Kiểm soát các lựa chọn trò chuyện bên ngoài trên Chat và không gian

Bài viết này dành cho quản trị viên Google Workspace. Nếu bạn đang tìm thông tin trợ giúp cho người dùng, hãy xem bài viết Bắt đầu sử dụng Google Chat.

Bạn có thể kiểm soát cách người dùng trò chuyện với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Nếu cho phép người dùng trò chuyện với người bên ngoài, bạn cũng có thể cho phép họ tạo và tham gia các không gian có những người bên ngoài tổ chức của bạn.

Nếu bạn tắt quyền truy cập của người dùng bên ngoài vào các tin nhắn và không gian trò chuyện hiện có

  • Việc tắt tính năng trò chuyện bên ngoài sẽ không xoá các tin nhắn trò chuyện, cuộc trò chuyện và không gian đã tạo. Người dùng bên ngoài đã được mời vẫn có thể nhìn thấy và truy cập vào các tệp này. Người dùng trong tổ chức của bạn sẽ không truy cập được vào những thực thể đó nữa, nhưng trạng thái thành viên của họ sẽ không thay đổi. Nếu bạn bật lại chế độ cài đặt này, thì bạn có thể truy cập lại vào các tin nhắn, cuộc trò chuyện và không gian.
  • Việc xoá quyền truy cập bên ngoài vào không gian không ngăn các thành viên trong không gian truy cập vào dữ liệu được chia sẻ với không gian, chẳng hạn như tệp hoặc việc cần làm trên Google Drive. Thao tác này chỉ xoá quyền truy cập vào không gian. Để ngăn thành viên bên ngoài truy cập vào không gian và nội dung trong không gian, bạn cần xoá họ khỏi không gian. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Quản lý không gian trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

Kiểm tra các hoạt động do người dùng bên ngoài tổ chức của bạn thực hiện

Nếu một người dùng bên ngoài tổ chức của bạn bắt đầu một hoạt động trong các cuộc trò chuyện thuộc quyền sở hữu của tổ chức, thì thông tin chi tiết về sự kiện trò chuyện sẽ được ghi lại để quản trị viên có thể biết rằng cuộc trò chuyện đã diễn ra. Tuy nhiên, họ không thể đọc nội dung trong cuộc trò chuyện đó.

Thiết lập tính năng trò chuyện bên ngoài

Trước khi bắt đầu: Tìm hiểu thêm về cách trò chuyện với người dùng bên ngoài.

Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Google Chat.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Chế độ cài đặt trò chuyện bên ngoài.
  3. (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.
  4. Đối với chế độ Cho phép người dùng gửi tin nhắn bên ngoài tổ chức của bạn, hãy chọn Bật hoặc Tắt:
    • Bật – Cho phép người dùng trong tổ chức của bạn gửi và nhận tin nhắn từ bên ngoài tổ chức.
      (Không bắt buộc) Để chỉ cho phép người tham gia thuộc các miền đáng tin cậy, hãy đánh dấu vào hộp Chỉ cho phép chế độ cài đặt này đối với các miền có trong danh sách cho phép.
    • Tắt – Không cho phép người dùng gửi tin nhắn ra bên ngoài tổ chức của bạn.
  5. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

    Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.

Bật hoặc tắt không gian bên ngoài

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits. So sánh phiên bản của bạn

Bạn cũng có thể kiểm soát việc người dùng có thể tạo hoặc tham gia các không gian được tạo trong tổ chức của bạn có bao gồm những người bên ngoài tổ chức hay không. Người dùng đã tắt chế độ cài đặt này hoặc sử dụng phiên bản không hỗ trợ không gian bên ngoài sẽ không thể tạo các không gian này, nhưng họ có thể tham gia các không gian hiện có có người bên ngoài do một miền có phiên bản đủ điều kiện tạo.

Trước khi bắt đầu: Chế độ cài đặt Không gian bên ngoài chỉ áp dụng nếu chế độ Chat bên ngoài đang bật (như mô tả trong phần trên) và quản trị viên hoặc người dùng đã tạo không gian. Tuy nhiên, nếu một ứng dụng đã tạo không gian, thì ứng dụng đó không thể tạo không gian bên ngoài, trừ phi chế độ cài đặt không gian được bật ở cấp đơn vị tổ chức gốc. Nếu không, người dùng sẽ không thể tạo hoặc tham gia các không gian bên ngoài bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn, ngay cả khi chế độ Không gian bên ngoài đang ở trạng thái Bật.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó  Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Google Chat.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Không gian bên ngoài.
    Chế độ cài đặt này áp dụng cho toàn bộ tổ chức của bạn.
  3. Đối với chế độ cài đặt Cho phép người dùng tạo và tham gia các không gian có những người bên ngoài tổ chức của họ, hãy chọn Bật hoặc Tắt:
    • Bật – Cho phép người dùng trong tổ chức của bạn tạo và tham gia các không gian bên ngoài trong tổ chức.
      (Không bắt buộc) Để chỉ cho phép người tham gia bên ngoài thuộc các miền đáng tin cậy, hãy đánh dấu vào hộp Chỉ cho phép người dùng thêm những người thuộc các miền có trong danh sách cho phép. Nếu bạn đã đánh dấu vào hộp các miền có trong danh sách cho phép đối với chế độ Trò chuyện với những người bên ngoài (như mô tả trong phần trước), bạn cũng nên đánh dấu vào hộp này đối với các không gian. Nếu không, những người dùng đã đánh dấu vào hộp các miền có trong danh sách cho phép đối với chế độ Trò chuyện với những người bên ngoài sẽ không thể tạo hoặc truy cập vào bất kỳ không gian bên ngoài nào. Họ vẫn có thể trò chuyện với người dùng thuộc miền có trong danh sách cho phép thông qua các cuộc trò chuyện khác (chẳng hạn như nhắn tin trực tiếp) nhưng không thể trò chuyện trong không gian có người dùng bên ngoài.
    • Tắt – Ngăn người dùng tạo hoặc tham gia các không gian được tạo trong tổ chức của bạn có người bên ngoài. Người dùng vẫn có thể tham gia các không gian bên ngoài được tạo bên ngoài tổ chức của bạn nếu bạn bật chế độ Trò chuyện bên ngoài (được mô tả trong phần trước).
  4. Nhấp vào Lưu.