Este artículo está destinado a los administradores. Si quieres obtener información para crear espacios y unirte a ellos, visita la ayuda para usuarios finales de Espacios.
Los espacios son el lugar principal de Google Workspace para comunicarse, colaborar y realizar el trabajo. Con los espacios, las ideas pueden fluir con mayor libertad, la información está accesible en todo momento y el trabajo se puede realizar fácilmente. Los espacios ayudan a tu organización a descubrir temas y colaborar en ellos, y reúnen a los equipos en un entorno de trabajo mejor conectado y más productivo.
El poder de los espacios
Los espacios son lo siguiente:
- Un centro de trabajo
Los espacios sirven como un lugar único para el trabajo, las decisiones, los anuncios y los debates de un equipo. Todos se mantienen sincronizados con acceso al mismo contenido y visibilidad de las decisiones. Las apps de Workspace y las herramientas de terceros están integradas en los espacios, justo donde las necesitas. - Orientados a temas
Los espacios enfocados en temas ayudan a las personas a organizar los espacios de manera eficiente y a configurar las notificaciones de forma eficaz. - Un espacio seguro para el debate
Los espacios proporcionan un entorno rápido, expresivo y ligero con conversaciones más informales basadas en chats y emojis. Este estilo de comunicación informal reduce las barreras de participación y fomenta conversaciones más fluidas y seguridad psicológica para las personas de tu organización.
¿Espacios o conversaciones grupales?
Los espacios son ideales para muchos objetivos de comunicación, como se describió anteriormente. Recomendamos los espacios como el lugar principal de Workspace para la colaboración orientada a proyectos y equipos, así como para los debates sociales y el intercambio de conocimientos generales que continuarán de forma continua.
Las conversaciones grupales pequeñas o los chats 1:1 son perfectos para la mensajería rápida y ad hoc, como aclaraciones informales, seguimientos rápidos, comunicaciones de canal secundario que no necesitan un público grande y debates muy temporales.
Para obtener más detalles sobre cuándo puedes usar estas y otras herramientas de comunicación, consulta Prácticas recomendadas para la comunicación en equipo.
Crea espacios privados, visibles o abiertos
Después de crear un espacio, los usuarios de tu organización pueden elegir entre acceso privado, visible o abierto. Si tu organización tiene varios públicos objetivo, los propietarios y administradores del espacio pueden usar la configuración avanzada para controlar la visibilidad. Para ello, deben seleccionar los públicos objetivo que pueden descubrir un espacio o unirse a él. Solo se puede configurar un público objetivo para quienes pueden unirse a un espacio.
Los espacios privados son ideales para debates de equipos y grupos, o proyectos específicos. Si un usuario quiere unirse a un espacio privado, un miembro del espacio debe invitarlo o agregarlo. Los espacios privados permanecen ocultos para cualquier persona que no sea miembro o invitado.
Los espacios visibles son para debates que deben permanecer privados, pero que deben permitir que otros usuarios soliciten unirse a ellos. Cuando un espacio es visible, los usuarios pueden encontrarlo, consultar su nombre y descripción, y solicitar unirse. Los mensajes solo son visibles para los usuarios que se unieron.
Los espacios abiertos son útiles para debates que no se limitan a personas o equipos específicos. Cuando un espacio está abierto, los usuarios pueden explorarlo, obtener una vista previa de los mensajes y unirse a él. Si tienen un vínculo al espacio, pueden unirse a través de él.
Prácticas recomendadas para configurar espacios
Estas son algunas sugerencias para ayudar a tu organización a usar los espacios de manera eficaz.
- En la mayoría de las situaciones, te recomendamos que actives el historial de forma predeterminada para que las personas puedan consultar conocimientos y debates que ocurrieron en el pasado. Cuando el historial está desactivado, es posible que la conversación desaparezca antes de que todos los involucrados tengan la oportunidad de verla. Si tu edición de Workspace lo permite, considera configurar la opción El historial SIEMPRE está ACTIVADO.
- Configura y comunica los lineamientos de tu empresa para la etiqueta de chat. Esto debe abarcar situaciones en las que deseas que tu organización use correo electrónico, mensajes directos, conversaciones grupales pequeñas o espacios, y si los tiempos de respuesta esperados son diferentes para estos canales de comunicación.
- Estos son algunos lineamientos específicos que recomendamos:
- Usa espacios para debates asíncronos en los que las personas no tengan que estar en línea al mismo tiempo. En cambio, pueden leer y responder según sus propios horarios.
- Usa @menciones para llamar la atención de las personas y asegurarte de que reciban notificaciones. Informa a los usuarios que pueden usar @all para llamar la atención de todos en un espacio, pero recuérdales que esto notifica a todos. Considera agregar ejemplos de situaciones en las que esto se recomendaría o no en tu organización.
- Anima a las personas a agregar contexto de alto nivel cuando @mencionen a otras personas en el chat, especialmente en conversaciones grupales y espacios más grandes. Esto facilita que los colegas sepan a qué te refieres a un nivel superior sin tener que revisar todo el espacio.
- Para ayudar a los usuarios a responder mensajes específicos sin interrumpir la conversación principal que se produce en el espacio, considera usar conversaciones intercaladas para que los usuarios puedan bifurcar las respuestas en conversaciones separadas. Obtén más información para usar conversaciones en espacios.
- Anima a los empleados a crear sus propios espacios para su trabajo. Haz que los líderes usen los espacios de forma activa para alentar a otros a seguir su ejemplo.
- Trabaja con los propietarios y administradores de espacios de tu organización para promover conversaciones saludables, asegurarte de que los temas se mantengan en el camino adecuado y controlar la disponibilidad del espacio dentro de tu organización.
Administra espacios en tu organización
Cualquier persona de tu organización que cree un espacio se convierte automáticamente en propietario del espacio y puede asignar a más personas al rol. Para obtener más detalles, consulta Obtén información sobre tu rol como propietario o administrador de un espacio.
Es posible que se asigne automáticamente el rol de propietario del espacio a personas adicionales de tu organización. Esto ayuda a evitar espacios no administrados, por ejemplo, si un propietario del espacio lo abandona o si se borra o suspende su cuenta. Si el creador del propietario del espacio ya no es miembro, se asigna automáticamente el rol de propietario del espacio a un máximo de 3 de los miembros activos más antiguos del espacio.