liệu và người dùng gửi thư mới không?

Không, chính sách này được thiết lập vào lần đầu tiên người dùng tạo cuộc trò chuyện với một người dùng khác. Sau đó, bạn không thể thay đổi thông tin này nữa. Chat sẽ cho cả hai người dùng biết người đã bắt đầu tin nhắn trực tiếp 1:1 ở đầu cuộc trò chuyện.

Tôi hoặc người dùng trong tổ chức của tôi có thể chọn tin nhắn trực tiếp 1:1 nào sử dụng chính sách giữ lại dữ liệu của tôi và tin nhắn nào sử dụng chính sách của một tổ chức khác không?

Không.

Chính sách giữ lại sẽ được áp dụng cho từng người dùng dựa trên chính sách riêng của tổ chức họ hay cho cả hai người dùng dựa trên chính sách của người gửi?

Sau thay đổi này, đối với các cuộc trò chuyện bên ngoài, chính sách giữ lại dữ liệu của người tạo sẽ được áp dụng cho tất cả tin nhắn trong cuộc trò chuyện. Tin nhắn sẽ bị xoá sau khi hết thời gian giữ lại theo chính sách giữ lại dữ liệu được thiết lập cho nhà sáng tạo.

Là quản trị viên, có thay đổi nào ảnh hưởng đến quyền truy cập của tôi vào tin nhắn trực tiếp 1:1 trong Vault không?

Nếu quản trị viên áp dụng chính sách Vault cho tất cả người dùng trong tổ chức của họ, thì khả năng hiển thị tin nhắn của người dùng sẽ không bị giảm. Trong một số trường hợp, số lượng tin nhắn có trong Vault sẽ tăng lên. Điều này có thể xảy ra nếu nhà sáng tạo có chính sách giữ lại dữ liệu dài hơn so với những người khác trong cuộc trò chuyện. Để đảm bảo quản trị viên của những người dùng không phải là nhà sáng tạo có thể truy cập vào những tin nhắn mà người dùng của họ có thể nhìn thấy, những tin nhắn đó sẽ có trong Vault, ngay cả khi bạn định cấu hình chính sách để xoá các tin nhắn đó.

Với tư cách là quản trị viên, có thay đổi nào ảnh hưởng đến những tin nhắn trực tiếp 1:1 mà tôi có thể truy cập thông qua công cụ Xuất dữ liệu không?

Nếu bạn sử dụng Vault và đã áp dụng chính sách Vault cho tất cả người dùng, thì điều này sẽ không ảnh hưởng đến khả năng tải tin nhắn trực tiếp 1:1 xuống thông qua công cụ Xuất dữ liệu. Nếu bạn không sử dụng Vault hoặc không áp dụng chính sách cho tất cả cuộc trò chuyện, thì có thể một số cuộc trò chuyện từng có trong công cụ Xuất dữ liệu sẽ không còn nữa. Chúng tôi sẽ lưu giữ tất cả dữ liệu trong 6 tháng sau khi di chuyển cho những tổ chức muốn sử dụng công cụ Xuất dữ liệu. Tuy nhiên, mọi quy tắc được đặt để xoá nội dung sẽ tiếp tục được áp dụng.

Liệu tin nhắn trực tiếp 1:1 giữa hai người dùng trong tổ chức của tôi có bị ảnh hưởng không?

Trong trường hợp có hai người dùng trong cùng một tổ chức có chính sách giữ lại dữ liệu xung đột với nhau, chúng tôi sẽ áp dụng riêng từng chính sách cho mỗi người dùng trong Chat và Vault. Sau khi quá trình di chuyển diễn ra, chúng tôi sẽ áp dụng chính sách lưu giữ có thời hạn dài hơn trong hai chính sách. Nếu một người dùng có quy tắc lưu giữ tuỳ chỉnh trong khi người dùng kia có quy tắc lưu giữ mặc định, thì quy tắc tuỳ chỉnh sẽ được ưu tiên cho cả hai người dùng.

Nếu chính sách tự động xoá áp dụng cho một người dùng, thì chính sách đó sẽ xoá tin nhắn cho cả hai người dùng trong Chat. Nếu cả hai người dùng đều có chính sách xoá tự động, thì chính sách có thời hạn ngắn hơn trong hai chính sách sẽ được áp dụng cho cả hai người dùng. Ngay cả khi bị xoá khỏi Chat, các tin nhắn vẫn sẽ được lưu giữ trong Vault theo chính sách giữ lại dữ liệu đã định cấu hình.

Không.

Thay đổi này có ảnh hưởng gì đến các khu vực dữ liệu không?

Không.

Tôi có thể áp dụng chính sách giữ lại dữ liệu hoặc tự động xoá cho tin nhắn trực tiếp 1:1 do một tổ chức khác tạo không?

Sau khi di chuyển, Chat sẽ chỉ tuân theo chính sách do người tạo đặt ra. Tuy nhiên, đối với dữ liệu trong Vault, chính sách sẽ tiếp tục được áp dụng bất kể người nào đã tạo cuộc trò chuyện.

Người dùng cuối có bị ảnh hưởng khi sử dụng tính năng trích xuất dữ liệu không?

Tính năng xuất dữ liệu của người dùng cuối sẽ tiếp tục xuất mọi tin nhắn mà người dùng có thể thấy trong giao diện người dùng của Chat. Tuy nhiên, tính năng này sẽ tạm thời bao gồm mọi tin nhắn chịu ảnh hưởng của quá trình di chuyển này cho đến hết ngày 1 tháng 2 năm 2026.

Có những ví dụ nào về cách hoạt động của tính năng giữ chân người dùng trước và sau khi thay đổi này có hiệu lực?

Ví dụ về cách chính sách giữ lại dữ liệu hoạt động trước khi có thay đổi: Người dùng A của công ty A có chính sách giữ lại dữ liệu trong 3 tháng, người dùng B của công ty B có chính sách giữ lại dữ liệu trong 6 tháng. Tin nhắn được gửi giữa người dùng A và người dùng B. Trong Chat, người dùng A sẽ không thấy cuộc trò chuyện sau 3 tháng, còn người dùng B sẽ không thấy cuộc trò chuyện cho đến khi 6 tháng trôi qua. Trong Vault, quản trị viên của mỗi tổ chức sẽ không còn xem được các cuộc trò chuyện dựa trên chính sách mà họ đặt (3 hoặc 6 tháng*).

Ví dụ về cách hoạt động của chính sách giữ lại dữ liệu sau khi di chuyển: Người dùng A của công ty A (người tạo) có chính sách giữ lại dữ liệu trong 3 tháng, người dùng B của công ty B có chính sách giữ lại dữ liệu trong 6 tháng. Trong Chat, sau 3 tháng, cả hai người dùng sẽ không thấy cuộc trò chuyện. Điều này là do chính sách giữ lại dữ liệu của người tạo (Người dùng A) quyết định chế độ hiển thị của cuộc trò chuyện trong Chat. Điều này khác với Vault, trong đó quản trị viên Vault sẽ thấy được cuộc trò chuyện theo chính sách giữ lại dữ liệu của họ. Ví dụ: quản trị viên của công ty A có chính sách giữ lại dữ liệu là 3 tháng, trong khi quản trị viên của công ty B có chính sách dài hơn là 6 tháng. Mỗi quản trị viên sẽ thấy cuộc trò chuyện trong Vault theo chính sách giữ lại dữ liệu mà họ đã chọn*.

Ví dụ về cách hoạt động của chính sách giữ lại dữ liệu sau khi di chuyển: Người dùng A của công ty A có chính sách giữ lại dữ liệu trong 3 tháng, người dùng B của công ty B (nhà sáng tạo) có chính sách giữ lại dữ liệu trong 6 tháng. Tương tự như ví dụ trên, cả hai người dùng sẽ vẫn thấy cuộc trò chuyện trong 6 tháng, vì Chat tuân theo chính sách giữ lại dữ liệu của nhà sáng tạo. Đối với quản trị viên trong Vault, cả hai công ty sẽ thấy các cuộc trò chuyện trong 6* tháng. Phạm vi hiển thị của Công ty A được mở rộng để đảm bảo họ có thể truy cập vào những thông báo mà người dùng của họ có thể thấy.

*Lưu ý: Vault cũng có khoảng thời gian xoá là 30 ngày sau khi chính sách giữ lại dữ liệu hết hạn trước khi xoá thư.